615/AB XXII. GP

Eingelangt am 29.08.2003
Dieser Text ist elektronisch textinterpretiert. Abweichungen vom Original sind möglich.

BUNDESMINISTERIUM FÜR SOZIALE SICHERHEIT,

GENERATIONEN UND KONSUMENTENSCHUTZ

Anfragebeantwortung

Ich beantworte die an mich gerichtete schriftliche parlamentarische Anfrage
Nr. 616/J der Abgeordneten Öllinger, Freundinnen und Freunde wie folgt,
wobei ich einleitend folgenden Sachverhalt klarstellen will:

Im Sinne einer zukunftsweisenden IT-Koordination und als Bestandteil der e-Govern-
ment-Vorhaben der Bundesregierung wurde am 10. Juli 2001 im Ministerrat die Ein-
führung des einheitlichen elektronischen Aktes (ELAK) in allen Bundesministerien
beschlossen.

Zu diesem Zeitpunkt waren in Folge von Ressortumbildungen der Vergangenheit im
Bereich des ehemaligen Bundesministeriums für soziale Sicherheit und Generatio-
nen unterschiedliche Computersysteme im Bereich Groupware/Workflow und Kanz-
leiinformation im Einsatz. Daher wurde in Vorbereitung auf die ELAK-Einführung im
Jahr 2001 entschieden, die Zusammenführung der vorhandenen Linkworks-Umge-
bungen bzw. darauf basierender Kanzleiinformationssysteme (KIS) in meinem Res-
sort auf ein einheitliches Linkworks-System durchzuführen. Ziel war die Vermeidung
der aufwändigen Führung von Parallelsystemen sowie die Schaffung der Basis für
eine möglichst reibungslose und kostengünstige Migration aus einem einzigen ein-
heitlichen Linkworks-System in den ELAK.

Die Sektion V am Standort Franz-Josefs-Kai verfügte zum damaligen Zeitpunkt für
die elektronische Aktenerstellung über keine IT-Unterstützung mit Groupware-A/Vork-
flowVKIS-Funktionalitäten. Zur Unterstützung der Sektion und zur Vorbereitung auf
die ELAK-Einführung wurden daher zusätzlich auch dieser Sektion im Rahmen des
Gesamtprojektes diese Funktionalitäten auf Basis Linkworks zur Verfügung gestellt.

Von den mit Linkworks ausgestatteten Organisationseinheiten des ehemaligen Bun-
desministeriums für soziale Sicherheit und Generationen ist als Einzige die Sektion V
im jetzigen Ressortbereich verblieben, die übrigen Organisationseinheiten gehören
nunmehr zum Wirkungsbereich der Bundesministerin für Gesundheit und Frauen.

Da die gegenständliche Anfrage offensichtlich auf die Umstellung im Bereich der
Sektion V abstellt, bezieht sich auch die nachfolgende Anfragebeantwortung auf die-
se Sektion.

Frage 1:

Die durch die Einbeziehung der Sektion V in das Linkworks-System entstandenen
Kosten betrugen ca. 250.000 € inkl. Mehrwertsteuer und inkl. Schulungskosten.

Frage 2:

Die Kosten für die Linkworks-Schulungen der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der
Sektion V betrugen rund 40.000 €.

Frage 3:

Im Rahmen eines Gesamtprojektes wurde der Sektion V die Möglichkeit eingeräumt,
die Linkworks-lnfrastruktur meines Ressorts mitzuverwenden. Damit konnten der
Sektion IT-Funktionalitäten in einem bisher nicht unterstützten Bereich zur Verfügung
gestellt werden; diese wurden und werden weiterhin produktiv genutzt.

Die Anwender und Anwenderinnen konnten mit der Arbeitsweise eines Kanzleiinfor-
mationssystems sowie mit Groupware- bzw. Workflowfunktionalität vertraut gemacht
werden. Die künftige Einführung des ELAK ist damit mit einer geringeren Umstellung
der Arbeitsweise verbunden. Weiters liegen durch die Linkworks-Einführung Akten-
daten in elektronischer Form vor und können in den neuen künftigen ELAK über-
nommen werden. Auch wird der Sektion die Möglichkeit der Mitverwendung des
zentralen Fileservice des Ressorts eröffnet werden. Das Linkworks-System soll bis
zu seiner Ablöse durch den ELAK bis Mitte 2004 im Einsatz bleiben.

Darüber hinaus verweise ich auf meine einleitenden Erörterungen.
Frage 4:

Hinsichtlich der Gründe für die bis Mitte 2004 geplante Einführung des elektronischen
Aktes darf ich auf den bereits erwähnten Ministerratsbeschluss vom 10. Juli 2001 hin-
weisen. Die Einführung des ELAK ist wesentlicher Bestandteil der Modernisierung der
öffentlichen Verwaltung und Element der geplanten e-Government-Vorhaben. Durch
diese IT-Unterstützung der Verwaltung werden Amtswege beschleunigt und eine kos-
tengünstige Verwaltung sowie eine Verbesserung der Servicequalität der Verwaltung
gegenüber den Bürgerinnen und der Wirtschaft erreicht werden. Im Rahmen einer
Studie wurde aus wirtschaftlichen Gründen der Einsatz eines einzigen ELAK-Produk-
tes für alle Ministerien empfohlen. Das Vergabeverfahren dazu wurde zentral von der
Bundesbeschaffung GmbH durchgeführt.

Frage 5:

Die Einführung der IT-Unterstützung für den Bereich der Aktenverwaltung auf Basis
von Linkworks hat sich als sinnvoll und praktikabel erwiesen. Die betroffenen Mitar-

beiter und Mitarbeiterinnen haben IT-Funktionalitäten für einen bisher nicht IT-unter-
stützten Funktionsbereich zusätzlich erhalten, sind den Umgang mit elektronischen
Aktenverwaltungssystemen gewohnt und verfügen nunmehr über Aktendaten in
elektronischer Form, die ihnen auch im geplanten neuen System des elektronischen
Aktes zur Verfügung stehen werden.

Frage 6:

Die Kosten für die Datenmigration aus dem Linkworks-System in den ELAK werden
55.975 € betragen und 2004 anfallen.

Frage 7:

Im Zuge der Umstellung auf den elektronischen Akt sind modulare, zielgruppenspezi-
fische Schulungen vorgesehen, die in Form von Classroom-Schulungen und Web-
Based-Trainigs erfolgen. Eine genaue Berechnung der Kosten ist erst nach Erstellung
eines ressortspezifischen Schulungsfeinkonzepts möglich. Der Schulungsaufwand ist
dabei primär vom Schulungsmix aus Classroom-Schulungen und Web-Based-Training
und der Schulungsdauer je Zielgruppe abhängig.

Der nach derzeitigem Kenntnisstand ermittelte Schulungsaufwand für jene Mitarbei-
ter und Mitarbeiterinnen, die von Linkworks auf den ELAK umsteigen, beträgt bei
vollständiger externer Vergabe der Schulungsleistungen ca. 33.000 € bis 42.000 €
(exkl. MwSt.). Durch den Einsatz interner Trainer und Trainerinnen und der ressortin-
ternen Infrastruktur, der nach Maßgabe der vorhandenen Kapazitäten erfolgen wird,
können diese Kosten noch erheblich reduziert werden.

Fragen 8 und 9:

Aufgrund des technischen Fortschrittes und ergonomischer Anforderungen ist eine
Modernisierung der PC-Ausstattung im mehrjährigen Zyklus allgemeine Praxis und
auch in meinem Ressort üblich. Die Sektion V des Bundesministeriums für soziale
Sicherheit, Generationen und Konsumentenschutz wurde im 1. Halbjahr dieses Jah-
res routinemäßig mit einer neuen PC-Ausstattung versehen. Diese Ausstattung er-
füllt auch alle Anforderungen des künftigen ELAK-Systems, ein weiterer Hardware-
austausch ist daher in diesem Bereich voraussichtlich für mehrere Jahre nicht erfor-
derlich.

Die PCs wurden zu einem Nettostückpreis von 665 € bezogen.
Frage 10:

Der Austausch gebrechlicher oder veralteter Endgeräte im mehrjährigen Zyklus wird
durch meine IT-Abteilung routinemäßig vorgenommen. Die Entscheidung für die Ein-
führung eines einheitlichen elektronischen Aktes in allen Bundesministerien erfolgte
mit oben angeführten Ministerratsbeschluss vom 10. Juli 2001.

Frage 11:

Diesbezüglich verweise ich auf die Beantwortung der Fragen 4, 8 und 10.
Frage 12:

Der Rollout des ELAK-Systems in allen Sektionen der Zentralstelle soll im 2. Quartal
2004 erfolgen. Eine nachfolgende Ablöse dieses Systems ist derzeit weder geplant
noch absehbar.

Frage 13:

Hardwarebeschaffungen tätigt mein Ressort auf Basis der jeweils zum Beschaf-
fungszeitpunkt gültigen Verträge der Bundesbeschaffung GmbH. Das Vergabever-
fahren für die Einführung und den Betrieb des elektronischen Aktensystems des
Bundes sowie die dazu erforderlichen Schulungsmaßnahmen erfolgte durch die
Bundesbeschaffung GmbH im Namen und auf Rechnung des Bundes. Der Zuschlag
erfolgte an die ARGE ELAK, einem Bieterkonsortium bestehend aus der Bundesre-
chenzentrum GmbH und BIT-S GmbH mit den Subunternehmern IBM und Fabasoft.