Eingebracht am 23.11.2016
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Entschließungsantrag
der Abgeordneten Ing. Lugar
Kolleginnen und Kollegen
betreffend „Reisekostenbürokratie“
Die Gruppe der Außendienstmitarbeiter war und ist eine überaus leistungsorientierte Gruppierung, deshalb ist es besonders unverständlich, dass gerade diese Gruppe der Systemerhalter, nicht zuletzt durch die Finanzbürokratie, Ziel von zahlreichen organisatorischen Hürden ist. Nicht zuletzt die Hinzurechnungsbeträge für Firmenfahrzeuge, welche auch privat genutzt werden dürfen, sorgen für ein hohes Frustrationspotenzial in dieser Gruppe von Arbeitnehmern. Auch andere bürokratische Mechanismen führen zu Unzufriedenheit und Unruhe.
Zum Beispiel wird im Bereich der Verkaufsabteilungen der Fahrzeughandelsbetriebe (insbesondere bei Nutzfahrzeughandelsbetrieben) zahlreiches Personal eingesetzt, welches hauptsächlich im Außendienst tätig ist. In den vergangenen Jahren kam es bereits zu erheblichen Verschlechterungen bei der Abrechnung von Reisekosten für die betroffenen Mitarbeiter.
War in der Vergangenheit der kollektivvertraglich festgesetzte Tages- bzw. Nächtigungssatz für Inlandsreisen bei den Reisekostenvergütungen steuerfrei, so wurde danach vom Finanzministerium eine Regelung in Kraft gesetzt, welche unabhängig vom kollektivvertraglich festgelegten Tagesgeldsatz lediglich einen Betrag bis zur Höhe von 26,40 Euro als steuerfrei festsetzt und beim Nächtigungsgeld 15,00 Euro pauschal vorsieht, wenn keine Hotelrechnung vorgelegt wird (§ 26 Z 4 EStG 1988).
Das BMF schreibt dazu auf seiner Website Folgendes:
„Bei Inlandsreisen steht ein Tagesgeld in Höhe von maximal 26,40 Euro zu. Dieser Betrag versteht sich für die Zeitspanne von 24 Stunden. Dauert eine Reise länger als drei Stunden, so kann für jede angefangene Stunde 1/12 (somit 2,20 Euro) gerechnet werden. Dauert eine Reise mehr als 11 Stunden an, erhält man bereits die volle Diät von 26,40 Euro.
Für die Nächtigung sieht das EStG einen Pauschalbetrag in Höhe von 15 Euro als Nächtigungsgeld (inkl. Frühstück) vor. Meist wird dieser Betrag nicht ausreichen. An Stelle des Pauschalbetrages können Sie immer die tatsächlichen Aufwendungen für die Übernachtung (inkl. Frühstück) geltend machen.“[1]
Beim Nächtigungsgeld wird vom BMF bezüglich Pauschalbetrag sogar explizit erwähnt: „Meist wird dieser Betrag nicht ausreichen.“
Auf www.help.gv.at findet man folgende Information zu Tagesgeldern: „Für die Verpflegung während einer Dienstreise stehen als Tagesgeld für 24 Stunden 26,40 Euro zu. Höhere Beträge können auch bei Nachweis nicht steuerfrei belassen bleiben, auch wenn ein arbeitsrechtlicher Anspruch darauf besteht.“[2]
Diese Regelungen wurden von Mitarbeitern zwar zur Kenntnis genommen, waren jedoch keineswegs motivierend für Personen, die im Außendienst tätig sind.
In weiterer Folge konnte festgestellt werden, dass entgegen der Erfahrungen der vergangenen Jahre die Reisebereitschaft von Mitarbeitern stark rückläufig ist. Waren vor Jahren noch Dienstreisen, welche sich über einige Tage hinauszogen (wie z.B. Roadshows, Messedienste, Akquisitionsreisen) motivierend und wurden zum Teil auch von den Mitarbeitern begrüßt und angestrebt, so ist dies mittlerweile weitgehend eine Seltenheit.
Um diese steuerfreien Beträge im Rahmen der Dienstreisen auch geltend machen zu können, müssen detaillierte Nachweise über eine Dienstreise vorliegen, es sind somit exakte Aufzeichnungen über den Tag der Reise, den Zeitpunkt der Abfahrt und Rückkehr sowie über Ziel, Ort und Zweck der Reise zu führen. Aus diesem Grund wurden von vielen Unternehmen Reisekostenberichte z.B. in Form einer Excel Tabelle erstellt, welche die unbedingt erforderlichen Angaben enthalten, die dann auch der GPLA-Prüfung standhalten.
Diese Vorgaben haben erhebliche Auswirkungen auf die Belastung der einzelnen Mitarbeiter und den damit verbundenen Zeitaufwand.
Hierzu ein Beispiel aus der Praxis anhand von Informationen eines Handelsunternehmens:
Ein Verkäufer, der sich überwiegend im Außendienst für das Unternehmen befindet, benötigt für die Abrechnung eines Monats 7 Stunden bei genauer Einhaltung der vorgegebenen Richtlinien unter Zuhilfenahme einer bereitgestellten Excel-Tabelle. Dem steht gegenüber, dass bei händischem Ausfüllen der Tabelle ein Zeitaufwand von 3,5 Stunden für einen Monat notwendig ist. Dies bedeutet, dass dieser Zeitaufwand von 3,5 Stunden auf 11 Monate (1 Monat Urlaub wurde abgezogen) hochgerechnet den Arbeitsaufwand von einer 1-Mann-Woche bedeutet. In der betreffenden Abteilung sind 8 Verkäufer tätig, sodass in diesem Fall für die Reisekostenabrechnung 8-Mann-Wochen bzw. 2-Mann-Monate pro Jahr anfallen. Dies ist nun lediglich der Aufwand einer Abteilung und es wurden nur die Mitarbeiter berücksichtigt, die überwiegend im Außendienst eingesetzt sind. Nicht mitgezählt wurden Mitarbeiter des Kundendienstes oder der administrativen Abteilungen.
Nachdem diese Reisekostenabrechnungen auch von den jeweiligen Verkaufsleitern (Abteilungsleitern) abgezeichnet werden müssen, stellt sich zugleich auch die Frage der Verantwortung dieser kontrollierenden Instanzen. Das heißt, es kommt noch zu der oben im Beispiel angeführten Berechnung der Zeitaufwand für die Kontrolle der Reisekostenberichte hinzu. Rechtlich bedenklich ist in diesem Fall, dass wenn im Zuge einer Überprüfung durch das Finanzamt Malversationen festgestellt werden, eventuell nicht nur der Dienstnehmer mit einem Steuerdelikt belastet werden könnte, sondern auch der Abteilungsleiter, dem man Beihilfe zum Delikt unterstellen könnte und nicht zuletzt der Unternehmer oder das Unternehmen selbst.
Betroffene Unternehmen und Mitarbeiter werden durch die momentane Rechtslage mit bürokratischen Hürden und erhöhtem Zeitaufwand konfrontiert und müssen davon so rasch wie möglich entlastet werden.
Die unterfertigenden Abgeordneten stellen daher folgenden
Entschließungsantrag:
Der Nationalrat wolle beschließen:
„Der Bundesminister für Finanzen wird aufgefordert, einen Gesetzesentwurf vorzulegen, der u.a. eine Anhebung der steuerfreien Beträge für Tagessätze und Nächtigungsgelder bei Dienstreisen, wesentliche Erleichterungen für Arbeitnehmer und -geber in Bezug auf den Nachweis der Reisekosten für Dienstreisen sowie eine rechtliche Klarstellung bezüglich der Stellung von kontrollierenden Instanzen (z.B. Abteilungsleiter) bei möglichen Malversationen in Bezug auf die Reiseabrechnungen beinhaltet.“
In formeller Hinsicht wird die Zuweisung an den Finanzausschuss vorgeschlagen.