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Allgemeine Information

Konferenz der ParlamentspräsidentInnen der EU-Parlamente

8. - 9. April 2019
Wiener Konzerthaus

Konferenzort

Wiener Konzerthaus
Lothringerstraße 20
1030 Wien
https://konzerthaus.at/

Registrierung

Für die Konferenzen im Rahmen des österreichischen EU-Ratsvorsitzes wurde ein online Registrierungssystem implementiert. Die individuellen Zugangslinks werden an die Ständigen Vertreter/innen der Parlamentskammern bei der Europäischen Union per E-Mail ausgesandt, über die sich die Akkreditierungsbeauftragten anmelden und die Registrierungen vornehmen können. Bis zur Registrierungsdeadline am 8. März 2019 ist ein wiederholtes Einsteigen und ein Abändern der Daten möglich. 
Auch Botschafter/innen und andere Vertreter/innen des Diplomatischen Corps sind über das Registrierungssystem anzumelden. Aufgrund begrenzter Platzkapazität kann nur ein/e Vertreter/in jeder Botschaft registriert werden.

Anreise, Abreise und Transfers während der Konferenz

Alle Gäste werden gebeten, Ihre Reisedaten in das Online-Registrierungssystem einzugeben.
Jede Änderung der Reisemodalitäten ist online bis zur Registrierungsdeadline zu aktualisieren. Sollten sich Reiseänderungen nach der Registrierungsdeadline ergeben, so wird darum gebeten, diese per E-Mail an EUSpeakers-AT2019@parlament.gv.at bekannt zu geben.
Jedem/r Delegationsleiter/in und deren begleitende Delegation werden bei An- und Abreise am VIP-Terminal des Flughafens Wien bzw. bei Überfahrt der staatlichen Grenze ein Konvoi bestehend aus einer Limousine und einem Minivan für die Fahrt zum /vom Konferenzhotel zur Verfügung gestellt. Der Minivan bietet für sechs Delegierte Platz. Der Sitz neben dem Fahrer ist für den/die begleitende/n Beamten/-in des Österreichischen Parlaments vorgesehen.
Je nach Sicherheitslevel der Delegation wird der Konvoi sicherheitsüberprüft und polizeigelotst. In diesem Falle können nur sicherheitsüberprüfte Fahrzeuge im Konvoi mitfahren.
Delegierte, die nicht mit dem/der Delegationsleiter/in reisen, werden ersucht, ihren Transfers selbst zu organisieren.
Der Flughafen Wien-Schwechat (http://www.viennaairport.com) ist ca. 18km und je nach Verkehrslage etwa 20 Minuten Autofahrt vom Stadtzentrum entfernt. Sie erreichen Wien mit dem Zug (City Airport Train oder ÖBB Railjet Train), Taxi oder Bus
Der Transfer von den Konferenzhotels zum Konferenzort und dem Abendessen wird in Bussen organisiert.

Vienna City Marathon, 7. April 2019

Am Sonntag, dem 7. April 2019, findet der Vienna City Marathon statt. Deswegen sind Teile der Stadt inklusive dem Stadtzentrum gesperrt. Sollte die Delegation nicht im Hotel Intercontinental wohnen, wird deshalb am 7. April 2019 eine Anreise erst ab 17.00 Uhr empfohlen. 
Aufgrund von Straßensperren ist die Innenstadt bis 14.00 Uhr nicht befahrbar. Danach werden die Sperren nach und nach bis 17.00 Uhr aufgehoben.

Akkreditierung

Ein Welcome Desk wird direkt am Flughafen für die Abholung der Welcome Bags und Konferenzbadges geöffnet. Delegationsleiter/innen erhalten sowohl einen Pin, als auch ein Badge.
Delegationsleiter/innen und die begleitenden Delegierten, die am Landweg nach Österreich kommen, erhalten Ihre Welcome Bags und Konferenzbadges durch die Beamt/innen des Österreichischen Parlaments.
Für Delegierte, die nicht mit dem/der Delegationsleiter/in reisen, werden Welcome Desks am Montag, dem 8. April 2019, von 13.00 – 14.15 Uhr in den Konferenzhotels geöffnet. Delegierte, die später anreisen, erhalten ihre Akkreditierung gegen Vorweis einen Lichtbildausweises direkt am Konferenzort.
Aus Sicherheitsgründen sind alle Teilnehmer/innen verpflichtet, die Badges während der gesamten Konferenz sichtbar zu tragen. Im Falle des Verlusts kontaktieren Sie bitte unverzüglich die Konferenzorganisatoren/-innen.

Logistische Unterstützung

Bei logistischen Fragen während der Vorbereitung der Delegationsreise nach Österreich, kontaktieren Sie logistics-EUSpeakers@parlament.gv.at
Für Hilfestellungen während der Konferenz wenden Sie sich an die Mitarbeiter/innen am Informationsstand am Konferenzort.

Bilaterale Treffen

Räume für bilaterale Gespräche während der Konferenz können vorab unter bilaterals-EUSpeakers@parlament.gv.at reserviert werden. Während der Konferenz wenden Sie sich an die Mitarbeiter/innen am Informationsstand am Konferenzort.

Sicherheit

Sollten sich waffentragende Sicherheitsbeamte in der Delegation befinden, ist dies dem Innenministerium mittels Verbalnote mit folgendem Inhalt bis spätestens 30. März 2019 bekannt zu geben: vollständiger Name, Geburtsdatum, Passnummer, Art der Waffe, Seriennummer und mitgeführte Munition. Kontakt: abt3@bvt.gv.at
Falls Funkfrequenzen benötigt werden, sind diese beim Bundesministerium für Verkehr, Innovation und Technologie so früh wie möglich, jedoch spätestens bis 30. März 2019, zu beantragen. Kontakt: +43 1 711 62 65 44001; fb.wien@bmvit.gv.at

Sprachen

Für das Treffen der Vorsitz-Troika wird eine Simultandolmetschung in Deutsch und Englisch vorgesehen. Weitere Dolmetschkabinen stehen für Delegationen, die ihre eigenen Dolmetschteams mitbringen, zur Verfügung. Bitte kontaktieren Sie die Konferenzorganisator/innen bis 8. März 2019.
Für die Plenarsitzung der Konferenz der ParlamentspräsidentInnen der EU-Mitgliedstaaten und des Europäischen Parlaments wird eine Simultandolmetschung in Englisch, Deutsch und Französisch angeboten. Eine begrenzte Anzahl an Dolmetschkabinen wird nach dem first-come-first-served-Prinzip für jene Delegation zur Verfügung stehen, die eigene Dolmetschteams mitbringen. Bitte beantragen Sie Ihre Dolmetschkabine bis 8. März 2019 bei den Konferenzorganisator/innen.

Wortmeldungen

Teilnehmer/innen, die sich während der Konferenz zu Wort melden möchten, werden gebeten, entsprechende Kärtchen auszufüllen und diese den zuständigen Mitarbeiter/innen bis zum Beginn der Debatte der jeweiligen Session auszuhändigen. Die Kärtchen werden in den Welcome Bags mit anderen Konferenzunterlagen ausgegeben.

Konferenzdokumente

Die Konferenzunterlagen sind auf www.eu2018parl.at und im Konferenzsaal während der Konferenz verfügbar.

Medien

Die Konferenz wird in Deutsch und Englisch live auf www.eu2018parl.at übertragen und als Video nach der Konferenz auf Englisch auf youtube abrufbar sein. Mit der Akkreditierung zur Konferenz erklären Sie sich damit einverstanden, der Republik Österreich – Bund, vertreten durch die Parlamentsdirektion das nicht-exklusive, zeitlich und örtlich unbegrenzte Recht zu übertragen, Ihre Rede und/oder Statements sowie Bilder und Videos von Ihnen zu benutzen, die während der Konferenz gemacht werden. Dies beinhaltet insbesondere das übertragbare Recht, diese auch in bearbeiteter Form zu vervielfältigen, verbreiten, senden, öffentlich wiederzugeben und zur Verfügung zu stellen sowie auf jede heute bekannte oder noch unbekannte Art zu nutzen.

Rauchen

Rauchen ist ausschließlich in den dafür vorgesehenen Bereichen gestattet.

Kontakt/EU- und Internationaler Dienst des österreichischen Parlaments

Gerhard Koller
EU-Mitwirkung und Europäische Beziehungen

Julia Groiß
Protokoll, Besuchs- und Konferenzorganisation

Für weitere Fragen wenden Sie sich bitte an:
EUSpeakers-AT2019@parlament.gv.at