1.

Leistungen der OE

%

Teilleistungen der OE   

%

 

Ausformulierung der Aufgaben

1.1

Leitungsaufgaben

 

 

70

 

 

Dienstaufsicht/

Management

 

 

 

 

 

 

Unmittelbare Führung von 14 MitarbeiterInnen;

Planung, Koordination und Kontrolle des Dienstbetriebes der Stabstelle;

Planung und Mitwirkung bei Personalmaßnahmen (z.B. AP-Beschreibungen, AP-Bewertungen)

Strategische Planung des personellen Einsatzes der MitarbeiterInnen der Abteilung sowie die Aufgabenverteilung und Prüfung der Auslastung;

Regelmäßige MitarbeiterInnen- und Teamarbeitsgespräche;

Vereinbarung von Leistungsvorgaben (Benchmarks) der MitarbeiterInnen;

Planung des Qualitätsmanagements;  

 

 

 

 

 

 

Leistungsumfang

 

 

 

 

 

 

R

E

 

 

 

 

Fachaufsicht

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Koordination der Aufgabenerfüllung

Sichtung von Eingangsstücken und Weiterleitung zur Bearbeitung;

Mitwirkung bei der Konzeption, Planungskoordination und Durchführung des Ausstellungs- und Veranstaltungswesens des Österreichischen Staatsarchivs;

Erarbeitung von Strategien zu Öffentlichkeitsarbeit und Koordinierung der öffentlichen Auftritte des ÖStA im Internet und sonstigen neuen Medien;

Koordinierung der Aufgaben im Zusammenhang mit den Benutzersälen;

Wöchentliches Jour Fix mit allen Mitarbeitern zur Erörterung und teamorientierten Lösung der anfallenden Aufgaben;

Festlegung der Aufgabenverteilung unter Beachtung des bestmöglichen Einsatzes der vorhandenen Ressourcen und Fähigkeiten mit dem Ziel einer strategischen Ressourcenbereitstellung;

Anpassung der Aufgabenverteilung an organisatorische Änderungen;

Festlegung von Projektplänen (Projektziele, Gestaltung der Projektabwicklung, Projektstrukturplan, Meilensteine sowie deren Terminplanung und Kontrolle der Termineinhaltung für Arbeitsaufträge;

Evaluierung der Aufgabenerfüllung im Hinblick auf Effizienz, Effektivität, Termintreue etc.

Arbeitsanleitung im Rückspracheweg mittels EB oder per E-Mail;

Fachliche Entscheidungen

Grundsatzentscheidungen bzw. Anleitung von MitarbeiterInnen;

Konzeption besonderer Einzelfälle sowie Ergebniskontrolle, Überarbeitung und Genehmigung von Arbeitsergebnissen und von Schriftstücken der MitarbeiterInnen

Umsetzung von Benutzer/Kundenwünschen;

 

 

 

 

 

 

 

Leistungsumfang

 

 

 

 

 

 

R

E

 

 

 

 

Leitungsassistenz

 

Wirkungsorientierung:

Jahresplanung und Koordination des Wirkungsorientierungs- bzw. Wirkungscontrollingkreislaufs für das ÖStA:

Planung, Kontrolle inkl. Evaluierung und Qualitätssicherung, Steuerung, Informationsbereitstellung und methodische Unterstützung;

 

 

1.2

Öffentlichkeitsarbeit/ Kommunikation

10

 

 

 

Erarbeitung von Veröffentlichungen im Rahmen der Publikationsstrategie des Österreichischen Staatsarchivs inklusive Sicherung der Finanzierungsgrundlagen;

Planung und Gestaltung der Homepage im Inter- als auch im Intranet und der Inhalte sonstiger sozialen Medien;

Organisatorische Betreuung der Lesesäle;

Kontaktaufnahme mit und Betreuung von Kultur- und Feuilleton-JournalistInnen sowie sonstigen Medienvertretern;

Sicherung der medialen Präsenz des ÖStA;

Konzeption, Organisation, Qualitätssicherung und Realisation von Ausstellungen und Begleitveranstaltungen, einschließlich deren Finanzierung.

Mitwirkung bei der Planung, Konzipierung und Organisation von Ausstellungen für andere in- und ausländische Veranstalter inklusive wissenschaftlicher Beratung bei der Auswahl der Ausstellungsobjekte etc.

Organisation von Fachtagungen und –kongressen und deren mediale Vermittlungsarbeit;

Kuratierung von Ausstellungen;

Planung und Steuerung der Redaktion der Mitteilungen des Österreichischen Staatsarchivs;

Betreuung einschließlich der Betreuung der Finanzierung sonstiger Fachpublikationen;

Erstellung und laufende Evidenthaltung der Benutzerordnung des Österreichischen Staatsarchivs unter Beachtung der einschlägigen Gesetze (IWG, Urheberrecht etc.);

Herausgabe von wissenschaftlichen Publikationen und Katalogen;

Kontaktaufnahme mit und Betreuung von Medienvertretern;

 

 

 

 

 

 

 

Leistungsumfang

 

 

 

 

 

 

R

E

 

1.3

Nutzung von Archivgut

10

Leihvertragsangelegenheiten

 

Administration der Leihvertragsangelegenheiten im Österreichischen Staatsarchiv;

Kontaktaufnahme mit anderen staatlichen Dienststellen, mit öffentlichen und privaten Institutionen des In- und Auslandes, welche als Leihnehmer auftreten;

Ständige Evaluierung und Anpassung der Abläufe im Leihvertragswesen;

 

 

 

 

 

Bibliotheksangelegenheiten

 

Koordinations- und Ansprechstelle zur Administrativen Bibliothek des BKA in Bibliotheksangelegenheiten;

Planung und Koordination des Lesesaaldienstes;

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.4

Sicherung von Archivgut

5

Restaurierung

 

Zeitliche und strategische Koordinierung der erforderlichen Restaurierungsmaßnahmen in enger Abstimmung mit den ArchivdirektorInnen;

Koordination anlassbezogener abteilungsübergreifender Restaurierarbeiten;

Administration der Restaurierwerkstätte;

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.5

Digitales Langzeitarchiv

5

 

 

Strategische und konzeptionelle Umsetzung und Weiterentwicklung des digitalen Langzeitarchivs des Bundes;

Vertretung des ÖStA bei nationalen und internationalen Digitalisierungsprojekten;

Kontakt mit nationalen, europäischen und internationalen Archiven bei der Planung von digitalen Langzeitarchiven;

Teilnahme an Fachtagungen und Seminaren zum Thema „digitales Langezeitarchiv“;

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Beurteilung des Arbeitsplatzes – 

    Anforderungen an den Arbeitsplatz

Die Zuordnung erfolgt durch den/die Vorgesetzte/n in Zusammenarbeit mit der/m MitarbeiterIn

 

 

Wissen

Optionale numerische

Zuordnung

Verbale Ausformulierung

Fachwissen

  

Abgeschlossenes Universitätsstudium

Ausgezeichnete Kenntnisse der Bestände des Österreichischen Staatsarchivs;

Solide wissenschaftliche Kenntnisse in Geschichte

Ausgezeichnete Kenntnisse im Bereich des Wirkungscontrollings;

Fundierte Kenntnisse der Öffentlichen Verwaltung und der einschlägigen Gesetze (IWG, BArchG etc);

Gute betriebswirtschaftliche Kenntnisse;

Solide Kenntnisse im Bereich der digitalen Langzeitarchivierung, des Bibliotheks- und Informationswesens;

Grundkenntnisse im Bereich der Restaurierung und Archivierung;

Mehrjährige Erfahrung in der Leitung einer größeren Organisationseinheit;

Fachwissen und praktische Erfahrung im Verwaltungsmanagement und im Organisationsrecht der staatlichen

Verwaltung sowie im Dienstrecht;

Ausgezeichnete EDV-Kenntnisse (Word, Excel, Power Point);

Fremdsprachen (Englisch, in Wort und Schrift);

 

Das Fachwissen des Aufgabenbereiches wird als ausgereift und speziell eingeschätzt.

 

Managementwissen

  

Ausgezeichnete Kenntnisse im Verwaltungs- und Archivmanagement insbesondere im Sinne des New Public Management;

Profunde Kenntnisse und Erfahrungen auf dem Gebiet des Projekt- und Wissensmanagements;

Fähigkeit zur Bewältigung von Verhandlungssituationen;

Fähigkeit zur rasche Einstellung auf neue Situationen und Mut zu Entscheidungen; Innovationsfähigkeit;

 

Präzise Ausdrucksweise, Überzeugungskraft, repräsentatives Auftreten;

Planung und Organisation von komplexen Aufgaben; spezielles Verhandlungsgeschick;

Selbstmanagement zur Bewältigung von Spitzenbelastungen; Teamfähigkeit;

Ressourcenplanung nach Optimierungsgrundsätzen zur Erreichung der Zielvorgaben;

Besondere Eignung zur Mitarbeiterführung;

Bei den strategischen Aufgabenstellungen ist besonderes Verhandlungsgeschick mit der Führungsebene und interministeriellen Vertretern erforderlich;

 

 

Das Managementwissen des Aufgabenbereiches wird als homogen  eingeschätzt.

 

Umgang mit Menschen

  

Interministerielle Sitzungen, Konferenzen, Besprechungen, Verhandlungen usw.

Führung der Abteilung  mit 21 MitarbeiterInnen;

 

Der Umgang mit Menschen wird als unentbehrlich eingeschätzt.

 

Denkleistung

 

 

Denkrahmen

  

Eigenständiges, präzises, logisches und innovatives Denken; Setzen von Prioritäten;

 

Der Denkrahmen wird als operativ-zielgesteuert bis strategisch orientiert eingeschätzt.

 

Denkanforderung

  

Selbständiges Aufgreifen von Problemkreisen und setzen von Prioritäten;

Teilaufgaben abgrenzen und Problemstellungen formulieren und Lösungswege aufzeigen;

Der Schwierigkeitsgrad von Problemlösungen ist durch die Anforderungen an einem Forscherbetrieb mit überaus heterogener Klientel durchaus unterschiedlich.

Festlegung der Ziele in Abstimmung mit der Generaldirektion und den AbteilungsleiterInnen

 

Die Denkanforderung wird von unterschiedlich bis adaptiv eingeschätzt.

 

Verantwortung

 

Dem Arbeitsplatz sind dienstlich und fachlich  übergeordnet:

Generaldirektor des Österreichischen Staatsarchivs

 

Dem Arbeitsplatz sind dienstlich und fachlich (ausgenommen jene MitarbeiterInnen, die in Bibliotheksangelegenheiten fachlich der AB des BKA unterstehen) untergeordnet:

3 A1/v1

8 A2/v2

8 A3/v3

1 A4/v4

1 h4

 

 

 

Orientierung an vorgegebenen strategischen Ressortzielsetzungen und den Vorgaben der Generaldirektion

 

Die Handlungsfreiheit wird als funktionsorientiert eingeschätzt.

 

Dimension monetär

  

keine

 

 

Dimension servicierte Stellen

  

Im Rahmen der BenutzerInnenbetreuung, der Anfragebeantwortungen und im Rahmen von Ausstellungen, sowie im interministeriellen Verkehr;

Ebenso bei Kooperationen mit anderen Institutionen und in nationalen und internationalen Projekten;

Alle Organisationseinheiten des ÖStA;

 

Die Dimension der servicierten Stellen wird als umfassend eingeschätzt.

 

Einfluss auf Endergebnisse

 

Entscheidungsbefugnis im Bereich der gesamten Stabstelle; Entwicklung und Umsetzung von neuen Angeboten für den Kundenkreis des ÖStA;

 

Der Einfluss auf das Endergebnis wird als entscheidend direkt eingeschätzt.

 

Belastbarkeit/Zusatz-

anforderung

verbale Ausformu-lierung

Große Belastbarkeit auch über längere Zeiträume; Ausdrucksfähigkeit; hohes Maß an Flexibilität; präzises Arbeiten auch unter großem Zeitdruck; Bereitschaft zur Weiterbildung und zur Leistung von Überstunden; Dienstreisebereitschaft;

 

 

3. Zusätzliche Leistungen / nicht Bestandteil des Arbeitsplatzes

Quantifizierung % / Jahr

Ausformulierung der Leistungen

Sonstige Leitungstätigkeiten

 

 

Lehrtätigkeiten

 

 

Systemerhaltende Tätigkeiten

 

 

Vertretungstätigkeit/

Gremien