10112/J XXV. GP
Eingelangt am 30.08.2016
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Anfrage
der Abgeordneten Gabriela Moser, Freundinnen und Freunde an den Bundesminister für Wissenschaft, Forschung und Wirtschaft
betreffend Internes Kontrollsystem (IKS)
Effizienz und Effektivität staatlichen Handelns benötigen funktionierende Interne Kontrollsysteme (IKS). Der Rechnungshof veröffentlichte einen Leitfaden zur Überprüfung von Internen Kontrollsystemen (Positionen Reihe 2016/3). Dieser sollte diversen Organen des Bundes und der Länder als Anleitung zur Installierung, Evaluierung und Verbesserung von Internen Kontrollsystemen dienen. In zahlreichen Berichten des Rechnungshofs wird auf Mängel und Optimierungsbedarf von IKS hingewiesen, sodass eine Umsetzung der Vorschläge und Empfehlungen des Rechnungshofes letztlich zu einem verantwortungsvolleren Umgang mit Steuergeldern führen würde.
Dabei gelten folgende IKS-Prinzipien:
•
Transparenz–Prinzip, Grundsatz der
Nachvollziehbarkeit:
klare, detaillierte und transparente Regelung der Arbeitsabläufe in
schriftlicher Form; Unterlagen und Abläufe sind nachvollziehbar zu
dokumentieren;
•
Kontrollautomatik und
Vier–Augen–Prinzip:
systematischer Einbau von Kontrollen im
Arbeitsablauf (Kontrollautomatik), z.B. IT–gestützt
(automatisierte Systemkontrollen) oder durch Implementierung des
Vier–Augen–Prinzips;
•
Prinzip der Funktionstrennung:
keine Allein–Verantwortung für den gesamten Prozess; konsequente
Trennung von entscheidender, ausführender und kontrollierender Funktion;
•
Aufgaben– und verantwortungsadäquate
Informationsbereitstellung (Prinzip der „Mindestinformation“):
Bereitstellung jener Informationen an Management und Mitarbeiter, die zur
Erfüllung der Aufgaben notwendig sind;
•
Aufgaben– und
verantwortungsadäquate Zugangs– und
Zugriffsberechtigungen (Prinzip der „minimalen Rechte“):
Zugangs– und Zugriffsberechtigungen (z.B.
zu IT–Systemen) müssen adäquat beschränkt sein;
Einräumung nur jener Berechtigungen zu sensiblen Daten, die zur
Erfüllung der Aufgaben unbedingt erforderlich sind;
•
IKS als rollierender Prozess:
regelmäßige und systematische Überprüfung des IKS auf
seine Funktionsfähigkeit, Wirksamkeit und
Aktualität, um sicherzustellen, dass die internen Kontrollen
dauerhaft/nachhaltig wirksam sind und bei Änderung der Rahmenbedingungen
entsprechend angepasst werden;
•
Grundsatz der
Kosten–Nutzen–Abwägung:
Der mit Kontrollen verbundene Aufwand/Ressourceneinsatz
muss in einem angemessenen Verhältnis zum zu vermeidenden Risiko
(Schadensausmaß und Eintrittswahrscheinlichkeit) stehen.
Eine besondere Bedeutung kommt dem IKS bei Beschaffungsvorgängen und Vergaben zu. Die Grundsätze eines ordnungsgemäßen Vergabeverfahrens lauten:
• freier und lauterer Wettbewerb
• Gleichbehandlung aller Bewerber und Bieter
• Bekanntmachungspflichten
• Durchführung von Vergabeverfahren nur bei ernsthafter Absicht, die Leistung auch tatsächlich zu vergeben
• ausschließlich Vergabe an geeignete Unternehmen
• Preisangemessenheit der Leistung
• Einhaltung arbeits– und sozialrechtlicher Bestimmungen und Berücksichtigung umweltgerechter, sozialpolitischer und innovationsfördernder Belange.
Dazu entwickelte der Rechnungshof einen Leitfaden, der den Risiken Bestechung, Abhängigkeit von Lieferanten, unwirtschaftliche Beschaffung, mangelhafte Leistung , etc. entgegenwirken soll. Seine Berücksichtigung führt zur Optimierung von Beschaffungs/Vergabevorgängen.
Die unterfertigenden Abgeordneten stellen daher folgende
1) In welchem Ausmaß werden die vom Rechnungshof als wesentlich erachteten und bereits angeführten IKS-Prinzipien in Ihrem Ressort und den nachgeordneten Institutionen und Unternehmungen angewendet?
2) Besteht ein IKS-Konzept als integrativer Bestandteil einer professionellen Verwaltungsführung (vgl. RH Pos.S. 33f)? Wenn nein, warum nicht?
3) Wodurch wird gewährleistet, dass bei Beschaffungen/Vergaben der Leitfaden des IKS des RH angewendet wird?
4) Wurde der Empfehlung des RH betreffend Nationalstiftung für Forschung, Technologie und Entwicklung (Reihe Bund 2014/15: Im Zuge der Überarbeitung und dem Ausbau des IKS wären — basierend auf einer umfassenden Risikoanalyse sowie Kosten–Nutzen–Abwägungen — Prozesse und Instrumente zu definieren, die das Erreichen der Organisationsziele trotz interner (z.B. Korruptionsrisiko, Fehlallokationsrisiko) und externer Risiken (z.B. Ausfallsrisiko, Marktrisiko) sicherstellen. (TZ 37) ) bereits nachgekommen, wenn nicht, warum nicht?
5) Wurde der Empfehlung des RH betreffend Direktvergaben (Reihe Bund
2015/6: Im Rahmen von Gesamtrisikoanalysen und IKS–Überlegungen
wäre speziell auch auf Vergabeprozesse zu achten; die Vergabeprozesse
wären aufbauend auf die im Rahmen der Gebarungsüberprüfung
aufgezeigten Risiken (Intransparenz, Ausschaltung des Wettbewerbs, unzureichender
Überblick über marktübliche bzw. marktangemessene Preise) und
Schwachstellen im Prozess und die Empfehlungen des RH unter
Risikogesichtspunkten weiter zu analysieren und Schwachstellen im IKS zu
beseitigen. (TZ 6, 25)
Das Fehlen eines Gesamtüberblicks über die Beschaffungsvolumina und
ihre Entwicklung je Organisationseinheit, Leistungskategorie/Produktgruppen und
Auftragnehmer über die Zeit barg das Risiko, Fehlentwicklungen nicht
rechtzeitig zu erkennen. (TZ 6)
Im Sinne des Prinzips einer funktionellen Trennung von Bedarfsanforderung,
Bestellung und Leistungsabnahme im Beschaffungsprozess wäre eine
Prozessgestaltung sicherzustellen, die gewährleistet, dass die
Entscheidungen im Beschaffungsprozess nicht ausschließlich in der Hand
einer Person/einer Sub–Organisationseinheit liegen. (TZ 11)
Aus Gründen der Rechtssicherheit und Transparenz wäre auf eine genaue
und zeitnahe Dokumentation der unterschriebenen Verträge und der
erbrachten Leistungen zu achten. (TZ 16)
Die Internen Revisionen sollten in regelmäßigen Abständen im Rahmen
der nachprüfenden Kontrolle systematische Überprüfungen von
Vergabevorgängen durchführen, um allfällige Schwachstellen und
Fehlentwicklungen bei Beschaffungsprozessen zeitnah zu identifizieren. (TZ 24 )
) bereits nachgekommen, wenn nicht, warum nicht?