4865/AB XX.GP

Die Abgeordneten zum Nationalrat Thomas Barmüller, Volker Kier und PartnerInnen

haben am 5.11.1998 an mich eine schriftliche Anfrage mit der Nr. 5144/J betreffend

“Umgang und Behandlung von Akten in Bundesministerien" gerichtet. Ich beehre

mich, diese wie folgt zu beantworten:

ad 1 und 2

Der Umgang mit Akten im Bundesministerium für Umwelt, Jugend und Familie erfolgt

entsprechend der vom Bundeskanzleramt herausgegebenen ,‚Kanzleiordnung für die

Bundesministerien".

ad 3

In meinem Ressort wurde mit Wirksamkeit vom 17. März 1997 bzw. der Ergänzung

vom 27. Jänner 1998 eine Neuregelung des internen Ablaufes erlassen. Der Erlaß

regelt

- die Grundsatzgenehmigung der 1 - Jahres - Arbeitsprogramme;

- die internen Genehmigungsbefugnisse entsprechend budgetärer Betragsgrenzen

   für Auftragsvergaben und Förderungsgewährungen;

- die Aktenvorschreibungen bei Auftragsvergaben und Förderungsgewährungen;

- das interne Informationswesen bei Auftragsvergaben u. Förderungsgewährungen;

- die Vorgangsweise bei Ministerbefassungen.

ad 4 und 5

Diesbezügliche Regelungen sind im § 22 der Kanzleiordnung festgehalten.

ad 5

Eine Verhinderung der Anfertigung unbefugter Kopien ist nicht möglich.

ad 6

Nein.

ad 7

Ein Akt wird einerseits aufgrund gesetzlicher Bestimmungen (z.B. im Disziplinar -

recht) oder andererseits durch Erklärung eines/r ReferentenIn/ Vorgesetzten zum

Verschlußakt.

ad 8

In meinem Ressort werden keine Akten mit dem Vermerk ,,geheim" versehen.

ad 9

Der Beantwortung der Frage 9 wird der Begriff ,,Verschlußakten” zugrunde gelegt.

Verschlußakten werden im Bundesministerium für Umwelt, Jugend und Familie

kuvertiert, das Kuvert verschlossen, der Vermerk ,,VERSCHLUSS" angebracht und

mit Rundsiegel und Unterschrift der/s Genehmigenden versehen in den Aktenlauf

eingebracht. Jeder Wiederverschluß des Kuverts nach Einsicht durch die vorge -

schriebene Organisationseinheit wird mit Rundsiegel und Unterschrift bestätigt.

ad 10 a)

Der Zeitpunkt der Vernichtung eines Aktes ist mit einem Skartierungsvermerk fest -

zulegen (§ 80 der Kanzleiordnung für die Bundesministerien).

§ 80 Abs. 2 der Kanzleiordnung legt fest, daß die Skartierung grundsätzlich nach

sieben Jahren nach dem letzten Bearbeitungsvorgang zu erfolgen hat, wenn nicht

der besondere Inhalt des Aktes oder gesetzliche Regelungen eine längere Aufbe -

wahrung erfordern.

Es werden alle Akten nach Ablauf der gesetzlichen ressortinternen Aufbewahrungs -

pflicht von sieben Jahren zwecks Lagerung in die Verfügungsgewalt des

Österreichischen Staatsarchives übergeben.

ad 10 b)

Verschlußakten werden im Bundesministerium für Umwelt, Jugend und Familie nicht

vernichtet. Sie werden nach Durchführung der Einsichtsvorschreibungen in einem

Stahlschrank verwahrt.

ad 11 a)

Bezüglich der an das Österreichische Staatsarchiv übergebenen Akten werden

Jahrgangslisten der entsprechenden Materienzahlen geführt. Die Karteikarten ver -

bleiben im Ressort.

Die Akten werden im Ressort in die vom Staatsarchiv zur Verfügung gestellten Auf -

bewahrungskartons verpackt, beschriftet und vom Staatsarchiv auf Ordnungszu -

stand und äußeren Zustand überprüft. Das österreichische Staatsarchiv stellt eine

Übernahmebestätigung aus.

Bis dato wurde kein dem Österreichischen Staatsarchiv übergebener Akt des Bun -

desministeriums für Umwelt, Jugend und Familie skartiert, da der Lagerplatz im

Staatsarchiv ausreichend ist.

Im Falle einer Skartierung werden die Akten unter Aufsicht des Personals des

Staatsarchives im Einvernehmen mit meinem Ressort im Reißwolf vernichtet und

dem Altpapier zugeführt. Über die Skartierung erfolgt ein Vermerk auf der Kar -

teikarte.

ad 11 b)

Verschlußakten werden im Bundesministerium für Umwelt, Jugend und Familie nicht

vernichtet.

ad 12

Meines Erachtens sind alle sinnvollen und möglichen Maßnahmen getroffen. Eine

lückenlose Kontrolle ist aber nicht möglich.