5755/AB XXIV. GP

Eingelangt am 17.08.2010
Dieser Text ist elektronisch textinterpretiert. Abweichungen vom Original sind möglich.

BM für Verkehr, Innovation und Technologie

Anfragebeantwortung

Die Abgeordneten zum Nationalrat Köfer, Kollegen und Kolleginnen haben am 17. Juni 2010 unter der Nr. 5787/J an mich eine schriftliche parlamentarische Anfrage betreffend Umgang mit Bewerbungsunterlagen gerichtet.

Diese Anfrage beantworte ich wie folgt:

Zu den Fragen 1 bis 5:

Ø Was geschieht mit Bewerbungsunterlagen, die aufgrund einer Stellenausschreibung auf dem Postweg ans Ministerium geschickt wurden/werden, nach dem jeweiligen Auswahlverfahren? (Falls Lagerung: Wie lange und für wen zugänglich? Falls Entsorgung: Werden die Unterlagen nur im „normalen“ Altpapier entsorgt oder werden sie vernichtet – sprich geschreddert? Bei Vernichtung: Erfolgt diese im Haus oder findet diese ausgelagert statt? Bei ausgelagerter Vernichtung: Von wem wird diese durchgeführt u. wer kontrolliert die ordnungsgemäße Vernichtung?)

Ø Was geschieht mit Bewerbungsunterlagen, die aufgrund einer Stellenausschreibung per Email ans Ministerium geschickt wurden/werden, nach dem Auswahlverfahren? (Bleiben die Daten gespeichert? Wenn ja, wie lange? Bei Vernichtung: Wer führt diese durch u. wer kontrolliert, dass diese ordnungsgemäß erfolgt ist?)

Ø Was geschieht mit Unterlagen, die im Rahmen einer Initiativbewerbung auf dem Postweg ans Ministerium geschickt wurden/werden nach deren Durchsicht? (Falls Lagerung: Wie lange und für wen zugänglich? Falls Entsorgung: Werden die Unterlagen nur im „normalen“ Altpapier entsorgt oder werden sie vernichtet – sprich geschreddert? Bei Vernichtung: Erfolgt diese im Haus oder findet diese ausgelagert statt? Bei ausgelagerter Vernichtung: Von wem wird diese durchgeführt u. wer kontrolliert die ordnungsgemäße Vernichtung?)

Ø Was geschieht mit Unterlagen, die im Rahmen einer Initiativbewerbung per Email ans Ministerium geschickt wurden/werden nach deren Durchsicht? (Bleiben die Daten gespeichert? Wenn ja, wie lange? Bei Vernichtung: Wer führt diese durch u. wer kontrolliert, dass diese ordnungsgemäß erfolgt ist?)

Ø Ist der Umgang mit Bewerbungsunterlagen in verbindlichen Richtlinien für MitarbeiterInnen des Ministeriums festgelegt? (Wenn ja, wie lauten diese?)

Bewerbungsunterlagen, die aufgrund einer Stellenausschreibung oder die im Rahmen einer Initiativbewerbung meinem Ressort zugehen, werden entsprechend der Büroordnung, Verwaltungsverordnung aufgrund des § 12 Bundesministeriengesetz 1986, behandelt.

Nach Einlangen von Bewerbungsunterlagen auf dem Postweg, werden diese eingescannt und im elektronischen Geschäftsfall- und Aktenverarbeitungssystem (ELAK-System) registriert, protokolliert und elektronisch als Geschäftsfall bearbeitet.

Bewerbungsunterlagen, die per E-Mail einlangen, werden gleichermaßen im ELAK-System erfasst und anschließend aus dem Mailsystem durch Löschung entfernt.

Für die Aufbewahrung elektronischer Akten im ELAK-System ist gemäß der Büroordnung das Ende der Aufbewahrungsfrist mit dem Ablauf des zehnten Kalenderjahres nach dem letzten Bearbeitungsvorgang festzusetzen. Danach erfolgt die Skatierung.

Die physischen Bewerbungsunterlagen werden hausintern ordnungsgemäß vernichtet.

Die Kontrolle der Vernichtung erfolgt im Wege der Dienstaufsicht.