4830/AB XX.GP
Die Abgeordneten zum Nationalrat Mag. Thomas Barmüller, Volker Kier, Partner
und Partnerinnen haben an mich eine schriftliche Anfrage, betreffend Umgang und
Behandlung von Akten in Bundesministerien, gerichtet und folgende Fragen gestellt:
"1. Wie ist der Umgang mit Akten in Ihrem Ministerium geregelt?
2. Was regelt die Kanzleiordnung diesbezüglich?
3. Gibt es ministerielle Erlässe, die den Aktenlauf regeln?
Wenn ja, wie lauten diese?
4. Durch welche Maßnahmen soll verhindert werden, daß nicht zuständige Perso -
nen in einen Akt Einsicht nehmen?
5. Wie wird verhindert, daß von einem Akt unbefugterweise Kopien angefertigt
werden?
6. Wird in Ihrem Ministerium für besonders sensible Akten Papier mit Kopier -
schutz verwendet? Wie sieht der aus?
7. Wann wird ein Akt zum Verschlußakt?
8. Nach welchen Kriterien wird ein Akt als "geheim" eingestuft?
9. Welche besonderen Vorkehrungen werden bezüglich dieser Akten getroffen?
10. Wie und wann erfolgt die Vernichtung von
a) Akten
b) Verschlußakten?
11. Wie wird überprüft, ob ein
a) Akt
b) Verschlußakt
vollständig vernichtet wurde?
12. Können Sie ausschließen, daß aus Ihrem Verantwortungsbereich Akten ver -
bracht wurden?”
Ich beantworte diese Fragen wie folgt:
Zu 1 bis 3:
Der Umgang mit Akten im Bundesministerium für Justiz ist in der für alle Bundesmi -
nisterien geltenden Kanzleiordnung aus dem Jahre 1992 geregelt. Ein Exemplar
dieser Kanzleiordnung ist der Antwort des Bundeskanzlers auf die gleichlautend an
ihn gerichtete Anfrage angeschlossen. In Ergänzung zur Kanzleiordnung ist für alle
Zentralstellen noch eine sogenannte Verschlußsachenordnung ergangen. Darüber
hinaus bestehen im Bundesministerium für Justiz keine weiteren Regelungen über
den Aktenlauf.
Zu 4 und 5:
Die einzelnen Stationen des Aktenlaufes sind im Rahmen des automationsunter -
stützt geführten Kanzleiinformationssystems so zu vermerken, daß jederzeit festge -
stellt werden kann, wo sich ein bestimmtes Aktenstück befindet. Alle Mitarbeiter sind
unter disziplinärer und strafrechtlicher Sanktion zur Verschwiegenheit über alle ih -
nen ausschließlich aus ihrer amtlichen Tätigkeit bekanntgewordenen Tatsachen, an
denen ein Geheimhaltungsinteresse besteht, verpflichtet. Dazu gehört auch, daß sie
ihnen zugegangene Aktenstücke, an denen ein Geheimhaltungsinteresse besteht,
so aufbewahren, daß unbefugte Personen weder Einsicht nehmen noch Ablichtun -
gen herstellen können.
Zu 6:
Nein.
Zu 7 bis 9:
Gemäß § 1 der bereits erwähnten Verschlußsachenordnung sind solche Geschäfts -
stücke als Verschlußsachen zu behandeln, die auf Grund ihres Inhaltes im Interesse
einer Gebietskörperschaft oder einer
Partei einer besonderen Geheimhaltung be -
dürfen und die daher nur einem begrenzten Personenkreis zugänglich gemacht wer -
den sollen. Für diese Akten sind besondere Bezeichnungs -, Protokollierungs -, Be -
förderungs - und Ablageregelungen vorgesehen. Auch das Schreiben, das Verglei -
chen und das Vervielfältigen von Verschlußstücken sind besonders geregelt.
Eine Einstufung von Akten als "geheim" erfolgt im Bundesministerium für Justiz
nicht.
Zu 10 und 11:
Die Skartierung von Akten ist in der Kanzleiordnung geregelt. Geraume Zeit nach
Ablauf der dort vorgesehenen Aufbewahrungsfristen werden die meisten Akten, ins -
besondere auch die Verschlußakten, dem Österreichischen Staatsarchiv zur Verfü -
gung gestellt. Nur ein relativ kleiner Teil der Akten, bei dem ein historisches Interes -
se ausgeschlossen werden kann, wird der hausinternen Vernichtung durch mecha -
nisches Zerschneiden zugeführt.
Zu12:
Solange keine konkreten Anhaltspunkte für ein "Verbringen" von Akten vorliegen,
gehe ich davon aus, daß keine derartigen Verfehlungen erfolgt sind.