377/J XXV. GP
Eingelangt am 09.01.2014
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ANFRAGE
der Abgeordneten Hagen
Kolleginnen und Kollegen
an den Bundesminister für Landesverteidigung und Sport
betreffend „Umsetzung der 599 Maßnahmen des Rechnungshofs“
Mit der Broschüre „Verwaltungsreform 2011“ veröffentlicht der Rechnungshof seine aktualisierten Vorschläge zur Verwaltungsreform, die alle auf konkreten Prüfungsfeststellungen basieren.
Laut Rechnungshof bietet dieser mit der nunmehr dritten Auflage des Positionspapiers „Verwaltungsreform 2011“ 599 Vorschläge zur Erhöhung der Effizienz, zur Verbesserung der Qualität der öffentlichen Verwaltung, zur Stärkung der Bürgernähe und damit zur Hebung von Einsparungspotenzialen.
Angesichts der aktuellen Schuldenkrise ist der Handlungsbedarf in der öffentlichen Verwaltung noch deutlicher geworden. Zur nachhaltigen Sicherung der öffentlichen Finanzen bedarf es umfassender Strukturreformen unter Einbeziehung der Gebietskörperschaften.
Vor diesem Hintergrund hat der Rechnungshof seinen Fokus bei den Prüfungen in den letzten Jahren auf Strukturreformen gerichtet und nunmehr das Positionspapier mit 599 Reformvorschlägen zu Sachbereichen (z.B. Gesundheit, Schulwesen, Förderungswesen, Sicherheit, Justiz) und allgemeinen Reformthemen (z.B. Aufgabenkritik, Straffung der Behördenorganisation, Reform der Finanzverfassung, Haushaltsrecht, Entlastung der Wirtschaft) aktualisiert.
Die konkreten Beispiele, die Vorschläge der Arbeitsgruppe „Verwaltung neu“ und die Prüfungsergebnisse des Rechnungshofes zeigen anschaulich die Ineffizienzen im derzeitigen föderalen Verwaltungssystem, die Optimierungspotenziale und den dringenden Handlungsbedarf.
Bezugnehmend hierauf stellen die unterzeichneten Abgeordneten daher an den Bundesminister für Landesverteidigung und Sport folgende
Anfrage:
Bitte geben Sie für die nachstehend angeführten Maßnahmen des Rechnungshofes an, ob diese umgesetzt wurden und wenn ja, in welcher Art und Weise. Bei Nichtumsetzung begründen Sie bitte, weshalb die jeweiligen Maßnahmen nicht umgesetzt wurden. Bitte um eine übersichtliche, tabellarische Darstellung der aufgeschlüsselten Maßnahmen samt deren Umsetzung bzw. Nichtumsetzung mit Begründung.
1. Verwaltungsreform Bund; Personalabbau, Aufgaben– und Prozesskritik
Begleitung des Personalabbaus durch eine Aufgaben– und Prozesskritik in den einzelnen Ressorts
2. Aufgabenkritik; Bundesheer
Überprüfung des im Hinblick auf die Zielsetzung nicht adäquaten Assistenzeinsatzes im Grenzgebiet
3. Aufgabenabstimmung; Personal– und Ressourceneinsatz
Nutzung von Synergieeffekten durch verbesserte Koordination aller Institutionen/Dienststellen hinsichtlich des Personaleinsatzes als auch durch Zusammenlegung von Büroräumlichkeiten (festgestellt am Beispiel Ständige Vertretung Österreichs bei der EU)
4. Abschätzung der Kosten und Wirkungen von rechtsetzenden Maßnahmen
Strikte Einhaltung der Kalkulationsverpflichtung der finanziellen Auswirkungen rechtsetzender Maßnahmen gemäß § 14 BHG, gegen die wiederholt und fortlaufend verstoßen wird
5. Umsetzung von Reformprojekten; (fiskale) Nachhaltigkeit
Durchführung von Nachhaltigkeitsprüfungen bei der Umsetzung großer Reformen und finanziell aufwendiger Projekte (z.B. Steuerreformen, Pensionsreformen, Reformen des Gesundheitswesens, Ausgestaltung von Förderungen, Raumordnungsentscheidungen)
6. EU–Richtlinien; gesamtstaatliche Umsetzung
Abstimmung der legistischen Arbeiten zur zeitgerechten gesamtstaatlichen Umsetzung von EU–Richtlinien (festgestellt am Beispiel der Umsetzung der EU–Dienstleistungsrichtlinie)
7. Behördenorganisation
a. Überprüfung der Zweckmäßigkeit der SIVBEG (Strategische Immobilien Verwertungs–, Beratungs– und Entwicklungsgesellschaft m.b.H.) bzw. Sicherstellung von deren Kapazitätsauslastung
b. Evaluierung der Organisationsform der Heeresbild- und Filmstelle als nachgeordnete Dienststelle des BMLVS im Hinblick auf Alternativlösungen
8. Ausgliederungen
a. Detaillierte Umfeldanalyse vor Durchführung einer Ausgliederung durch die Erstellung alternativer Modelle (Abwägung der Vor– und Nachteile), die Prüfung zukünftiger Marktchancen (Businesspläne) und die Festlegung realistischer Ausgliederungsziele; Einsparungs– und Synergiepotenziale sind zu erheben, Controllinginstrumente sind vorzusehen
b. Vorgabe strategischer Ziele für ausgegliederte Einrichtungen, möglichst frühzeitige Erstellung von Unternehmenskonzepten, Festlegung von Leistungsindikatoren, längerfristige Zielverfolgung und Evaluierung (festgestellt an Beispielen Stadtwerke Klagenfurt AG, Innsbrucker Kommunalbetriebe AG, Stadtwerke Hohenems GmbH)
c. Kritische Betrachtung von Ausgliederungen als “Allheilmittel” einer ineffizienten Verwaltung und als ausschließliches Instrument der Personalbewirtschaftung; Evaluierung insbesondere bei Übertragung hoheitlicher Aufgaben auf private Rechtsträger (am Beispiel der Insolvenz–Entgeltsicherung); Gegenüberstellung der Kostensituation mit und ohne Ausgliederung als Entscheidungsgrundlage
d. Evaluierung der Tätigkeit von ausgegliederten Gesellschaften; Prüfung der Vor– und Nachteile einer Umstrukturierung oder Wiedereingliederung der Aufgaben in die Stadtverwaltung (festgestellt z.B. bei City Management Mödling GmbH, via donau)
e. Keine Ausgliederung, wenn als einziger Effekt graue Finanzschulden begründet werden, die mit Mehrkosten für Schuldentilgung sowie für Personal und Verwaltung verbunden sind (festgestellt an den Beispielen Stadt Krems: Übertragung der bebauten Liegenschaften; Stadt Hohenems: Auslagerung der Wasserversorgung und Abwasserbeseitigung)
f. Ausschöpfung aller Möglichkeiten zur Ergebnisverbesserung vor der Veräußerung von staatseigenen Unternehmen (festgestellt für BUWOG)
g. Kritische Beleuchtung der Beschränkung der parlamentarischen Kontrolle als Wesensmerkmal von (auch gelungenen) Ausgliederungen
h. Einschränkung der Kollektivvertragsfähigkeit ausgegliederter Einrichtungen, die zu einer immer schwerer überschaubaren Vielzahl unterschiedlicher dienst– und besoldungsrechtlicher Regelungen bei Bundeseinrichtungen führt
i. Vermeidung von Kollektivverträgen oder Betriebsvereinbarungen, die eine Flexibilität des Einsatzes der Dienstnehmer und den Abbau von Mehrleistungen behindern (am Beispiel Vereinigte Bühnen Graz)
j. Transparente Besetzung der Geschäftsleitung öffentlicher Unternehmen und Offenlegung ihrer Vergütungen
k. Vermeidung hoher Kosten für die Leitungsorgane nach Ausgliederungen durch stärkere Bedachtnahme auf angemessene Relation zu den Bezügen der leitenden Bundesbeamten bzw. der Ressortleiter (festgestellt z.B. für Statistik Austria, ÖBB Immobilienmanagement GmbH, BBG)
l. Erreichung einer tatsächlichen Personaleinsparung durch Verwendung der im Ressort verbliebenen Mitarbeiter auf freien Planstellen (festgestellt für Buchhaltungsbedienstete nach Ausgliederung der Buchhaltungsagentur); mangelnde Nachvollziehbarkeit der Reduktion bei den verbliebenen Mitarbeitern (festgestellt für die Austrian Development Agency)
9. Projektmanagement bei Bund–Länder–Projekten
Durchführung komplexer gebietskörperschaftenübergreifender Projekte: Festlegung der Verantwortlichkeiten bei Projektstart; koordinierte Vorgehensweise (z.B. durch ein Bund–Länder–Gremium); Einrichtung von Entscheidungsmechanismen bei Meinungsverschiedenheiten (festgestellt am Beispiel der Umsetzung der EU–Dienstleistungsrichtlinie)
10. Leistungsverrechnung; Transparenz, nachvollziehbare Grundlagen
Entwicklung transparenter und nachvollziehbarer Berechnungsgrundlagen für die Verrechnung von Leistungen bzw. die Kostentragung auf Basis von Vollkostenrechnungen (am Beispiel Buchhaltungsagentur, Statistik Austria, AGES, Heeresbild– und Filmstelle, Elektronisches Datenmanagement in der Abfallwirtschaft, Kosten der Gemeindeverbände); periodische Ermittlung der Leistungszeiten sowie Ermittlung und Ausschöpfung bestehender Potenziale für Produktivitätssteigerungen (Buchhaltungsagentur)
11. Wirkungsorientierung
a. Konkretisierung von politischen Vorgaben (Durchführung einer Infrastrukturoffensive, Setzung klimarelevanter Maßnahmen) gemeinsam mit der Verwaltung durch Definition konkreter, quantifizierbarer und nachvollziehbarer Ziele
b. Formulierung von Strategien als Basis für zukünftige Schwerpunktbildungen und zur späteren Evaluierung der Tätigkeiten; Festlegung von Parametern zur Beurteilung der Aktivitäten (festgestellt für die Forstdienste in den Ländern bezüglich Aufgabenerfüllung und Organisation, die Bundesimmobilienverwaltung bezüglich Bewirtschaftung der Bestände und Verwertung der Objekte)
c. Festlegung flächendeckender Wirkungsziele und darauf aufbauender, konkreter Zielsetzungen mit messbaren Indikatoren zur besseren Beurteilung der mit einer Leistung erzielten Wirkung sowie der Treffsicherheit (festgestellt für familienbezogene Leistungen und Personalaufstockung AMS)
12. Wirkungsorientierung
a. Formulierung von zu erreichenden Zielen bei Organisationsänderungen und Ableitung konkreter messbarer operativer Wirkungsziele aus den strategischen Zielen (festgestellt für Bundespressedienst)
13. Wirkungsevaluierung
a. Evaluierung der Wirkungen von Werbemaßnahmen und Inseraten, Medienkooperationen und redaktionellen Beiträgen (festgestellt für Bundespressedienst)
b. Festlegung eindeutiger Begriffsdefinitionen, um im Rahmen der wirkungsorientierten Verwaltungsführung die Vergleichbarkeit von Auswertungen und Evaluierungen zu gewährleisten (festgestellt für Bekämpfung der Jugendarbeitslosigkeit)
c. Festlegung von konkreten Vorgaben für die Wirkungen von Präventionsmaßnahmen, um eine aussagekräftige Erfolgskontrolle zu ermöglichen; Aufbau eines dementsprechenden Berichtswesens
14. Leistungsnachweise; Berichtswesen
Je Bundesministerium oder Politikfeld jährliche Vorlage eines Leistungsnachweises mit steuerungsrelevanten Daten und Zielsetzungen an den Nationalrat bzw. an die Landtage
15. Steuerungsinstrumente; Berichtswesen
Erarbeitung von entsprechenden Steuerungs- und Kontrollinstrumenten (z.B. Projektfortschrittsberichte) und aussagekräftigen Reportingsystemen (festgestellt z.B. für via Donau, Marchfeldschlösser Revitalisierungs- und Betriebsgesellschaft m.b.H., Liegenschaftstransaktionen der Bundesforste, Universitätscontrolling)
16. Best–Practice–Modelle
Erarbeitung von Best–Practice–Modellen unter Einbeziehung der Kosteneffizienz (festgestellt bei der Bekämpfung der Arbeitslosigkeit von jungen Erwachsenen)
17. Kosten– und Leistungsrechnung
18. Einsatz einer aussagekräftigen Kosten– und Leistungsrechnung und Nutzung zur Verwaltungssteuerung und zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit, Ausweitung auf nachgeordnete Dienststellen (festgestellt z.B. für Buchhaltungsagentur, Bundesamt für Verfassungsschutz und Terrorismusbekämpfung, AGES, Universität Wien und andere Universitäten, Heeresbild- und Filmstelle, Geologische Bundesanstalt, "Volkstheater" Gesellschaft m.b.H, WAFF, Wetterdienste und Forstdienste in den Ländern, Unfalluntersuchungsstelle des Bundes)
19. Kostencontrolling
Zuordnung der IT–Kosten zu den einzelnen IT–Leistungen, um diese steuern zu können; Verrechnung nach messbaren Leistungsparametern (festgestellt bei der Vergabe von Kursmaßnahmen durch das Arbeitsmarktservice)
20. Controlling
a. Erweiterung bestehender Kennzahlensysteme um Kennzahlen im Personalbereich und um Leistungs– und Wirkungskennzahlen, Aufbau eines Personal– und Leistungscontrolling, Zuordnung von Personalressourcen zu Leistungen, Führung von Statistiken (zuletzt festgestellt z.B. für den Wachkörper des BMI, Buchhaltungsagentur, Botschaften, Statistik Austria, Bundesanstalt für Verkehr)
b. Schaffung von Steuerungs- und Planungskennzahlen (festgestellt für Schüler- und Lehrlingsfreifahrten)
c. Führung zeitnaher Controllinggespräche über die Einsparungen und die mit Umbuchungen verbundenen hohen Kosten mit den Ressorts, Abstimmung zwischen dem BKA und der Bundesbeschaffung GmbH
d. Einrichtung eines Projektcontrolling zur Setzung gegensteuernder Maßnahmen bei festgestellten Abweichungen bereits während der Projektlaufzeit (festgestellt am Beispiel Bregenz Tourismus & Stadtmarketing GmbH)
21. Internes Kontrollsystem; Risikomanagement
a. Ziffernmäßige Risikobewertung wesentlicher Prozesse bei der Einführung eines Internen Kontrollsystems (festgestellt am Beispiel Bundesbeschaffung GmbH); systematische Integration der Ergebnisse des neu eingeführten Risikomanagementsystems in den Planungsprozess; bessere analytische Herleitung der Berechnungen und Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse (festgestellt für ORF)
b. Einrichtung eines umfassenden und entsprechend dokumentierten Internen Kontrollsystems mit Risikoidentifikation, –bewertung und –managementstrategie in ausgegliederten Unternehmen (festgestellt am Beispiel Bregenz Tourismus & Stadtmarketing GmbH, Marchfeldschlösser); Überprüfung in periodischen Abständen und gegebenenfalls Aktualisierung (Schloss Esterhazy–Management Ges m.b.h.)
22. Organisation; interne Kontrolle
Verbesserung der internen Kontrolle durch Trennung von Außen- und Innendienst und durch Einführung des Rotationsprinzips in der Gebietszuteilung (festgestellt für FLAF–Mittel für Schüler– und Lehrlingsfreifahrten)
23. Dienstrechtsreform
a. Erarbeitung eines modernen und leistungsorientierten Dienst– und Besoldungsrechts; NÖ LBG in weiten Bereichen als Referenzmodell (Abstrahierung der Arbeitsplatzanforderungen, Abkehr vom reinen Vorbildungsprinzip, vollständiger Entfall aller Zulagen und weitgehender Entfall der Nebengebühren, wesentliche Aspekte eines modernen leistungsorientierten Personalwesens)
b. Schaffung einer landesgesetzlichen Regelung für das Dienstrecht der Vertragsbediensteten (am Beispiel Salzburg); Schaffung einer einheitlichen Rechtsgrundlage für Vertragsbedienstete in Städten mit eigenem Statut (am Beispiel der Stadt Steyr)
c. Auszahlung von Kostenersätzen nur bei Vorliegen rechtlicher Grundlagen
24. Personalplanung, Personalverwaltung, Entlohnung
a. Aktualisierung der Stellenpläne für die Budgeterstellung auf Basis des tatsächlichen Personalbedarfs; Ergänzung durch weitere Instrumente der Personalplanung, z.B. durch ein Personalinformationssystem zur Gewinnung von Steuerungsinformationen (festgestellt z.B. für Baden und Steyr)
b. Intensivieren des Erfahrungsaustausches zwischen den Ländern über die Personalausstattung unter Ansatz von qualitativen und quantitativen Elementen der Aufgabenerfüllung
c. Versetzungen anstatt Dienstzuteilungen bei einem nicht nur vorübergehend bestehenden Personalbedarf (festgestellt für BMI und Landespolizeikommando Wien)
d. Entscheidung über die Pragmatisierung von Vertragsbediensteten binnen fünf Jahren; Festlegung einer Altersgrenze von 40 Jahren für die Übernahme von Vertragsbediensteten in das öffentlich–rechtliche Dienstverhältnis (zuletzt festgestellt für Wien)
e. Stärkere Flexibilisierung im Personalbereich durch Übertragung eines größeren Handlungsspielraums in Teilbereichen des Personalmanagements an die Flexieinheiten
f. Erstellung von Richtlinien für Verfahren zur Stellenbesetzung im kommunalen Bereich (festgestellt für Baden und Mödling)
g. Erstellung von Personalentwicklungsplänen mit strategischen Zielwerten, Schulungs– und Ausbildungskonzepten, Bildungsdatenbanken, Bildungscontrolling (festgestellt z.B. für Statistik Austria, Städte Mödling, Baden und Steyr); Führung regelmäßiger Mitarbeitergespräche (festgestellt für Botschaft Lissabon)
h. Festschreibung des Fortbildungsausmaßes und der Fortbildungsstandards als Maßnahme der Qualitätssicherung (festgestellt für Jugendwohlfahrt in Kärnten)
i. Festlegung von qualitativen und quantitativen Messgrößen in Zielvereinbarungen mit den Führungskräften (festgestellt für Finanzverwaltung)
j. Kürzung des Ausmaßes an Mehrdienstleistungen im Wege einer Vorgabe im Bundesfinanzgesetz; Evaluierung der Struktur und Verteilung der Überstunden sowie Reduktion der Überstunden und Neuordnung der Zeitwirtschaft (festgestellt z.B. für die Stadt Steyr)
k. Straffung und Vereinfachung der Nebengebühren durch Zusammenfassung aller zu einem Anspruchsgrund vorliegenden Nebengebühren zu einem einzigen Nebengebührenarbeitstitel, Zuordnung zu einer einzigen Nebengebührenkategorie und einheitliche Besteuerung; Zusammenfassung aller Nebengebührenarbeitstitel zu gleichen Arbeitsumfeldern (Berufsbilder)
l. Neuregelung des Fahrtkostenzuschusses auf Bundesebene auch für bestehende Fahrtkostenzuschüsse; Schaffung eines Optionsrechts; Überprüfung der niederösterreichischen und steirischen Regelung im Hinblick auf die vergleichbaren Bundesregelungen
m. Ruhen der pauschalierten Nebengebühren bereits ab dem Ende einer einmonatigen Abwesenheit wegen Krankheit bis zum Wiederantritt des Dienstes
n. Beschränkung außerordentlicher Beförderungen auf Ausnahmefälle (zuletzt festgestellt für die Stadt Steyr)
o. Prüfung der Angemessenheit der Vergütung für Nebentätigkeiten (z.B. am gerichtsmedizinischen Institut Uni Innsbruck); keine gleichzeitige Vereinbarung von Dienst– und Werkverträgen für dienstliche Obliegenheiten (z.B. für Pflegegeldbegutachtungen in Wien, bei BVA); Einhaltung der Meldebestimmungen von Nebenbeschäftigungen (ZAMG)
p. Entfall der Bezugsfortzahlung von Beamten bei ungerechtfertigter Abwesenheit vom Dienst (Erarbeitung einer Novelle zum Gehaltsgesetz)
25. Auslandsverwendungen; Übersiedlungskosten
a. Reduzierung der Übersiedlungskosten (festgestellt für BMeiA bzw. für Auslandsschulwesen)
b. Anpassung der Auslandsbesoldung bei Änderung des Mittelpunkts der Lebensinteressen (festgestellt für Auslandsschulwesen)
c. Ausgewogenere Gestaltung des Bewertungsschemas für die Bemessung von Wohnkostenzuschüssen; Überprüfung der gesetzeskonformen Gewährung von Wohnkostenzuschüssen bei Auslandsverwendungen
26. Pensionsleistungen
a. Reform der Pensionssysteme der Landesbeamten; Angleichung an das Allgemeine Pensionsgesetz (APG) mit Pensionskonto; Parallelrechnung von Kontopension nach APG und landesspezifischer Pension
b. Entfall der Pensionszuschläge bei Überschreitung der gesetzlich vorgesehenen Gesamtdienstzeit; statt dessen Bonifikation über den Steigerungsbetrag (zuletzt festgestellt für Wien)
c. Reform des Systems der Gemeindebeamtenpensionen durch Übernahme des Pensionsmodells des Allgemeinen Pensionsgesetzes (APG), Abschaffung der Altersbeihilfe für Vertragsbedienstete, Reduktion der Dienstposten in der höchsten Dienstklasse (festgestellt für Stadt Salzburg)
d. Entfall der abschlagsfreien "Hacklerregelung" sowie Erhöhung der Abschläge für Korridorpensionen auch für Jahrgänge vor 1954
27. Vorruhestandsmodelle
a. Keine gleichzeitige Aufnahme von zusätzlichen Mitarbeitern und Anwendung von Vorruhestandsmodellen (festgestellt für AGES)
b. Ruhestandsversetzung aufgrund von Dienstunfähigkeit bei Landeslehrerbeamten nur nach genauer Prüfung jedes Einzelfalls (zuletzt festgestellt für Tirol, Vorarlberg und Wien)
28. Interne Revision
a. Stärkung der Internen Revisionen und Überarbeitung der gesetzlichen Grundlagen für die Revisionseinrichtungen des Bundes, Schaffung eines eigenen Revisionsgesetzes des Bundes
b. Effektive Verankerung der Internen Revision und Einrichtung bei der Organisationsleitung; Beauftragung der Prüfungen durch die Gesamtleitung; keine operative Einbindung der Internen Revision in strategische und operative Projekte; Trennung von Controlling und Kontrolle
c. Schließung von revisionsfreien Räumen insbesondere in kleinen und mittleren ausgegliederten Organisationseinheiten und bei Universitäten; Prüfungen der Internen Revision auch im Bereich der nachgeordneten Dienststellen (z.B. bei Landesschulräten); Ausstattung der Konzernrevision mit genereller Zuständigkeit für Tochterunternehmen
d. Einrichtung der Internen Revision (IR) mit angemessenen Prüfungsressourcen, Entlastung von revisionsfremden Aufgaben; Ernennung und Entlassung des Leiters der IR durch den Aufsichtsrat; Beachtung der Empfehlungen der IR
e. Erarbeitung eines Strategiekonzepts und eines Organisationshandbuchs; Definition von Prüfungsschwerpunkten; Erstellung eines jährlichen Prüfungsplans
29. Leistungskontrolle; Wirkung
Verbesserung der Kontrolle durch unangemeldete Nachprüfungen an Ort und Stelle bei den Vertragspartnern (festgestellt für FLAF–Mittel für Schüler– und Lehrlingsfreifahrten)
30. Kosten der Kontrolle; EU–Kontrollverfahren
Kosten-Nutzen-Überlegung für Kontrollschritte
31. Abwicklung IT–Projekte
a. Bei großen IT–Projekten Projektgenehmigung auf Grundlage der gesamten zu erwartenden Projektkosten, Einrichtung eines angemessenen Projektcontrolling, begleitendes Monitoring der angestrebten Einsparungen, Berücksichtigung aller Teilprojekte in Machbarkeitsstudien, Festlegung der technischen und vertraglichen Spezifikationen in der Ausschreibung (festgestellt am Beispiel IT–Projekt Personalmanagement NEU)
b. Aktenmäßige Dokumentation der Genehmigung von Projektbudgets iSd Nachvollziehbarkeit und Transparenz (festgestellt für IT–Projekt PBCT Planung, Budgetierung und Controlling)
c. Planung und Budgetierung der internen Personalkosten, Erfassung im Projektcontrolling (festgestellt für IT–Projekt PBCT Planung, Budgetierung und Controlling)
d. Produktneutrale Interessentensuche bei Auswahl und Anschaffung von Spezialsoftware im Rahmen des zweistufigen Verhandlungsverfahrens; Sicherstellung der Kompatibilität und Einbindung in die bestehenden IT–Systeme in den Ausschreibungsbedingungen und Berücksichtigung in der Angebotsbewertung (festgestellt für IT–Projekt PBCT Planung, Budgetierung und Controlling)
e. Vereinfachung der komplexen Systemarchitektur; damit Senkung der Betriebskosten (festgestellt für IT–Projekt PBCT Planung, Budgetierung und Controlling)
32. ELAK; Optimierung und Weiterentwicklung
Überarbeitung verschiedener Funktionen zur Reduktion der Kosten bei Qualitätssicherung, bei Wartung, bei Zertifizierung und Releasewechsel; Berücksichtigung der Optimierung der Arbeitsabläufe bei künftigen Projekten
33. IT- Unterstützung
a. Erarbeitung eines geeigneten IT- unterstützten Instrumentariums zur Verbesserung der statistischen Auswertungen und der Evaluierungen (festgestellt im Bereich der besonderen Ermittlungsmaßnahmen/Überwachung der Telekommunikation)
b. Abstimmung des Bundes und der Länder beim Aufbau von Internet-Portalen zur Vermeidung kostenintensiver Parallelstrukturen (festgestellt für "Unternehmensserviceportal" des Bundes und "Einheitlicher Ansprechpartner–Portale" der Länder); einheitliche Umsetzung der elektronischen Leistungskataloge (ELKAT) nach dem vorliegenden ELKAT–Konzept, um den Informationsaustausch zwischen Verwaltungseinheiten des Bundes und der Länder zu verbessern
c. Festlegung der IT-Zugriffsrechte der Mitarbeiter im Vorhinein im Rahmen der Aufgabendefinition
34. Datensicherheit
a. Verschlüsselung in der Datenübertragung, weil die Übertragung personenbezogener Daten hohe Sicherheitsvorkehrungen erfordert (festgestellt am Beispiel IT–Projekt Personalmanagement NEU)
35. Bürokratieabbau und Vorschriftenvereinfachung
Abbau von bürokratischen Vorgaben, Vereinfachung komplexer oder überholter Vorschriften (z.B. Richtlinien für die Inventar– und Materialverwaltung des Bundes) sowie Straffung und Vereinheitlichung der Verwaltungsabläufe
36. Dienstreisemanagement
Zentrale Organisation und intensivere Nutzung des Angebots der Bundesbeschaffung GmbH für Dienstreisen; Nutzung des Booking–Tools auch von nachgeordneten Dienststellen; Abbau von Doppelgleisigkeiten in der Reiseadministration
37. Beschaffungen; Eigen– und Fremdleistungen
Verringerung des internen Verwaltungsaufwands durch intensivere Nutzung zentraler Serviceeinrichtungen und Prozessoptimierung (festgestellt für Beschaffungen im Bundesbereich)
38. Kanzleien
Nutzung von Personaleinsparungsmöglichkeiten durch neue technologische Entwicklungen (insbesondere ELAK–Einführung); Anpassung an die veränderten Rahmenbedingungen durch neue Organisationsmodelle (z.B. Schaffung von Teamassistenzen; Errichtung von Gebäudekanzleien; organisatorische und räumliche Zusammenführung von Kanzleiaufgaben)
39. Immobilienbewirtschaftung
Umfassendes Facility Management; Optimierung der Gebäude– und Liegenschaftsverwaltung (mehrjährige Investitionsplanung, Ausstattungsrichtlinien) (zuletzt festgestellt am Beispiel der Österreichischen Vertretungen in Belgrad, Budapest und Buenos Aires)
40. Bürogebäude; Nutzung
Überarbeitung des Raumordnungskonzepts zur Reduktion der Mietfläche nach einer Unternehmenszusammenlegung (zuletzt festgestellt bei der Austria Wirtschaftsservice GmbH)
41. Dienstkraftfahrzeuge
Reduzierung des Personaleinsatzes und der Dienstkraftfahrzeuge durch Bündelung von Ressourcen in ressortübergreifendem Fahrzeugpool (sowie ressortinternem Fahrzeugpool im BMI) mit einheitlicher Regelung der Nutzungsberechtigung sowie der Kostenabgeltung
42. Inventarverwaltung
Einsatz integrierter IT–Lösungen für die sichere, vollständige und tagesaktuelle Erfassung von Inventargegenständen, Schutz vor Vermögensverlusten (festgestellt zuletzt am Beispiel Landesmuseen)
43. Vereinheitlichung Datenverarbeitungssysteme
Verwendung einheitlicher Datenverarbeitungssysteme (festgestellt für OÖ am Beispiel der Sozialhilfe)
44. Bürgerorientierung; Verwaltungsvereinfachung
Verbesserung des Bürgerservice durch Installierung eines ausgelagerten Call Centers (telefonische Auskunftserteilung, Terminvergaben) (festgestellt für die österreichischen Vertretungen in Belgrad, Budapest und Buenos Aires)
Zusammenfassende Darstellung der Zuständigkeiten der Abteilungen der Landesregierungen in vom Bürger besonders nachgefragten Themenbereichen auf der Website (am Beispiel Arbeitsmarktpolitik OÖ)
Stärkere Bürgerorientierung durch Zugriff auf bereits vielfach elektronisch verfügbare oder von anderen Stellen erhobene Daten (z.B. Wohnsitz- oder Einkommensdaten - festgestellt für familienbezogene Leistungen)
45. Entlastung der Wirtschaft; Statistik
Entlastung auskunftspflichtiger Unternehmen und Einzelpersonen durch stärkere Nutzung von Verwaltungsdaten zur Erstellung von amtlichen Statistiken
46. Vergabe
a. Dokumentation des Verfahrens und der Einhaltung der Bestimmungen des Vergabegesetzes; Einholung von Vergleichsangeboten auch bei Auftragsvergaben unterhalb der Grenzen des Vergabegesetzes
b. Dokumentation der Analyse und Beurteilung von Angeboten auch bei Vergabeverfahren mit nur einem Bieter
c. Manipulationssichere Dokumentation des Vergabeverfahrens (festgestellt bei der Vergabe von Kursmaßnahmen durch das Arbeitsmarktservice)
d. Erarbeitung einer Vergabestrategie; einfache interne Abwicklung der Vergaben, um den Anteil an Wettbewerbsverfahren zu erhöhen (festgestellt für die Landesgeschäftsstellen des Arbeitsmarktservice)
e. Einholung von Vergleichsangeboten für Dienstleistungen (zuletzt festgestellt für Stadtwärme Lienz GmbH), externe Planungsleistungen (für Stadtgemeinde Klosterneuburg), Speditionsleistungen (für BMeiA), Berater– und Sachverständigenleistungen (für ÖBB–Immobilienmanagement GmbH)
f. Umfassende Planung von Vergaben im Rahmen von komplexen Vorhaben, um spätere Zusatzaufträge, Mehraufwendungen oder Zeitverzögerungen zu vermeiden (festgestellt für Webrelaunch Parlament)
g. Einbeziehung der Life Cycle Costs (Anschaffungskosten, Betriebs–, Wartungs- und Entsorgungskosten) in die Vergabeentscheidung (festgestellt für Grazer Verkehrsbetriebe)
47. Ausschreibungen
a. Vor-/Ausschreibung/Ausarbeitung konkreter Vorgaben zur Festlegung von Anforderungen und Nutzen für den beabsichtigten Einsatzzweck
b. Offenlegung von Gestaltungs- und Ausführungsvorstellungen des Auftraggebers in den Ausschreibungsbedingungen und Berücksichtigung bei der Bewertung der Angebote (am Beispiel Infrastruktur am Militärflugplatz Zeltweg)
48. Kosten der Beschaffung
Sicherstellung eines effizienten Beschaffungsprozesses durch Erhebung und Evaluierung der Kosten der Beschaffung anhand von Kennzahlen (festgestellt für Kursmaßnahmen des Arbeitsmarktservice)
49. Auftragsabwicklung
a. Einheitliche Systematik für Angebotslegung und Abrechnung von Leistungen im Sinne der Kompatibilität von Angebot und Abrechnung (festgestellt für ÖBB–Infrastruktur AG)
b. Keine Vergütung von nicht erbrachten Teilleistungen (am Beispiel Infrastruktur am Militärflugplatz Zeltweg)
c. Vergabe von öffentlichen Bauvorhaben
d. Ausreichende Maßnahmen zur Einhaltung der unternehmensinternen Vergaberichtlinien und gesetzlichen Bestimmungen (am Beispiel Flughafen Wien)
e. Bedachtnahme auf hohen Detaillierungsgrad und hohe Qualität der Planungen zur Vermeidung von Umplanungen; Bestätigung der Ausschreibungsreife der Planung von den Projektbeteiligten vor Versendung der Ausschreibungen; Ausschreiben von Ausführungsleistungen erst nach Fertigstellung der Ausführungsplanung
f. Festlegung aller wesentlichen Positionen in der Ausschreibung; Bedachtnahme auf spekulative Preisgestaltung bei Abwicklung und Abrechnung dieser Positionen; Nennung sämtlicher für die Kalkulation und Preisbildung relevanter Grundlagen bei Ausschreibungen und Berücksichtigung bei der Angebotsprüfung
g. Trennung von Planung, Bauaufsicht und begleitender Kontrolle zur frühzeitigen Erkennung von Fehlern; Trennung der bauherrnimmanenten Aufgabenbereiche (Kosten– und Terminmanagement) von Leistungen des Generalplaners, der Örtlichen Bauaufsicht und der Kontrollorgane; keine Vergabe der Aufgaben des Baustellenkoordinators an den Auftragnehmer der Bauleistungen; Trennung zwischen operationaler bzw. beratender und entscheidender Funktion; keine Annahme von unentgeltlichen Leistungen durch bereits operative Leistungen erbringende Konsulenten; Vermeidung eines funktionalen Interessenkonflikts
h. Wahrung des Vier–Augen–Prinzips bereits bei der Beauftragung; Überpüfung von Verflechtungen zwischen den Auftragnehmern, die der Zielsetzung des Vier–Augen–Prinzips entgegenstehen; Sicherstellung einer funktionierenden und unabhängigen Kontrolle durch die Örtliche Bauaufsicht
i. Nachvollziehbare Dokumentation der Ergebnisse externer Beauftragungen
j. Vergütung von Leistungen nur auf Basis ausreichender Dokumentation (am Beispiel Flughafen Wien)
k. Regelmäßige Kontrolle der vertraglich vereinbarten Qualitätsanforderungen über die gesamte Vertragsdauer bis zur Übernahme; routinemäßige Prüfung beabsichtigter Abweichungen vom Ausführungskonzept auf deren Kostenrelevanz
l. Prüfung, Genehmigung und Beauftragung von Inhalt und Preis bei zusätzlich erforderlichen Leistungen oder Leistungsänderungen vor Ausführung; unverzügliche Zurückweisung von unvollständigen und/oder unprüfbar vorgelegten Zusatzangeboten (am Beispiel Wasserverband Millstätter See)
m. Vertragliche Regelungen zur Bearbeitungsdauer von Nachträgen und Überwachung ihrer Einhaltung (am Beispiel Flughafen Wien)
n. Lückenlose Vorlage von Kalkulationsunterlagen zur Nachtragsprüfung (am Beispiel Flughafen Wien)
o. Ergreifung vorbeugender Maßnahmen zur Vermeidung und Abwehr von Mehrkostenforderungen; zeitnahe, vertragskonforme und lückenlose Prüfung von Mehrkostenforderungen auf ihre Berechtigung dem Grunde und der Höhe nach; einer vertraglichen Warnpflicht bei Kostenänderungen wäre im Anlassfall rechtzeitig nachzukommen; keine Anerkennung von Mehrkostenforderungen ohne nachvollziehbare Nachweise
50. Bauvorhaben
a. Eigene Wahrnehmung einer möglichst umfassenden Palette an Bauherrnaufgaben durch Bauherrn, die regelmäßig Bauvorhaben umsetzen; Delegation von Bauherrnaufgaben nur bei ausreichendem Know-how, um die Leistungserbringung durch Konsulenten überwachen zu können
b. Kostenermittlung von Bauvorhaben gem. ÖNORM; gemeinsame Termin– und Kostenverfolgung (am Beispiel Flughafen Wien)
c. Beobachtung der Mengenentwicklung (durch Standardkontrollen bzw. Soll–Ist–Vergleiche) während der Bauabwicklung, um nachteiligen Entwicklungen gegensteuern zu können (am Beispiel Infrastruktur am Militärflugplatz Zeltweg)
d. Erstellung von periodischen Kontroll-Hochrechnungen der Projektkosten (bei künftigen Projekten) als Basis für das Controlling und begleitende Kontrolle (am Beispiel Infrastruktur am Militärflugplatz Zeltweg)
e. Getrennte Ausweisung von Risikovorsorgen in den Kosten, um eine systemwidrige Verwendung von Risikovorsorgen zu verhindern (festgestellt für das Bauprojekt Unterinntaltrasse)
f. Erstellung und Offenlegung von umfassenden Wirtschaftlichkeitsberechnungen vor Investitionsentscheidungen von maßgeblicher Bedeutung (am Beispiel Flughafen Wien)
g. Sicherstellung von durchgängiger Baudokumentation (ÖNORMEN) (am Beispiel Infrastruktur am Militärflugplatz Zeltweg und Flughafen Wien)
h. Bei erforderlichen Enteignungen Einbringung der Anträge zum ehestmöglichen Zeitpunkt (am Beispiel U–Bahn-Ausbau)
i. Transparente Vorgangsweise bei der Ermittlung von Entschädigungsbeträgen (am Beispiel U–Bahn–Ausbau)
j. Befassung der Finanzprokuratur vor dem externen Zukauf von Leistungen (z.B. zur Rechtsberatung); Wirtschaftlichkeitsprüfung der Umschichtung bzw. Erhöhung eigener Ressourcen vor externem Zukauf von Leistungen
51. Beraterverträge
a. Beauftragung externer Rechtsgutachten nur dann, wenn unternehmensinterne Kapazitäten zur rechtlichen Beratung nicht ausreichen (festgestellt am Beispiel Flughafen Wien)
b. Vorrangige Nutzung des internen Know–how und vorhandener personeller Ressourcen; Beschränkung der Vergabe von externen Beratungsleistungen auf Spezialfragen und Spezialaufgaben mit begleitender Kontrolle (festgestellt für die Bereiche Finanzierungsmanagement und Markt– und Wirtschaftsforschung sowie die Analyse von Quellmärkten)
c. Restriktive Vergabe von Berateraufträgen nur bei konkretem Bedarf, vermehrter Rückgriff auf interne Ressourcen und aktives Wissensmanagement zu erworbenem Wissen für alle Einheiten des Konzerns; transparente und nachvollziehbare Auftragserteilung und Dokumentation; verstärktes Rotationsprinzip bei Gutachterleistungen sowie gleichmäßige Aufteilung des Auftragsvolumens (festgestellt für ÖBB)
d. Keine Ausdehnung von auf persönlichen Erfahrungen und Geschäftskontakten beruhenden Beratungsleistungen ehemaliger Vorstandsmitglieder auf juristische Personen als Vertragspartner (festgestellt am Beispiel ÖBB)
52. Planungsgrundlagen und Konzepte
a. Vervollständigung und Harmonisierung der militärischen Planungsgrundlagen sowie ressortübergreifende Abstimmung der sicherheitspolitischen Konzeptentwürfe
b. Zusammenfassung organisatorischer und personeller Änderungen in Organisations– und Personalkonzepten; personelle Anpassung von Einsatzstab und Territorialstaffel der Assistenzkräfte des Bundesheers
53. Militärische Auslandsvertretungen
Evaluierung der Struktur der militärischen Auslandsvertretungen auf Basis einer Kosten–Nutzen–Analyse; organisatorische Trennung der strategischen und administrativen Aufgaben; deutliche Reduktion des Personalstands der Militärvertretung Brüssel, Anpassung des Organisationsplans; Evaluierung der beigeordneten Verteidigungsattachés
54. BMLVS
a. Schaffung einer straffen Organisationsstruktur mit klaren Kompetenz– und Entscheidungsstrukturen; Kommunikation der Projektziele und deren Anpassungen (Mangel derselben festgestellt am Beispiel Millitärflugplatz Zeltweg)
b. Festlegung von Abwicklungsregelungen für Großrüstungsvorhaben (z.B. Projektorganisation) zur Berücksichtigung der komplexen Abläufe und höheren Risiken
c. Festlegung eindeutiger Prioritätenreihungen sowie zeitliche und mengenmäßige Zielvorgaben für Rüstungsprojekte und für geplante Ersatzbeschaffungen bzw. bei Einsparungsabsichten
d. Beschaffung nur solcher Fahrzeuge, die auch den Vorgaben der Materialstrukturplanung entsprechen
e. Planung der Kapazitäten und der Organisation für die klinische Versorgung der Anspruchsberechtigten (Präsenzdiener) in militärischen Krankenanstalten nach dem tatsächlichen Patientenanfall; Erwägen alternativer Modelle
f. Einstellen des Betriebs der heereseigenen Gesundheits– und Krankenpflegeschule und Sicherstellung des Ausbildungsbedarfs durch Kooperationen mit zivilen Schulen
g. Synergien durch gemeinsamen Einsatz von medizinischen Geräten und unbürokratische Personalaushilfe an gemeinsamen Standorten von Militärspital und Stellungskommission
h. Einbindung der Notarztwägen des Bundesheers in zivile Notarztsysteme
i. Evaluierung der Richtlinie betreffend Sonderverträge und Regelung der Nebenbeschäftigungen für Militärärzte