4761/AB XX.GP

Zur gegenständlichen Anfrage führe ich folgendes aus:

Zu den Fragen 1 und 2:

Der Umgang mit Akten ist durch die Kanzleiordnung für die Bundesministerien aus

dem Jahr 1992 geregelt, die mit 1.1.1993 in Kraft getreten ist. Sie gibt die Anleitung

für die formale Behandlung der vom Bundesministerium für Arbeit, Gesundheit und

Soziales zu besorgenden Geschäfte.

Ein Exemplar der Kanzleiordnung liegt der Beantwortung der an den Herrn Bundes -

kanzler gerichteten Anfrage Nr. 5134/J bei.

Zu Frage 3:

Grundsätzlich wird auch der Aktenlauf durch die Kanzleiordnung geregelt. In der Ge -

schäftseinteilung und der Geschäftsordnung sind darüberhinaus die inhaltlichen Zu -

ständigkeiten und Genehmigungsbefugnisse geregelt. Aufgrund des § 80 der Kanz -

leiordnung 1992 wurde für die Zentralleitung meines Ministeriums weiters eine Skar -

tierungsordnung erstellt.

Zu Frage 4:

Gemäß § 22 der Kanzleiordnung sind die Geschäftsstücke nach ihrer Kennzeich -

nung dem/der Leiter/in der für ihre Behandlung zuständigen Organisationseinheit

vorzulegen. Diese/r sorgt für die Aufteilung auf die Bearbeiter/innen. Abweichende

Bestimmungen können festgelegt werden, sofern dies für eine rasche und zweck -

mäßige Geschäftsbehandlung notwendig erscheint. Darüberhinaus besteht die Mög -

lichkeit des verschlossenen Aktenlaufes und der Verwendung von Verschlußakten.

Weiters wird erwähnt, daß die Aktenlager meines Ministeriums versperrt sind. An

nicht zuständige Personen werden keine Akten ausgefolgt.

Zu Frage 5:

Es ist nicht gänzlich zu verhindern, daß trotz aller Vorsichtsmaßnahmen unbefugter -

weise Kopien von Akten angefertigt werden.

Zu Frage 6:

Papier mit Kopierschutz wird nicht verwendet.

Zu Frage 7:

Akten werden dann zur Verschlußsache, wenn es ein Gesetz verlangt oder auf An -

ordnung von Bediensteten. Dabei wird selbstverständlich § 45 der Kanzleiordnung

genau eingehalten.

Zu Frage 8:

Akten mit dem Vermerk "geheim" gibt es in meinem Ressort nicht.

Zu Frage 9:

Verschlußakte werden, wie im § 24 (1) der Kanzleiordnung bestimmt, in einem ver -

schlossenen Umschlag, auf dem der Weg des Aktes vorgegeben ist, weitergeleitet.

Der Empfänger öffnet den Umschlag und verschließt ihn vor dem Weiterleiten wie -

der, indem er eine "Verschlußmarke" aufklebt und diese mit einem Handzeichen

versieht. In der Kanzleistelle werden Verschlußakten vom/von der Kanzleileiter/in

oder dem/der Stellvertreter/in bearbeitet. Die Ablage erfolgt ebenfalls im verschlos -

senen Umschlag.

Zu Frage 10:

Alle Akten, auch Verschlußakte, werden zum vorgesehenen Skartierungsdatum

(siehe § 80 der Kanzleiordnung sowie beiliegende Skartierungsordnung meines

Ressorts vom 1.10.1993) vernichtet, wenn sie nicht vom Staatsarchiv übernommen

werden. Wenn es sich um Verschlußakten oder geringere Mengen an Akten handelt,

werden diese von einem/r Kanzleimitarbeiter/in im “Reißwolf”, der im Regierungsge -

bäude aufgestellt ist, vernichtet. Mit der Vernichtung von größeren Mengen an Akten

wird ein privates Unternehmen beauftragt (Abholung und Transport in verschlosse -

nen Containern), welches dafür eine Erklärung abgibt, die entsprechenden daten -

schutzrechtlichen Bestimmungen nicht zu verletzen.

Zu Frage 11:

Es werden Aufzeichnungen geführt, wann ein Akt skartiert wurde. Dies erfolgt durch

einen Vermerk auf der Karteikarte oder im elektronischen Kanzleiinformationssy -

stem. Eine Überprüfung der tatsächlichen Vernichtung erfolgt bei Verschlußakten

durch Anwendung des Vier - Augen - Prinzipes.

Zu Frage 12:

Obwohl, wie aus den vorhergehenden Antworten ersichtlich, viele Maßnahmen ge -

setzt werden, um zu verhindern, daß Akten widerrechtlich aus meinem Verantwor -

tungsbereich gelangen, ist es bei der großen Anzahl von zu bearbeitenden Ge -

schäftsfällen leider nicht möglich, dies gänzlich auszuschließen.

Anlage konnte nicht gescannt werden !!!