1067/AB XXIV. GP
Eingelangt am 23.04.2009
Dieser Text ist elektronisch textinterpretiert. Abweichungen vom Original sind
möglich.
BM für Finanzen
Anfragebeantwortung
Frau Präsidentin
des Nationalrates
Mag. Barbara Prammer Wien, am April 2009
Parlament
1017 Wien GZ: BMF-310205/0028-I/4/2009
Sehr geehrte Frau Präsidentin!
Auf die schriftliche parlamentarische Anfrage Nr. 1021/J vom 23. Februar 2009 der Abgeordneten Karl Öllinger, Kolleginnen und Kollegen, beehre ich mich, Folgendes mitzuteilen:
Zu 1.:
Die Revisionsordnung des Bundesministeriums für Finanzen orientiert sich an den weltweit anerkannten Revisionsstandards des Institute of Internal Auditors, auf die auch der Rechungshof Bezug nimmt.
Die tragenden Grundprinzipien
werden alle vier Jahre von externen Prüfern kontrolliert.
Die Deliktsrevision ist von der Internen Revision getrennt und wird vom Büro für Interne Angelegenheiten des Bundesministeriums für Finanzen wahrgenommen.
Der volle Text der Revisionsordnung ist als Beilage angeschlossen.
Zu 2. und 3.:
Die im Rechnungshofbericht Bund 2008/13 iVm 2008/5 vorgebrachten Überlegungen sind bereits als Folge der RH-Prüfung 2002 (Reihe Bund 2003/2) in den Jahren 2003 und 2004 umgesetzt worden.
Sie umfassen
Die angesprochene Follow Up-Prüfung des Rechnungshofes betraf nicht das Bundesministerium für Finanzen.
Zu 4.:
Die personelle Ausstattung der Internen Revision im Bundesministerium für Finanzen gliedert sich wie folgt auf:
|
Abteilungsleiter und Teamleiter A1/v1 |
7 |
|
Revisoren A1, A2 /v1, v2 |
9 |
|
Sekretariat A3 |
1 |
|
Gesamt |
17 |
Die Teamleiterinnen beziehungsweise Teamleiter und Prüferinnen beziehungsweise Prüfer sind auf die Standorte Wien, Linz und Salzburg verteilt.
Zu 5. und 7.:
Die Interne Revision ist in Bezug auf den Gegenstand der Revision vollständig weisungsfrei. Dies wurde auch mit Bericht vom Jänner 2008 durch eine externe Überprüfung bestätigt.
Die Prüfkompetenz erstreckt sich auf die Zentralstelle, die beigeordneten Dienststellen, wie zum Beispiel die Finanzprokuratur, und die nachgeordneten Dienststellen, wie die Finanzämter und Zollämter, nicht aber auf ausgelagerte beziehungsweise vom Bundesministerium für Finanzen teilweise kontrollierte Einrichtungen.
Zu 6.:
Die Interne Revision trägt die Prüfungsergebnisse direkt der Ressortleitung vor.
Zu 8.:
Die Interne Revision hat innerhalb des Bundesministeriums für Finanzen in unmittelbarem Bezug zu Prüfungen uneingeschränkten Zugang zu Dokumenten und Vorgängen (Abschn. 5.1 der Revisionsordnung). Darüber hinaus hat sie ein allgemeines Informationsrecht (Abschn. 3.1 der Revisionsordnung) etwa in Form eines Teilnahmerechts an bundesweiten Personalleitertagungen, Vorständetagungen, an Lenkungsausschüssen von Großprojekten sowie in Form des Rechts auf einen uneingeschränkten Zugang zu jenen elektronischen Informationssystemen, die auch den obersten Linienvorgesetzten zur Verfügung stehen.
Hinsichtlich der ausgelagerten Einrichtungen wird auf die Beantwortung der Frage 5. verwiesen.
Zu 9.:
Innerhalb des Bundesministeriums für Finanzen hat die Interne Revision uneingeschränkte Prüfbefugnis. Darüber hinaus wird auf die Beantwortung der Frage 5. verwiesen wobei zu beachten ist, dass wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für ausgelagerte Einrichtungen prüfen, diesen funktional die Stellung als Interne Revision dieser Einrichtung zukommt.
Mit freundlichen Grüßen
Beilage
BMF-210202/0001-I/6/2005
An
alle Bediensteten des Bundesministeriums für Finanzen,
alle Bediensteten der nachgeordneten Dienststellen,
alle Bediensteten der beigeordneten Dienststellen
Betrifft : Revisionsordnung für das Bundesministerium für Finanzen (RevO-BMF)
1. Präambel
2. Definition
3. Sachlicher Wirkungsbereich
3.1. Revisionswesen
3.2. Beratung
3.3. Vergabewesen
3.4. Korruptionsbekämpfung
4. Allgemeine Standards
4.1. Unabhängigkeit
4.2. Objektivität
4.3. Fachkompetenz
4.4. Berufliche Sorgfaltspflicht
4.5. Qualitätssicherung
4.6. Allgemeines Informationsrecht
5. Jahresplanung und Berichtswesen
5.1. Risikolandkarte, Jahresprüfplan.
5.2. Berichtswesen
6. Revision
6.1. Informationsrecht bei Revisionen
6.2. Teamarbeit, Support
6.3. Prüfungsvorbereitung
6.4. Prüfungsdurchführung
6.5. Prüfungsabschluss
6.6. Ergebnissicherung
6.7. Arbeitsbögen
7. Beratung
8. Vergabewesen
9. Korruptionsbekämpfung
Den Anforderungen des modernen Wirtschafts- und Finanzlebens entsprechend wird das Bundesministerium für Finanzen als Service orientierte, flexibel agierende, effiziente und kostengünstige Verwaltung ausgerichtet. Die Anpassung der Revisionsordnung entspricht diesem dynamischen Entwicklungsprozess und orientiert sich an den allgemein anerkannten internationalen Revisionsstandards.
Die Interne Revision erbringt objektive und unabhängige Prüfungs- und Beratungsleistungen, die darauf ausgerichtet sind, Mehrwerte zu schaffen und Geschäftsprozesse zu verbessern.
Sie unterstützt die Organisation bei der Erreichung ihrer Ziele, indem sie mit einem systematischen und zielgerichteten Ansatz die Effektivität des Risikomanagements, der internen Kontrollsysteme und der Führungs- und Überwachungssysteme analysiert und bewertet, sowie Maßnahmen zur Verbesserung identifiziert und deren Umsetzung überwacht.
Die Zuständigkeit der Internen Revision bezieht sich auf das Bundesministerium für Finanzen, dessen nachgeordnete Dienststellen, wie Finanzämter und Zollämter, und beigeordnete Dienststellen (Annexe), wie z.B. den Unabhängigen Finanzsenat, die Finanzprokuratur und das Bundespensionsamt.
Sie umfasst die unabhängige Wahrnehmung nachstehender Aufgaben.
Dazu zählen:
a) Erstellung des jährlichen Revisionsplans auf Basis eines risikoorientierten Revisionsansatzes.
b) Erstellung des jährlichen Revisionsberichtes.
c) Koordination von Kontrollakten anderer Kontrolleinrichtungen im Ressort.
d) Revisionen :
· Revision der Einrichtung und des Wirkungsbereiches der Organisationseinheiten des Ressorts in funktioneller Hinsicht nach den Grundsätzen der Zweckmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit sowie Ordnungsmäßigkeit,
· Revision der Effektivität des Risikomanagements, der Kontrollen und der Führungs- und Überwachungsprozesse der Einrichtung und des Wirkungsbereiches der Organisationseinheiten des Ressorts,
· Internationale Audits, wie insbesondere Prüfungen der Bescheinigenden Stelle und gemeinsame Zollprüfungen mit der Europäischen Kommission,
· IT-Revisionen (unter Beiziehung der IT-Prüf- und Kontrollstelle),.
e) Pflege des Revisionswesens, insbesondere durch
· Kontakt zum Rechnungshof in allgemeinen Angelegenheiten des Revisionswesens und der Gebarungsprüfung,
· Mitwirkung an internationalen Projekten betreffend Themen des Prüf- und Revisionswesens,
· Mitwirkung beim Aufbau allgemein anerkannter Revisionsstandards für öffentliche Verwaltungen.
Die Interne Revision kann bei groß angelegten Änderungen der Aufbau- oder Ablauforganisation sowie bei der Erlassung von organisatorischen und EDV-organisatorischen Vorschriften, insbesondere betreffend die Themen Interne Kontrollsysteme, Risikomanagement sowie Führung und Steuerung beratend mitwirken.
Die Interne Revision prüft die Einhaltung der Vergabevorschriften des Bundes, soweit aufgrund des Bundesbeschaffungs-GmbH-Gesetzes 2001 eine ministerielle Zuständigkeit gegeben ist.
Die Interne Revision unterstützt das Büro für Interne Angelegenheiten des Bundesministeriums für Finanzen, indem sie diesem bei Revisionen vorgefundene Risken betreffend Korruptionsgefährdung bekannt gibt.
Sie berücksichtigt die Informationen des Büros für Interne Angelegenheiten betreffend Gefährdungslandkarte und systembedingte Risken bei der Prüfungsplanung.
Die Interne Revision untersteht in fachlicher Hinsicht direkt dem Bundesminister für Finanzen und ist bei der Wahrnehmung ihrer Aufgaben gegenüber allen Organisationseinheiten des Ressorts unabhängig.
Die Revisoren haben bei der Durchführung ihrer Aufgaben objektiv vorzugehen. Insbesondere müssen sie unparteiisch und unvoreingenommen sein und Interessenkonflikte, wie z.B. die Prüfung eigener früherer Verantwortungen oder eigener Beratungen, vermeiden.
Die Aufträge sind mit Fachkompetenz und der erforderlichen beruflichen Sorgfalt durchzuführen.
Die Interne Revision muss insgesamt das Wissen, die Fähigkeiten und sonstige Qualifikationen besitzen oder sich beschaffen, die erforderlich sind, um der Verantwortung der Abteilung gerecht zu werden. Analoge Anforderungen gelten für die Revisoren in Bezug auf ihre Aufgaben.
Der Leiter der Revision kann kompetenten Rat und Unterstützung bei internen oder externen Experten einholen, falls es seinen Mitarbeitern an Wissen, Fähigkeiten oder sonstigen Qualifikationen mangelt, die zur teilweisen oder vollständigen Erfüllung des Prüfungsauftrags erforderlich sind. Sofern einer anderen Organisationseinheit Kosten durch externe Experten entstehen, hat die vorherige Herstellung des Einvernehmens mit der kostentragenden Organisationseinheit zu erfolgen.
4.4. Berufliche Sorgfaltspflicht
Interne Revisoren haben jenes Maß an Sorgfalt und Sachkenntnis anzuwenden, das üblicherweise von einem umsichtigen und kompetenten Internen Revisor erwartet werden kann.
Der Interne Revisor nimmt seine berufliche Sorgfaltspflicht wahr, indem er in Bezug auf Revisionen folgende Punkte beachtet:
· den zur Erreichung der Prüfungsziele erforderlichen Arbeitsumfang,
· die relative Komplexität, Wesentlichkeit oder Bedeutung der Sachverhalte, die Gegenstand von Prüfverfahren sind,
· die Angemessenheit und Effektivität von Risikomanagement-, Kontroll- sowie Führungs- und Überwachungsprozessen,
· die Wahrscheinlichkeit des Vorliegens bedeutender Fehler, Unregelmäßigkeiten oder der Nichteinhaltung von Vorschriften,
· die Kosten der Prüfungstätigkeit im Verhältnis zum möglichen Nutzen
und in Bezug auf Beratungen folgende Punkte beachtet:
· die Bedürfnisse und Erwartungen der Kunden, die die Art der Beratung, die Zeitvorgaben und die Berichterstattung über die Ergebnisse einschließen,
· die relative Komplexität und den Umfang der Tätigkeiten zur Erreichung der Ziele des Beratungsauftrags,
· die Kosten des Beratungsauftrags im Verhältnis zum erwarteten Nutzen.
Die Internen Revisoren haben ihr Wissen, ihre Fähigkeiten und ihre sonstigen Qualifikationen durch regelmäßige fachliche Weiterbildung zu erweitern .
Der Leiter der Revision hat ein Programm zur Qualitätssicherung und –verbesserung zu entwickeln und pflegen, dass alle Aufgabengebiete der Internen Revision einbezieht und ihre Effektivität kontinuierlich überwacht. Es soll sicherstellen, dass die Interne Revision in Übereinstimmung mit allgemein anerkannten Revisionsstandards und der Berufsethik (Code of Ethics) arbeitet.
Zur Überwachung und Beurteilung der allgemeinen Effektivität des Qualitätsprogramms ist ein Verfahren anzuwenden, das sowohl interne als auch externe Beurteilungen umfasst.
Längstens alle vier Jahre ist ein Review durch externe Experten durchzuführen.
4.6. Allgemeines Informationsrecht
Die Interne Revision hat auf wesentliche organisatorische Gestaltungen und auf Risikoverteilungen Bedacht zu nehmen.
Der Leiter der Internen Revision ist daher über die Anberaumung und die Ergebnisse bundesweiter Tagungen der Personal-, Steuer- und Zollverwaltung, insbesondere bundesweite Personalleiter- oder Vorständetagungen, zu informieren und berechtigt daran teilzunehmen. Gleiches gilt für die Lenkungsausschüsse von Großprojekten des BMF.
Der Internen Revision ist der Lesezugang zu allen, den obersten Linienvorgesetzten zur Verfügung stehenden Controlling-Tools, Managementinformationssystemen und sonstigen Steuerungs- und Informationssystemen zu ermöglichen.
5. Jahresplanung und Berichtswesen
5.1. Risikolandkarte, Jahresprüfplan
Der Leiter der Internen Revision hat unter Berücksichtigung der Risikoorientierung ein langfristiges Grundkonzept für Prüfthemen zu erstellen (Risikolandkarte).
Der Entwurf des Jahresprüfplanes hat die Risikolandkarte und die Prüfressourcen zu berücksichtigen und nimmt auch Bedacht auf Vorschläge des Generalsekretärs und der Sektionsleiter, vorhandene Kontrollmitteilungen, bisherige Prüfungen, Einschau- und Tätigkeitsberichte des Rechnungshofes und Auswertungen von Medienberichten im Hinblick auf die Funktionsweise von Organisationseinheiten.
Zur Vermeidung von Doppelprüfungen hat der Leiter der Internen Revision sein Prüfkonzept mit dem Rechnungshof und anderen Kontrolleinrichtungen abzustimmen.
Die Fälle des vom Bundesminister genehmigten Jahresprüfplanes sind unverzüglich den Revisionsmitarbeitern unter Berücksichtigung der zeitlichen Prüfabfolge zuzuteilen.
Bei Zuteilung von umfangreichen Prüfungen oder sonstigen Arbeiten während des laufenden Jahres ist der Jahresprüfplan anzupassen und dem Bundesminister zur Kenntnis zu bringen.
Dem Bundesminister ist vierteljährlich über den Stand aktueller Prüfungen informativ zu berichten.
Der Jahresbericht hat jedenfalls die Leistungskennzahlen der Internen Revision, eine Kurzdarstellung der geprüften Fälle und einen Überblick über den Mehrwert zu enthalten. Er ist an den Bundesminister, den Staatssekretär, den Generalsekretär, die Leiter der Sektionen und bei Angelegenheiten des Abschnittes 8 an den Leiter des Büros für Interne Angelegenheiten zu verteilen.
6.1. Informationsrecht bei Revisionen
Die Interne Revision ist befugt, Einsicht in alle für ihre Prüfungsvorhaben benötigten Unterlagen und IT-Anwendungen zu nehmen und zweckdienliche Erhebungen an Ort und Stelle auch bei Dienststellen, die nicht unmittelbar Gegenstand der Revision sind, durchzuführen. Die Bediensteten des Finanzressorts haben ihr dabei Auskünfte zu erteilen, Unterlagen vorzulegen und Lese- und Testrechte in den IT-Anwendungen einzuräumen.
Supportleistungen, wie insbesondere die Zurverfügungstellung von elektronischen Daten und IT-Auswertungen, haben so zeitgerecht zu erfolgen, dass sie den Prüfzeitplan nicht verzögern. Zur besseren Ressourcenplanung hat der Leiter der Internen Revision zu Jahresbeginn die Prüfthemen und die geplante Zeit der Prüfungsdurchführung dem Leiter der IT-Sektion und den zuständigen Abteilungsleitern dieser Sektion bekannt zu geben.
Die Revision ist von einem Prüfteam, welches im allgemeinen aus einem Teamleiter und ein oder zwei Revisoren besteht, durchzuführen. Das Team wird für jeweils eine bestimmte Prüfung bestellt, seine personelle Zusammensetzung wechselt mit jeder Prüfung.
Die Teamleiter haben dafür zu sorgen, dass die Prüfungen gut vorbereitet sind und möglichst plangemäß abgewickelt werden können. Zur Steigerung der Effizienz sind insbesondere bei dislozierten Teamzusammensetzungen moderne Telekommunikationsmethoden einzusetzen.
Die Prüfung ist auf Basis des Prüfthemas und des vorgeschlagenen Zeitrahmens zu planen. Insbesondere sind die Prüfungsschwerpunkte unter bestmöglicher Erfassung der Risken und der strategischen Dimensionen Personal, Prozesse, Kunden, Finanzen und Auftrag strukturiert festzulegen und mit Arbeitspaketen zu verknüpfen.
Die Revision ist den zu prüfenden Dienststellen und den zuständigen Organisationseinheiten des Bundesministeriums für Finanzen anzukündigen.
In einem Erstgespräch (Start Up) sind der zu prüfenden Dienststelle die Prüfungsthemen vorzustellen, der Zeitplan abzustimmen und organisatorische Fragen der Prüfung zu klären.
Die Prüfungsdurchführung umfasst die Ist-Analyse, Bewertung und Empfehlung und reicht bis zur Schlussbesprechung.
Die Ist-Analyse und kritische Würdigung hat die Sachverhaltsermittlung vor Ort, das Beschreiben erster Bewertungsansätze und das Darstellen der Analyseergebnisse zu umfassen. Am Ende der Prüfung vor Ort ist der Dienststellenleiter über die seine Dienststelle betreffenden Prüfungsergebnisse zu informieren und sollen alle diesbezüglichen Sachverhaltsfragen geklärt sein.
Die Prüfungsergebnisse sind aus einer Gesamtsicht zu bewerten, daraus sind Empfehlungen abzuleiten und nach Möglichkeit die Potentiale für Verbesserungsmöglichkeiten zu schätzen.
Die Schlussbesprechung ist schriftlich dem Dienststellenleiter und den unmittelbar betroffenen Organisationseinheiten des Bundesministeriums für Finanzen anzukündigen. Der Ankündigung ist eine Information über die Themen der Schlussbesprechung beizufügen.
Die Schlussbesprechung umfasst die endgültige Klärung des Sachverhaltes, dessen Bewertung und die daraus abgeleiteten Empfehlungen und Vereinbarungen. Diese konkretisieren die Empfehlungen durch Zusagen des Linienverantwortlichen dahingehend, welcher Arbeitsschritt als nächstes bis wann gesetzt wird.
Über das Ergebnis der Revision ist zunächst ein Rohbericht zu erstellen. Dieser ist den geprüften Dienststellen und den unmittelbar betroffenen Organisationseinheiten des Bundesministeriums für Finanzen zu übermitteln. Die Adressaten haben die Möglichkeit, dem Leiter des Prüfteams binnen 10 Arbeitstagen Änderungsvorschläge bekannt zu geben.
Der Schlussbericht ist unter Würdigung der einlangenden Schreiben zu erstellen und dem Bundesminister vorzulegen. Nach aktenmäßiger Freigabe ist der Schlussbericht an alle betroffenen Stellen zu übermitteln.
Die Realisierung der in den Revisionsberichten enthaltenen Empfehlungen und Vereinbarungen ist von der jeweils zuständigen Sektion des Bundesministeriums für Finanzen zu überwachen .
Die Erfüllung der Vereinbarungen ist von der Internen Revision zu beobachten und dem Bundesminister quartalsweise zu berichten (vgl. 4.2).
Die Prüfungstätigkeit ist in Arbeitsunterlagen derart zu dokumentieren, dass ein sachkundiger Dritter in der Lage ist, den Prüfungsablauf nachzuvollziehen und das Ergebnis zu beurteilen.
Die Arbeitsunterlagen einer Revision sind geordnet und übersichtlich zu einem einzigen Arbeitsbogen zusammen zu fassen und nach Abschluss der Prüfung verschlossen aufzubewahren.
Die Interne Revision kann über Ersuchen einer Organisationseinheit des Bundesministeriums im Rahmen ihres sachlichen Wirkungsbereiches beratend tätig sein.
Der Beratungsaufwand ist vom Leiter der Internen Revision vorab zu schätzen. Gefährdet ein hoher Ressourceneinsatz die Erfüllung des Jahresprüfplanes, kann die Beratung nur nach vorheriger Genehmigung durch den Bundesminister angenommen werden.
Bei Annahme einer Beratungstätigkeit sind Art und Umfang einvernehmlich festzulegen und schriftlich festzuhalten. Durch die Beratungstätigkeit darf die Interne Revision weder tatsächlich noch dem Anschein nach eine Managementfunktion übernehmen oder Managemententscheidungen treffen.
Nach Möglichkeit ist die Revision eines Themas durch denselben Prüfer, der zuvor beratend tätig war, zu vermeiden. Ist dies nicht zweckmäßig, muss in den Prüfbericht ein Hinweis auf die frühere Beratungstätigkeit aufgenommen werden.
Die Beratungstätigkeit ist im Jahresbericht der Internen Revision auszuweisen.
8. Vergabewesen
Jede aktenmäßige Erledigung eines Vergabeverfahrens über 100.000 € ist der Internen Revision vor Abfertigung zur Kenntnis zu bringen. Die Überprüfung erfolgt auf Basis des aktenkundigen Sachverhaltes. Das Überprüfungsergebnis ist in Form einer Einsichtsbemerkung im Akt festzuhalten.
Weitere Überprüfungsmaßnahmen, wie z.B. die Revision des Vergabewesens im Ressort, bzw. eines Teilbereiches davon, oder die begleitende Kontrolle von Großprojekten (Auftragswert über 1 Million €), werden über Beauftragung durch den Bundesminister durchgeführt. Art und Umfang der Kontrolle sind vom Leiter der Internen Revision schriftlich fest zu halten. Über das Ergebnis ist dem Bundesminister zu berichten.
Durch die Kontrolltätigkeit darf die Interne Revision weder tatsächlich noch dem Anschein nach eine Vergabefunktion übernehmen oder Vergabeentscheidungen treffen.
Nach Möglichkeit ist die Revision eines Vergabeverfahrens durch denselben Prüfer, der zuvor überprüfend tätig war, zu vermeiden. Ist dies nicht zweckmäßig, muss in den Prüfbericht ein Hinweis auf die frühere Überprüfungstätigkeit aufgenommen werden.
Die Interne Revision hat dem Büro für Interne Angelegenheiten des Bundesministeriums für Finanzen die bei Revisionen vorgefundenen Risiken betreffend Korruptionsgefährdung durch Übermittlung des Revisionsberichtes bekannt zu geben.
Bei Erstellung des Jahresprüfplanes und beim Setzen der Prüfschwerpunkte innerhalb einer Revision ist auf die Informationen des Büros für Interne Angelegenheiten betreffend Gefährdungslandkarte, systembedingte Risken und andere Analyse- bzw. Ermittlungsergebnisse Bedacht zu nehmen.
Über Fragen der Zusammenarbeit und der Ergebnisrückmeldung haben vierteljährlich gemeinsame Besprechungen statt zu finden.
Wien, am 13. Dezember 2005
Der Bundesminister
Mag. Karl-Heinz Grasser
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