4778/AB XX.GP

Die schriftliche parlamentarische Anfrage Nr. 5146 / J - NR / 1998 betreffend Umgang und Be -

handlung von Akten in Bundesministerien, die die Abgeordneten Mag. BARMÜLLER und

PartnerInnen am 5. November 1998 an mich gerichtet haben, beehre ich mich wie folgt zu

beantworten:

1. Wie ist der Umgang mit Akten in Ihrem Ministerium geregelt?

2. Was regelt die Kanzleiordnung diesbezüglich?

Die Kanzleiordnung für die Bundesministerien 1992, in Kraft getreten am 1. Jänner 1993,

regelt die formale Behandlung der von den Bundesministerien zu besorgenden Geschäfte. Diese

Kanzleiordnung ist der Beantwortung der Anfrage Nr. 5134 / J - NR / 1998 durch den Bundes -

kanzler angeschlossen.

3. Gibt es ministerielle Erlässe, die den Aktenlauf regeln?

    Wenn ja, wie lauten diese?

Es gibt keine zusätzlichen Erlässe. Im übrigen legt § 21 der Kanzleiordnung fest, daß die ein -

zelnen Stationen des Aktenlaufes im Geschäftsstücke - Index (Kanzleiinformationssystem) so

vermerkt werden, daß jederzeit festgestellt werden kann, wo sich ein bestimmtes Geschäfts -

stück befindet. Geschäftsstücke dürfen nur nach einem Vermerk im Geschäftsstückeindex

weitergegeben werden.

4. Durch welche Maßnahmen soll verhindert werden, daß nicht zuständige Personen

    in einen Akt Einsicht nehmen?

§ 22 der genannten Kanzleiordnung sieht vor, daß nach ihrer Kennzeichnung und Verbuchung

die Geschäftsstücke zusammen mit dem sonstigen Eingang dem / der Leiter / in der für ihre Be -

handlung zuständigen Organisationseinheit vorzulegen sind. Diese / r sorgt für die Aufteilung auf

die Bearbeiter / innen. Abweichende Bestimmungen können durch den / die Bundesminister / in

angeordnet werden, sofern dies für eine rasche und zweckmäßige Geschäftsbehandlung not -

wendig erscheint. Solche abweichende Bestimmungen wurden für meinen Ressortbereich nicht

getroffen.

Ferner ist auf die Möglichkeit der Verwendung von Verschlußakten zu verweisen. Auch wer -

den Akten, die personenbezogene Daten beinhalten in gesondert versperrten Schränken aufbe -

wahrt. Schließlich ist auf allgemeine Sicherheitsmaßnahmen in meinem Ressort hinzuweisen, die

unter anderem das Versperren der Amtsräume nach jedem Verlassen vorsehen.

5. Wie wird verhindert, daß von einem Akt unbefugterweise Kopien angefertigt wer -

    den?

Das unbefugte Anfertigen von Kopien kann nicht verhindert werden.

6. Wird in Ihrem Ministerium für besonders sensible Akten Papier mit Kopierschutz

    verwendet? Wie sieht der aus?

Papier mit Kopierschutz wird in meinem Ressort nicht verwendet.

7. Wann wird ein Akt zum Verschlußakt?

Ein Akt wird dann zum Verschlußakt, wenn besondere gesetzliche Bestimmungen dies vorse -

hen oder dies im Einzelfall vom Leiter der Organisationseinheit verfügt wird.

8. Nach welchen Kriterien wird ein Akt als ,,geheim” eingestuft?

9. Welche besonderen Vorkehrungen werden bezüglich dieser Akten getroffen?

In meinem Ressort gibt es keine “geheimen” Akten.

10. Wie und wann erfolgt die Vernichtung von

      a) Akten?

      b) Verschlußakten?

§ 80 Abs. 2 der Kanzleiordnung 1992 sieht vor, daß jeder Akt mit einem Skartierungsvermerk

zu versehen ist. Die Skartierung hat grundsätzlich 7 Jahren nach dem letzten Bearbeitungs -

vorgang zu erfolgen, wenn nicht der besondere Inhalt des Aktes oder gesetzliche Regelungen

eine längere Aufbewahrung erfordern. Mindestens 8 Wochen vor einer beabsichtigten Skartie -

rung von Akten ist das Österreichische Staatsarchiv davon zu verständigen. Diesem ist Gele -

genheit zu geben, Akten, die skartiert werden sollen, zu sichten und bei Bedarf zu übernehmen.

Akten, die vom Österreichischen Staatsarchiv nicht übernommen werden, werden der Firma

Bunzl & Biach in einem versperrten Behälter zur Vernichtung übergeben.. Die Verschlußakten

werden ebenso behandelt.

11. Wie wird überprüft, ob ein

      a) Akt,

      b) Verschlußakt

      vollständig vernichtet wurde?

Die Vernichtung der Akten wird in der Form einer Vernichtungserklärung der Firma Bunzl &

Biach dokumentiert und im Kanzleiinformationssystem entsprechend festgehalten.

12. Können Sie ausschließen, daß aus Ihrem Verantwortungsbereich Akten verbracht

      wurden?

Es wird zwar alles sinnvolle und zweckmäßige unternommen, damit Akten aus meinem Kom -

petenzbereich nicht verbracht werden können, doch ist eine lückenlose Kontrolle nicht durch -

führhar.