Vorblatt

Ziel(e)

- Reduktion von Doppel- und Mehrfachmeldungen mit Fokus auf Unternehmen

- Reduktion von Doppel- und Mehrfachmeldungen mit Fokus auf die Behörden

- Anbindung Österreichs an das Once-Only Technical System zum grenzüberschreitenden Austausch von Informationen, die in einem elektronischen Format verfügbar sind gemäß Single Digital Gateway Regulation (SDGR)

Bundesrechtliche Informationsverpflichtungen erzeugen sowohl auf Seiten der Unternehmen als auch der Verwaltung hohe Kosten, etwa durch Personalaufwand, erhöhte Infrastrukturkosten sowie durch Kosten für berufsmäßige ParteienvertreterInnen etc.

Ziel des gegenständlichen Vorhabens ist die Entlastung der Unternehmen und der Verwaltung durch Schaffung entsprechender Maßnahmen zur Umsetzung des Grundsatzes der einmaligen Erfassung ("Once-Only"-Prinzip). Hiedurch sollen Unternehmen nur noch jene Informationen im Rahmen der Erfüllung von Informationsverpflichtungen an die Behörden melden, die bei diesen noch nicht vorhanden sind. Die Behörden sollen im Rahmen der Gesetze ihrerseits Maßnahmen zum behördenübergreifenden Austausch der bei ihnen bereits vorhandenen Informationen ergreifen.

Die geschaffene Infrastruktur seitens des Bundesministeriums für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort wird den öffentlichen Stellen zur Verfügung gestellt, um als Basis für Verwaltungsreformprojekte verwendet werden zu können. Diese wird daher ohne in die verschiedenen Zuständigkeiten einzugreifen ermöglicht. Weiters wird die Infrastruktur Behörden auch zur Abwicklung grenzüberschreitender Anwendungsfälle im Sinne des Artikel 14 der Verordnung (EU) 2018/1724 über die Einrichtung eines einheitlichen digitalen Zugangstors zu Informationen, Verfahren, Hilfs- und Problemlösungsdiensten und zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 1024/2012, ABl. Nr. L 295 vom 21. November 2018 S. 1, nach Single Digital Gateway Regulation (SDGR) dienen.

Inhalt

Das Vorhaben umfasst hauptsächlich folgende Maßnahme(n):

- Errichtung einer Informationsverpflichtungsdatenbank

- Errichtung eines Register- und Systemverbunds

- Systematische Reduktion

- Umsetzung von Impulsprojekten

Im Rahmen der Pilotierungsphase von Once-Only konnten wesentliche Grundlagen für die Umsetzung geschaffen werden. Es wurden die technisch notwendigen Vorarbeiten bereits geleistet. Es wurde eine Piloterhebung und ein technischer Pilot für die Informationsverpflichtungsdatenbank durchgeführt und der Register- und Systemverbund mit zwei Registern technisch erprobt. Einzelne Prozesse wurden für Impulsprojekte analysiert und teilweise im Rahmen einer Pilotierung umgesetzt. Diese Erkenntnisse und Erfahrungen fließen nun in die Umsetzung ein.

Mit der Errichtung einer Informationsverpflichtungsdatenbank als Bestandteil der sog. Once-Only-Plattform soll eine Datenlandkarte aller bundesrechtlichen Informationsverpflichtungen und damit ein umfassender Überblick über mögliches Optimierungspotential geschaffen werden.

Der sog. Register- und Systemverbund als Datendrehscheibe für nationale und grenzüberschreitende Anwendungsfälle bildet den Kern der Once-Only-Plattform und soll künftig den behördenübergreifenden Austausch von Informationen und Nachweisen, die von den Unternehmen aufgrund einer Informationsverpflichtung an eine Behörde zu melden sind, jedoch bereits bei einer anderen Behörde vorhanden sind, auf sichere und einfache Weise ermöglichen.

Entsprechend europäischen Best Practice-Beispielen (z.B. Estland) wurde zum Zweck der Steigerung der Akzeptanz und des Nutzens der Maßnahmen ein anwendungsfallgetriebener Ansatz gewählt. Im Rahmen von entsprechenden Impulsprojekten sollen bestehende Meldeprozesse nach dem "Once-Only"-Prinzip optimiert und in die zu schaffenden neuen technischen Strukturen überführt werden und solcherart Unternehmen und die Verwaltung entlastet werden.

Finanzielle Auswirkungen auf den Bundeshaushalt und andere öffentliche Haushalte:

Das Vorhaben verursacht während der Projektphase Kosten für den Bund in der genannten Höhe. Mit Auslaufen der Projektphase entstehen dem Bund weiterhin laufende Kosten, die sich aus dem Betrieb und der betriebsnahen Weiterentwicklung ergeben, wobei mit wachsender Verbreitung bzw. Inanspruchnahme der Once-Only-Plattform mit steigenden Betriebskosten zu rechnen sein wird. Der Betrieb ist auf unbestimmte Zeit angelegt. Die Once-Only-Plattform wird von der BRZ GmbH betrieben. Die Mittel werden für typische Betriebskosten aufgewendet. Das sind einerseits Personalkosten und andererseits Infrastrukturkosten. Alle Kostenpositionen setzen sich aus der Preisliste der BRZ GmbH zusammen. Die tatsächlich anfallenden Kosten werden auf Basis von BRZ-Angeboten und den dort angebotenen Leistungen sowie nach tatsächlich angefallenem Aufwand (Kostendeckungsprinzip nach BRZ-Gesetz) verrechnet.

Finanzierungshaushalt für die ersten fünf Jahre

in Tsd. €	2021	2022	2023	2024	2025
Nettofinanzierung Bund	‑5 800	‑6 600	‑6 800	‑6 000	‑5 000

Auswirkungen auf die Verwaltungskosten für Unternehmen:

Die rechtsetzende Maßnahme enthält 1 geänderte Informationsverpflichtung/en für Unternehmen. Es wird durch diese insgesamt eine Entlastung von rund € 144 000 000,- pro Jahr verursacht.

Unternehmen sind gegenwärtig mit hohen finanziellen und organisatorischen Aufwänden und Belastungen konfrontiert, die diesen im Zusammenhang mit bundesrechtlichen Informationsverpflichtungen auferlegt werden. Auf Unternehmensseite zeigen sich diese vor allem durch erhöhten Personalaufwand, erhöhte Infrastrukturkosten sowie durch Kosten für berufsmäßige Parteienvertreter/innen. Unter der Annahme der umfassenden Unterstützung der jeweiligen Behörden und Ressorts bei der Umsetzung der geplanten Optimierungsmaßnahmen und der Annahme, dass pro Jahr eine parallele Umsetzung von ca. 3-4 Anwendungsfällen nach dem "Once-Only"-Prinzip möglich sein wird, sollen durch die Optimierung von 16 Anwendungsfällen nach dem "Once-Only"-Prinzip nachhaltige Entlastungen in der genannten Höhe realisiert werden.

Auswirkungen auf Unternehmen:

Die geplanten Entlastungsmaßnahmen wirken in ihrer Gesamtheit grundsätzlich gleichermaßen auf alle Unternehmen. Abhängig vom jeweiligen im Rahmen der Projektphase optimierten Anwendungsfall können sich jedoch sachlich gerechtfertigte Einschränkungen der Betroffenengruppen ergeben, in denen sich die geplanten Entlastungen überwiegend realisieren (bspw. Lehrlingsbetriebe, Unternehmen im Rahmen der auf die Gründung folgenden Start Up-Phase).

In den weiteren Wirkungsdimensionen gemäß § 17 Abs. 1 BHG 2013 treten keine wesentlichen Auswirkungen auf.

Verhältnis zu den Rechtsvorschriften der Europäischen Union:

Mit der Errichtung der Once-Only-Plattform sollen technische Voraussetzungen für den Vollzug von Artikel 14 der Verordnung (EU) 2018/1724 über die Einrichtung eines einheitlichen digitalen Zugangstors zu Informationen, Verfahren, Hilfs- und Problemlösungsdiensten und zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 1024/2012, ABl. Nr. L 295 vom 21. November 2018 S. 1, hinsichtlich eines technischen Systems für den grenzüberschreitenden automatisierten Austausch von Nachweisen und Anwendung des Grundsatzes der einmaligen Erfassung ("Once Only Principle") geschaffen werden.

Besonderheiten des Normerzeugungsverfahrens:

Keine.

Datenschutz-Folgenabschätzung gem. Art 35 EU-Datenschutz-Grundverordnung:

Die Informationsverpflichtungsdatenbank ist als bloße Metadatenbank konzipiert. In ihr werden keine personenbezogenen Daten über betroffene Personen verarbeitet. Es werden lediglich allgemeine, abstrakte Angaben über Informationsverpflichtungen, ihre Empfänger, die technische Übermittlung sowie die Details der zu meldenden Inhalte verarbeitet und nicht die Meldungen selbst.

Im Register- und Systemverbund verbleibt die datenschutzrechtliche Verantwortung einerseits bei den für die Register zuständigen Stellen und andererseits bei den für die Abfrage zuständigen Stellen. § 6 Abs. 3 weist der BRZ GesmbH ausdrücklich die Rolle des datenschutzrechtlichen Auftragsverarbeiters zu. Für diese Aufgabe wurde für den Register- und Systemverbund ein Sicherheitskonzept, welches ein Informationssicherheits- und Datenschutzkonzept enthält, erstellt. Darin wurden die festgelegten Maßnahmen, technisch-organisatorischen Spezifikationen und Kontrollmechanismen für das IT-Verfahren dokumentiert. Als Ergebnis wurde für die aktuelle Ausbaustufe keine Notwendigkeit einer darüber hinausgehenden Datenschutz-Folgenabschätzung oder darüber hinausgehende Maßnahmen in diesem Zusammenhang für das BMDW festgestellt.

Für den SDG Once-Only Teil wurde von der Europäischen Kommission ein Data Protection Impact Assessment (DPIA) zur Verfügung gestellt, das die datenschutzrechtliche Zulässigkeit des vorliegenden EK-Entwurfs für das Once-Only Technical System feststellt und in dem eine klare Verortung der datenschutzrechtlichen Verantwortung (bei den evidence requestern und den evidence providern im Rahmen ihrer jeweiligen Zuständigkeiten; die "common services" in der Zuständigkeit der EK verarbeiten keine personenbezogenen Daten) gesehen wird.

Wirkungsorientierte Folgenabschätzung

Novelle des Unternehmensserviceportalgesetzes (Ausbaustufe "Once-Only"-Prinzip für Unternehmen)

Einbringende Stelle:	Bundesministerin für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort
Vorhabensart:	Bundesgesetz
Laufendes Finanzjahr:	2021
Inkrafttreten/ Wirksamwerden:	2021

Beitrag zu Wirkungsziel oder Maßnahme im Bundesvoranschlag

Das Vorhaben trägt zur Maßnahme "Gestaltung von ausgewählten Meldeverpflichtungen nach dem Once Only Prinzip - Reduktion von Doppel- und Mehrfachmeldungen an die Behörden. Dazu ist ein Register- und Systemverbund und eine Informationsverpflichtungsdatenbank als Grundlage für die Optimierung (Reduktion) von Informationsverpflichtungen aufgebaut und Anwendungsfälle laut Umsetzungsplanung umgesetzt." für das Wirkungsziel "Steigerung des Digitalisierungsgrades zum Nutzen für die Gesellschaft, Wirtschaft und Verwaltung" der Untergliederung 40 Wirtschaft im Bundesvoranschlag des Jahres 2021 bei.

Problemanalyse

Problemdefinition

Unternehmen wie auch Behörden sind gegenwärtig mit hohen finanziellen und organisatorischen Aufwänden und Belastungen konfrontiert, die diesen im Zusammenhang mit bundesrechtlichen Informationsverpflichtungen (IVP) auferlegt werden. Gemäß einer Basiserhebung des Bundesministeriums für Finanzen aus dem Jahr 2006 verursachen etwa 5.700 bundesrechtliche Informationsverpflichtungen jährliche Verwaltungskosten für Unternehmen in Höhe von ca. 4,3 Mrd. Euro. Demnach mussten Unternehmen jährlich etwa 230 Mio. mal bundesrechtlichen Informationsverpflichtungen nachkommen.

Im Rahmen der Pilotierung des Once-Only-Prinzips wurden die unternehmensbezogenen IVPs des BMDW erhoben quantifiziert und auf den Gesamtstaat hochgerechnet. Das tatsächliche Einsparungspotenzial, bezogen auf den Gesamtstaat wurde dabei mit 1,6 bis 1,9 MRD Euro berechnet (Kosten- und Zeiteinsparungen bei Unternehmen und auch in der Verwaltung). Zusätzlich ist von indirekten ökonomischen Effekten zwischen 2,5 und 3,1 MRD Euro auszugehen (alternative Mittelverwendung und Beschleunigung von Verwaltungsprozessen).

Die Belastungen sind vielfältig. Während sie sich auf Unternehmerseite in erhöhtem Personalaufwand, erhöhten Infrastrukturkosten, sowie in Kosten für ParteienvertreterInnen niederschlagen, können auf Seiten der Behörden insbesondere der dahinterstehende Personalaufwand und die Infrastrukturkosten für die Bearbeitung und Verarbeitung der Daten als eindeutige Kostentreiber identifiziert werden. Das Unternehmensserviceportal leistet in diesem Zusammenhang bereits einen wesentlichen Beitrag zur Senkung der unternehmensseitigen Verwaltungskosten. Im Zuge der Digitalisierung entstehen jedoch laufend neue Technologien, welche ein Ausschöpfen weiterer Optimierungspotentiale in diesem Bereich ermöglichen.

Es bestehen daher zurecht Forderungen aus Wirtschaft und Verwaltung, die Effizienz bei Erhebung und Nutzung der Daten innerhalb von Behörden zu steigern. Gefordert wird dabei unter anderem der behördenübergreifende Austausch bereits bei einer Behörde vorhandener Daten, welche bis dato mehrmals von unterschiedlichen Behörden vom selben Unternehmen abgefragt werden.

Parallel dazu wurden in der Europäischen Kommission und auf Ebene der Mitgliedsstaaten der EU Stimmen zur forcierten Umsetzung eben dieser Datenwiederverwendung laut. Daraus entstand das europäische "Once-Only"-Prinzip ("Once-Only" steht für die einmalige Bereitstellung und Erfassung von Daten – Unternehmen übermitteln sämtliche Daten nur einmal an eine Behörde und diese ergreift ihrerseits Maßnahmen zum internen Austausch dieser Daten). Die Europäische Kommission verfolgt im Rahmen mehrerer Initiativen wie z.B. des TOOP ("The Once-Only Principle") Projekts oder DE4ALL (Digital Europe for all) die Umsetzung dieses Prinzips. Zahlreiche Mitgliedsstaaten starteten ihrerseits bereits Projekte, um das Prinzip auf mitgliedsstaatlicher Ebene umzusetzen.

Darüber hinaus wurde mit Artikel 14 der Verordnung (EU) 2018/1724 über die Einrichtung eines einheitlichen digitalen Zugangstors zu Informationen, Verfahren, Hilfs- und Problemlösungsdiensten und zur Änderung der Verordnung (EU) Nr. 1024/2012, ABl. Nr. L 295 vom 21. November 2018 S. 1, die Grundlage für ein "Technisches System für den grenzüberschreitenden automatisierten Austausch von Nachweisen und Anwendung des Grundsatzes der einmaligen Erfassung ("Once-Only Principle")" geschaffen.

Gemäß Artikel 14 der oben genannten Verordnung erfolgt die Entwicklung des Once-Only Technischen Systems durch die Europäische Kommission in Zusammenarbeit mit den Mitgliedstaaten. In den dafür eingerichteten Arbeitsgruppen müssen österreichische Interessen vertreten werden um bereits bestehende e-Government Standards optimal zu entfalten, und die Anforderungen der Kommission müssen in nationalen Verfahren berücksichtigt werden. Das Feedback österreichischer Behörden zu Spezifikationen und Vorschlägen der Kommission muss national koordiniert werden.

Wenngleich die grundlegenden Technologien für die Schaffung weiterer Entlastungsmaßnahmen grundsätzlich am Markt verfügbar sind, gestaltet sich deren Umsetzung im Bereich der behördenübergreifenden Datenwiederverwendung durchwegs schwierig. Bisweilen mangelt es an einem einheitlichen bundesweiten Überblick über grundlegende Informationen zu Informationsverpflichtungen, der im Zusammenhang damit abgefragten Datenfelder, der Verspeicherung dieser Informationen sowie darüber, wie diese Daten anderen Behörden zugänglich gemacht werden können.

Mit einer ersten "Once-Only-Pilotierung und Produktivsetzung" konnte in den Jahren 2018 bis 2020 (2018-2019 Pilotierung; 2020 Produktivsetzung des Register- und Systemverbundes), die Basisinfrastruktur für eine nationale Once-Only Umsetzung erstellt und pilotiert werden. Weiters wurde eine erste Version einer Datenlandkarte entwickelt, welche in einem weiteren Ausbauschritt zu einer Informationsverpflichtungsdatenbank ausgebaut werden soll. Die Datenlandkarte wurde bislang mit Informationsverpflichtungen im Zuständigkeitsbereich des Bundesministeriums für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort befüllt, die für eine erste Analyse und Schlussfolgerungen zum weiteren Ausbau geeignet erschienen. Weiters wurde ein Register- und Systemverbund in einer ersten Version erstellt und pilotiert um die Funktionsweise für den behördeninternen Datenaustausch zu erproben. Der Register- und Systemverbund wurde im Rahmen des Unternehmensserviceportals auch mit ersten Anwendungsfällen (Unternehmensdatenanzeige; Entfall des Firmenbuchauszuges bei der Finanzamtsmeldung für die Ein-Personen GmbH) erfolgreich eingesetzt.

Österreich muss sich, wie auch von Seiten der Europäischen Union gefordert, dieser Problematik stellen. Ein klarer und umfassender Überblick über die von Behörden erhobenen und gehaltenen Daten sowie die Schaffung der technischen Voraussetzungen für einen effizienten behördenübergreifenden Austausch dieser Daten sind die grundlegende Voraussetzung zur Umsetzung des "Once-Only"-Prinzips in Österreich. Ohne ausreichende Berücksichtigung des Once-Only-Prinzips in der österreichischen E-Government Landschaft drohen Österreich ein Abstieg in internationalen E-Government Benchmarks und negative Folgen für den Wirtschaftsstandort.

Nullszenario und allfällige Alternativen

Würde bestehendes Entlastungspotential für Unternehmen und Behörden ungenutzt bleiben, ist eine mittel- bis langfristige Erhöhung der Belastung von Unternehmen und Behörden anzunehmen, da mangels Gesamtüberblick bei der Schaffung neuer Informationsverpflichtungen die Anzahl der redundant abgefragten Daten steigen würde. Dementsprechend würde die Anzahl der bei Behörden redundant verspeicherten Daten fortwährend ansteigen und behördenseitige Einsparungen aufgrund ungenutzter Synergieeffekte nicht ausgeschöpft werden.

Bei Nichtverfolgung der Maßnahme bestünde gegenüber Mitgliedsstaaten der EU mit erfolgreich umgesetztem "Once-Only"-Prinzip jedenfalls ein entsprechender Wettbewerbsnachteil. Negative Auswirkungen auf den Wirtschaftsstandort Österreich als Folge der daraus resultierenden höheren Verwaltungslasten für Unternehmen im europäischen Vergleich wären demnach nicht auszuschließen.

Derzeit besteht kein umfassender Überblick über die gesamte Datenlandschaft der bundesrechtlichen Informationsverpflichtungen. Mit der "Once-Only Pilotierung und Produktivsetzung" konnten in den Jahren 2018 bis 2020 lediglich die Basisinfrastruktur des nationalen Once-Only Projekts erstellt, pilotiert und produktiv gesetzt werden und ausgewählte Informationsverpflichtungen im Zuständigkeitsbereich des Bundesministeriums für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort in die Datenlandkarte eingespeist werden. Bundesweite Erhebungen stehen aus. Der Register- und Systemverbund zum einfachen und effizienten Datenaustausch kann nur sehr eingeschränkt genutzt werden. Entlastungspotentiale lassen sich in Ermangelung eines derartigen Überblicks derzeit nur punktuell umsetzen. Hieraus folgt auch, dass etwaige individuelle Schnittstellen zum behördenübergreifenden Datenaustausch nicht geeignet sind, strukturelle Verbesserungen zu erzielen.

Die geschaffene Infrastruktur seitens des Bundesministeriums für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort würde den öffentlichen Stellen nicht zur Verfügung gestellt und könnten nicht als Basis für Verwaltungsreformprojekte verwendet werden können.

Bei Nichterfüllung der Single Digital Gateway Regulation (SDGR) und des dort vorgesehenen grenzüberschreitenden Austausches von Nachweisen gemäß Once-Only-Prinzip (SDG OO) riskiert Österreich ein Vertragsverletzungsverfahren. Die Position Österreichs in e-Government-Rankings droht sich zu verschlechtern, und der Wirtschaftsstandort Österreich könnte Schaden nehmen, wenn Verwaltungsprozesse für Unternehmen und BürgerInnen nicht grenzüberschreitend gemäß SDG Once-Only-Prinzip zur Verfügung stehen wie es die SDGR gesetzlich vorschreibt.

Vorhandene Studien/Folgenabschätzungen

Study on eGovernment and the Reduction of Administrative Burden – FINAL REPORT – A study prepared for the European Commission / DG Communications Networks, Content & Technology (Digital Agenda for Europe), European Union, 2014 (https://ec.europa.eu/digital-single-market/en/news/final-report-study-egovernment-and-reduction-administrative-burden-smart-20120061).

Better Regulation IT Erhebung (2006/2007) im Zuge der Initiative "Verwaltungskosten senken für Unternehmen" (eine aktuellere Form der Erhebung liegt bis dato nicht vor. Die Erhebung der Informationsverpflichtungen des BMDW und die Hochrechnung auf den Gesamtstaat kann jedoch als aktuellste Grundlage herangezogen werden.

Interne Evaluierung

Zeitpunkt der internen Evaluierung: 2026

Evaluierungsunterlagen und -methode: Die Evaluierung wird auf Basis der Informationen aus den vorgesehenen Berichten durchgeführt.

Ziele

Ziel 1: Reduktion von Doppel- und Mehrfachmeldungen mit Fokus auf Unternehmen

Beschreibung des Ziels:

Auf Basis der Vorarbeiten und Erfahrungen aus der Once-Only Pilotierung wird der Aufbau einer automationsgestützten Informationsverpflichtungsdatenbank zwecks Schaffung einer Datenlandkarte der Informationsverpflichtungen, der dazugehörigen Datenfelder, der in den Behörden verspeicherten Daten sowie Durchführung der bundesweiten Befüllung der entsprechenden Informationen in Zusammenarbeit mit den Ressorts vorangetrieben. Während in der Once-Only Pilotierung die Erstellung eines technischen Instruments zur Erfassung von Informationsverpflichtungen im Vordergrund gestanden ist, sollen mit dem Vollausbau der Informationsverpflichtungsdatenbank auf Ebene einzelner Anwendungsfälle Doppel- und Mehrfachmeldungen von Unternehmen an die Behörden erkannt, Entlastungspotentiale festgestellt und in der Folge umgesetzt werden. Eine Entlastung der Unternehmen kann dabei auf mehreren Wegen erreicht werden, wie durch eine Reduktion von Stammdaten, Anhängen und Datenfeldern in den Formularen, durch eine Senkung der Intervalle der Meldungen, durch das "Tell Us Once"-Prinzip (das Prinzip, dass Daten nur an einer Stelle gemeldet werden, die Behörden ihrerseits verteilen die Informationen an die zuständigen Stellen) oder durch Eliminierung von obsoleten Informationsverpflichtungen.

Wie sieht Erfolg aus:

Ausgangszustand Zeitpunkt der WFA

Zielzustand Evaluierungszeitpunkt

5.700 Informationsverpflichtungen verursachen Kosten in Höhe von ca. 4,3 Mrd. Euro im Jahr. 230 Mio. Mal jährlich müssen Unternehmen in Österreich ihren Informationsverpflichtungen gegenüber den Behörden nachkommen. Das technische Instrument zur Erfassung von Informationsverpflichtungen wurde im Rahmen der Pilotierung geschaffen. Erkenntnisse und Erfahrungen aus der Pilotierung von Once-Only liegen vor und bilden die Grundlage für weitere Maßnahmen.

Für Unternehmen wurde eine deutliche Entlastung (144 Mio. Euro – siehe Verwaltungskosten für Unternehmen ff.) bei der Erfüllung ihrer Informationsverpflichtungen erreicht. Durch die systematische Reduktion (Stammdaten und Anhänge) sowie durch die Umsetzung von Impulsprojekten (als Use Cases oder Unternehmenssituationen) wurden die Belastungen für Unternehmen deutlich gesenkt. Unternehmen müssen einen geringeren Anteil zeitlicher Ressourcen für die Erfüllung von Informationsverpflichtungen aufwenden.

Ziel 2: Reduktion von Doppel- und Mehrfachmeldungen mit Fokus auf die Behörden

Beschreibung des Ziels:

Auf Grundlage der automationsgestützten Informationsverpflichtungsdatenbank werden die bei den Behörden verspeicherten Daten auf Metadatenebene analysiert (d.h. es werden keine personenbezogenen Daten analysiert, sondern nur allgemeine, abstrakte Angaben über Informationsverpflichtungen, ihre Empfänger, die technische Übermittlung sowie die Details der zu meldenden Inhalte) sowie Entlastungspotentiale festgestellt und in der Folge auf Ebene einzelner Anwendungsfälle umgesetzt. So wie Unternehmen von Doppel- und Mehrfachmeldungen betroffen sind, entstehen auch für Behörden durch das Einholen von Doppel- und Mehrfachmeldungen Mehraufwendungen. Das Ziel ist es, Behörden durch effizientere Meldeprozesse, Verringerung von Mehrfachbearbeitungen, einer Erhöhung der Datenqualität sowie durch die damit verbundene Reduktion von Fehlbearbeitungen zu entlasten.

Wie sieht Erfolg aus:

Ausgangszustand Zeitpunkt der WFA

Zielzustand Evaluierungszeitpunkt

5.700 Informationsverpflichtungen müssen die Behörden von Unternehmen einheben, verarbeiten und überwiegend verspeichern. Oftmals werden in diesem Zuge Daten mehrfach abgefragt.

Für die Behörden wurde eine deutliche Entlastung erreicht. Durch die Umsetzung der Informationsverpflichtungsdatenbank, des Register- und Systemverbunds, der systematischen Reduktion (Stammdaten und Anhänge) sowie durch die Umsetzung von Impulsprojekten wurde die Bürokratie deutlich gesenkt. Die Behörden profitieren von der Zurverfügungstellung der für die Meldeprozesse notwendigen Daten der Unternehmen durch eine einheitliche Kommunikationsinfrastruktur. Dies führt dazu, dass Behörden bereits in anderen Registern vorhandene Daten abfragen und verarbeiten können. Auch der Zugang zu den Daten hat sich verbessert und die Qualität der Daten hat sich erhöht.

Der Zielzustand kann zum jetzigen Zeitpunkt nicht quantifiziert werden. Die Erhebung der Informationsverpflichtungen und deren Verankerung in der Informationsverpflichtungsdatenbank (Datenlandkarte) kann jedoch als Grundlage für zukünftige Einschätzungen und Kalkulationen herangezogen werden.

Ziel 3: Anbindung Österreichs an das Once-Only Technical System zum grenzüberschreitenden Austausch von Informationen, die in einem elektronischen Format verfügbar sind gemäß Single Digital Gateway Regulation (SDGR)

Beschreibung des Ziels:

Der Artikel 14 der Single Digital Gateway Verordnung verpflichtet Österreich, Nachweise (s. Art. 3 (5) der Verordnung), welche in einem elektronischen Format verfügbar sind, grenzüberschreitend gemäß Once-Only-Prinzip auszutauschen.

Das Ziel ist die Anbindung Österreichs an das Once-Only Technical System (OOTS), das durch die Europäische Kommission in Zusammenarbeit mit den Mitgliedstaaten implementiert und betrieben wird.

Wie sieht Erfolg aus:

Ausgangszustand Zeitpunkt der WFA	Zielzustand Evaluierungszeitpunkt
Österreich ist nicht an das Once-Only Technical System angebunden. Die Single Digital Gateway Regulation ist nicht erfüllt.	Österreichische Interessen und Standards wurden bei der Konzeption und Umsetzung des Once-Only Technical Systems berücksichtigt. Nationale Once Only Komponenten sind an das OOTS angebunden.

Maßnahmen

Maßnahme 1: Errichtung einer Informationsverpflichtungsdatenbank

Beschreibung der Maßnahme:

Es soll auf Basis der Vorarbeiten und Erfahrungen aus der Once-Only Pilotierung eine automationsgestützte Informationsverpflichtungsdatenbank als Bestandteil der Once-Only-Plattform zwecks Schaffung einer Datenlandkarte der Informationsverpflichtungen, der dazugehörigen Datenfelder und der in den Behörden verspeicherten Daten geschaffen und deren bundesweite Befüllung in Zusammenarbeit mit den Ressorts durchgeführt werden. In der Informationsverpflichtungsdatenbank werden keine personenbezogenen Daten über betroffene Personen verarbeitet. Es werden lediglich allgemeine und abstrakte Angaben über Informationsverpflichtungen, ihre Empfänger, die technische Übermittlung sowie die Details der zu meldenden Inhalte verarbeitet und nicht die Meldungen selbst.

Durch die bundesweite Detailerhebung der Informationsverpflichtungen bei den Ressorts und durch eine kontinuierliche Ergänzung bzw. Aktualisierung der korrelierenden Datenfelder (Felder, die in Formularen durch die Behörden abgefragt werden) sowie durch Maßnahmen zur Aufrechterhaltung der Qualität und Aktualität dieser Daten, soll die Grundlage für eine effiziente behördenübergreifende Datenhandhabung (Austausch) zwischen den Behörden und die Ausgangslage für die Umsetzung des "Once-Only"-Prozesses in der österreichischen Verwaltung geschaffen werden.

Im Zuge dessen sollen führende Datenquellen (Register bzw. Behördenanwendungen) definiert werden, denen im Rahmen der Umsetzung des "Once-Only"-Prozesses das alleinige Recht zur Erhebung einer bestimmten Information zukommen soll, die derzeit doppelt oder mehrfach von Unternehmen erhoben werden. Diese führende Datenquelle soll zeitgleich auch dazu verpflichtet sein, die jeweilige Information im Einklang mit den Gesetzen all jenen Behörden zur Verfügung zu stellen, die sie für die Erfüllung ihrer hoheitlichen Tätigkeit benötigen.

Die Informationsverpflichtungsdatenbank soll ebenfalls von der BRZ GmbH betrieben und entwickelt werden. In der Pilotphase wurde eine erste Version der Datenlandkarte erstellt und damit eine Erhebung der unternehmensrelevanten Informationsverpflichtungen des BMDW durchgeführt und auch analysiert. Diese Erfahrungen sollen in den Vollausbau der Informationsverpflichtungsdatenbank, die dann Basis für das bundesweite Ausrollen bzw. Erhebung sein soll, einfließen. Es liegt hier ein zweistufiger Prozess vor. Dieser sieht zunächst die Entwicklung, dann Erhebungen vor, woraufhin die Auswertung und Analyse im BMDW stattfindet. Daraus ergeben sich Verbesserungspotenziale, woraufhin Adaptierungen der Entwicklung und des Ausrollens durchgeführt werden. Es folgen weitere Erhebungen und Auswertungen bundesweit.

Umsetzung von Ziel 1, 2

Wie sieht Erfolg aus:

Ausgangszustand Zeitpunkt der WFA

Zielzustand Evaluierungszeitpunkt

Im Rahmen der Once-Only Pilotierung wurde ein technisches Instrument zur Erfassung von Informationsverpflichtungen in einer Datenlandkarte geschaffen. Dieses wurde bislang lediglich mit Informationsverpflichtungen des BMDW befüllt. Es gibt daher noch keinen umfassenden bundesweiten Überblick über Informationsverpflichtungen für Unternehmen und die dazugehörigen Datenfelder sowie ob und wie diese in den Behörden verspeichert werden. Weiters gibt es keinen Überblick über die Kooperationen der Behörden untereinander bzw. über die Wiederverwendung von Daten zwischen Behörden.

Eine automationsgestützte Informationsverpflichtungsdatenbank wurde aufgebaut und eine Datenlandkarte der Informationsverpflichtungen geschaffen. Die Informationsverpflichtungen wurden den Ressorts zur Aktualisierung zugeordnet. Eine Aktualisierung durch die Ressorts wurde vorgenommen und Maßnahmen zur Aufrechterhaltung der Aktualität wurden etabliert.

Maßnahme 2: Errichtung eines Register- und Systemverbunds

Beschreibung der Maßnahme:

In der Once-Only Pilotierung wurde ein Register- und Systemverbund in einer ersten Version erstellt und pilotiert, um die Funktionsweise für den behördeninternen Datenaustausch zu erproben.

Um einen einheitlichen und effizienten nationalen und grenzüberschreitenden Datenaustausch zwischen den Behörden zu gewährleisten, wird der Register- und Systemverbund als Kernkomponente der Once-Only-Plattform als einheitliche Kommunikationsinfrastruktur zum behördenübergreifenden Austausch von Informationen ausgebaut. Über diese sollen die Behörden Daten im Einklang mit den Gesetzen beziehen und auch verteilen können.

Diese Kommunikationsinfrastruktur soll vorrangig für die systematische Reduktion sowie für die Umsetzung der Impulsprojekte zum Einsatz gelangen. Als langfristige Perspektive wird der bundesweite, effiziente und einheitliche Datenaustausch über den Register- und Systemverbund angestrebt.

Zusätzlich muss der Register- und Systemverbund die technischen Vorgaben der Europäischen Kommission erfüllen, um als nationaler Knoten des Once-Only Technical Systems die Anforderungen gemäß SDG Verordnung zu erfüllen.

Umsetzung von Ziel 1, 2, 3

Wie sieht Erfolg aus:

Ausgangszustand Zeitpunkt der WFA	Zielzustand Evaluierungszeitpunkt
Aktuell besteht der Register- und Systemverbund in einer ersten Version mit den ersten Anwendungsfällen und angebundenen Registern.	Ein Register- und Systemverbund zum einfachen und effizienten nationalen und grenzüberschreitenden Datenaustausch wurde etabliert. Wesentlichste Verwaltungsregister sind umfassend auf Basis einer Registerananlyse angebunden. Der Register- und Systemverbund wird im Rahmen der systematischen Reduktion sowie für Impulsprojekte angewendet.

Maßnahme 3: Systematische Reduktion

Beschreibung der Maßnahme:

Auf Basis des Vollausbaus einer automationsgestützten Informationsverpflichtungsdatenbank werden kontinuierlich doppelt bzw. mehrfach von Unternehmen gemeldete bzw. von Behörden erhobene Daten identifiziert. Die Analyseergebnisse dienen als Ausgangspunkt für Maßnahmen zur systematischen Reduktion, bei der Formulare des Bundes im Sinne des "Once-Only"-Prinzips einer Überprüfung unterzogen und bei entsprechendem Optimierungspotential Entlastungsmaßnahmen durch die Reduktion erhobener Datenfelder bzw. Anhänge umgesetzt werden sollen. Der Fokus der Maßnahme liegt auf den Stammdaten und Anhängen, die bereits in bestehenden österreichischen Registern geführt werden. Diese sollen von den Behörden über den Register- und Systemverbund bezogen werden können, wodurch die entsprechenden Angaben in den jeweiligen Formularen der jeweiligen Behörden entfallen können. Unter der Annahme der umfassenden Harmonisierbarkeit der unterschiedlichen Datenfelder in den unterschiedlichen Registern soll die Maßnahme zu einer umfassenden bundesweiten systematischen Reduktion führen.

Umsetzung von Ziel 1, 2, 3

Wie sieht Erfolg aus:

Ausgangszustand Zeitpunkt der WFA	Zielzustand Evaluierungszeitpunkt
In der Once-Only Pilotierung wurden relevante Stammdaten und Anhänge einer ersten Analyse unterzogen. Diese werden aber nach wie vor in verschiedenen Formularen bundesweit redundant abgefragt und Unternehmen dadurch belastet.	Über den Register- und Systemverbund können die Behörden die in Registern verspeicherten Stammdaten und Nachweise (Anhänge) von Unternehmen beziehen, sie müssen nicht mehr vom Unternehmen abgefragt werden. Die Notwendigkeit Datenfelder bzw. Anhänge wiederholt abzufragen ist nicht mehr gegeben.

Maßnahme 4: Umsetzung von Impulsprojekten

Beschreibung der Maßnahme:

Im Rahmen der Pilotierungsphase wurde auf der Unternehmensserviceportal-Plattform usp.gv.at die technische Infrastruktur zur Abbildung von nach dem Once-Only-Prinzip gestalteten Unternehmenssituationen geschaffen. Diese wurde durch die Umsetzung und Produktivsetzung von Impulsprojekten entsprechend erprobt. Aufbauend auf den Analyseergebnissen der Pilotierung und der Datenlandkarte werden doppelt bzw. mehrfach von Unternehmen gemeldete bzw. von Behörden erhobene Daten auf Basis von Unternehmenssituationen (das sind oftmals behördenübergreifende Meldeverpflichtungen mit denen ein Unternehmen im Laufe seiner Lebensdauer konfrontiert ist) identifiziert. Dies dient als Ausgangspunkt für Verwaltungskosten senkende Initiativen, die im Rahmen des "Once-Only"-Projekts vom BMDW angestoßen und koordiniert werden.

Diese Verwaltungskosten senkenden Initiativen werden jeweils pro Themengebiet bzw. Unternehmenssituation umgesetzt werden, wobei neben legistischen auch bloß behördeninterne organisatorische Maßnahmen zur Entlastung denkbar sind. Forciert wird die Entwicklung von sog. "One Stop Shops" oder "No Stop Shops". Ein "One Stop Shop" beschreibt die Möglichkeit, alle notwendigen bürokratischen Schritte, die zur Erreichung eines Zieles führen, an einer einzigen Stelle durchzuführen. Bei "No Stop Shops" ist ein individuelles Tätigwerden nicht mehr notwendig (zB antragslose Familienbeihilfe, antraglose Arbeitnehmerveranlagung). Der im Zuge des Projektes konzipierte Register- und Systemverbund ermöglicht eine Umsetzung auf Behördenplattformen wie z.B. usp.gv.at und oesterreich.gv.at. Da mit der Verwaltungsplattform usp.gv.at eine im Unternehmensumfeld bereits etablierte E-Government-Lösung gegeben ist, sollen Umsetzungen für den unternehmerischen Bereich anfänglich auf dieser Plattform erfolgen.

Umsetzung von Ziel 1, 2, 3

Wie sieht Erfolg aus:

Ausgangszustand Zeitpunkt der WFA

Zielzustand Evaluierungszeitpunkt

Derzeit gibt es punktuelle Initiativen, um Verwaltungskosten für Unternehmen zu senken. Mit der Pilotierung von Impulsprojekten auf usp.gv.at und der Erstellung notwendiger Infrastruktur wurden die ersten notwendigen Schritte gesetzt. Potentiale und insbesondere Synergieeffekte können aber noch nicht allumfänglich ausgenützt werden.

Durch das "Once-Only"-Projekt wurden Initiativen und die Umsetzungsplanung angestoßen. Die Plattform usp.gv.at und die Once-Only-Plattform werden von Behörden umfassend genutzt. Durch eine zentrale Koordinierung konnten Potentiale zur Gänze genutzt und Synergien hergestellt werden. "Once-Only" dient als Impulsgeber für Initiativen, um Verwaltungskosten zu senken und hat sich im Zusammenhang mit einer einheitlichen Datenverwendung in den Behörden institutionalisiert.

Abschätzung der Auswirkungen

Finanzielle Auswirkungen für alle Gebietskörperschaften und Sozialversicherungsträger

Finanzielle Auswirkungen für den Bund

– Ergebnishaushalt

in Tsd. €	2021	2022	2023	2024	2025
Betrieblicher Sachaufwand	5 800	6 600	6 800	6 000	5 000
Aufwendungen gesamt	5 800	6 600	6 800	6 000	5 000

Die Projektkosten sind im Regelfall Personalkosten und setzen sich aus den möglichen Personalkostenpositionen aus der Bundesrechenzentrum-Preisliste zusammen.

Die Betriebskosten setzen sich initial wie folgt zusammen:

Infrastrukturkosten € 250.000,-

Personalkosten € 200.000.-

Informationsverpflichtungsdatenbank (IVDB):

Infrastrukturkosten € 150.000,-

Personalkosten € 200.000.-

Aus dem Vorhaben ergeben sich keine finanziellen Auswirkungen für Länder, Gemeinden und Sozialversicherungsträger.

Auswirkungen auf die Verwaltungskosten für Bürger/innen und für Unternehmen

Auswirkungen auf die Verwaltungskosten für Unternehmen

IVP	Kurzbezeichnung	Fundstelle	Be-Entlastung (in Tsd. €)
1	Umsetzung der Impulsprojekte und der systematischen Reduktion	Betroffene Bundesgesetzgebung	‑144 000

Die durch Informationsverpflichtungen für Unternehmen entstehenden und durch die Umsetzung von "Once-Only"-Maßnahmen direkt reduzierbaren Belastungen belaufen sich auf einen adressierbaren Umfang von 792 Mio. Euro. Im Rahmen der Erstellung des "Once-Only"-Vorgehensmodells wurden grundsätzlich 23 Anwendungsfälle als mögliche Umsetzungsmaßnahmen für die Entlastung von Unternehmen identifiziert, wobei im Rahmen der Vorprojektphase bereits die Optimierung von 2 Anwendungsfällen erprobt wird. Im Durchschnitt ergeben sich dadurch jährliche Lasten von rund 34 Mio. Euro je Anwendungsfall (792 Mio. Euro geteilt durch 23 Anwendungsfälle), die grundsätzlich als direkt adressierbares Lastenvolumen des "Once-Only"-Vorhabens anzusehen sind. Der Durchschnitt der Lasten je Anwendungsfall ist eine notwendige Arbeitsannahme für die Kostenschätzung. Die tatsächlichen Lasten können, abhängig vom jeweiligen Anwendungsfall, vom Durchschnitt abweichen.

Adressierbare Einsparungen für Unternehmen:

Die erwähnten Anwendungsfälle werden im Rahmen des gegenständlichen Vorhabens schrittweise optimiert. Die zu erwartenden Ergebnisse bzw. Entlastungen sind dabei jeweils ein Jahr nach Fertigstellung der Umsetzung des jeweiligen Anwendungsfalles für den entsprechenden Vorjahreszeitraum für das Unternehmen messbar. Die Wirksamkeit ist direkt nach der Fertigstellung der Umsetzung des jeweiligen Anwendungsfalles gegeben.

Umsetzung von Anwendungsfällen:

Im Rahmen der Vorprojektphase wurde bereits die Umsetzung von 2 Anwendungsfällen erprobt. Im Verlauf des gegenständlichen Vorhabens ist die Umsetzung von weiteren 16 Anwendungsfällen vorgesehen. Das Einsparungspotential eines Anwendungsfalles beträgt dabei 22,4% (Summe der nachfolgend dargestellten Hebel) der durchschnittlichen Gesamtlasten von 34 Mio. je Anwendungsfall. Insgesamt ergibt sich sohin ein initiales Einsparungspotential von rund 7,5 Mio. Euro p.a. ohne indirekte positive Auswirkung. Dieses Einsparungspotential wird in den nachfolgenden Absätzen erläutert.

Zusätzlich erfolgen indirekte positive Auswirkungen auf die Lasten im Bereich "Sammlung, Aufzeichnung und Archivierung" im Ausmaß von 2% von 1,183 Mrd. Euro an Lasten (Summe der Lasten im Bereich "Sammlung, Aufzeichnung und Archivierung) und dem Bereich "Auskunftspflicht" im Ausmaß von 5% von 169 Mio. Euro an Lasten (beispielsweise werden durch die Reduktion von Meldepflichten auch die damit im Zusammenhang stehenden Aufwände für die Archivierung und dergleichen reduziert). Die Einsparungspotentiale wurden in diesen Bereichen konservativ bewertet, da davon ausgegangen wird, dass die Optimierungsmöglichkeiten hinsichtlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten überwiegend begrenzt sind.

Im Falle einer vollständigen Umsetzung aller 23 Anwendungsfälle ergibt sich eine erwünschte positive Gesamtwirkung in Form von Entlastungen für Unternehmen in der Höhe von rund 209 Mio. Euro p.a. (Herleitung: 22,4% von 792 Mio. Euro + 2% von 1,183 Mrd. Euro + 5% von 169 Mio. Euro ergibt 206 Mio. Euro zzgl. 3 Mio. Euro Rundungsabweichungen). Somit können im Falle der Umsetzung bloß eines Anwendungsfalles durchschnittlich Einsparungen in der Höhe von insgesamt rund 9 Mio. Euro p.a. erzielt werden.

Im Rahmen der Vorprojektphase wurden bereits zwei Anwendungsfälle erprobt. Die daraus resultierende positive Entlastung für Unternehmer weist Einsparungen in der Höhe von 18 Mio. EUR p.a. auf (2 Anwendungsfälle multipliziert mit 9 Mio. Euro). Damit ergeben sich für die ausgewählten 16 Anwendungsfälle zusätzliche Entlastungen von rund 144 Mio. Euro.

Kumulierte Einsparungen nach 5 Jahren:

Das volle Potential an Einsparungen nach 5 Jahren in Höhe von 144 Mio. Euro ergibt sich somit aus dem Lastenvolumen der 16 ausgewählten und umgesetzten Anwendungsfälle pro Jahr. Durch die kontinuierliche und sequentielle Umsetzung von 16 ausgewählten Anwendungsfällen während eines Zeitrahmens von 5 Jahren im Rahmen von Folgevorhaben ergibt sich ein kumuliertes Einsparungspotential in der Höhe von insgesamt rund 402 Mio. Euro (über 5 Jahre gerechnet).

Berechnete Einsparungen:

Das dargestellte Einsparungspotential von 22,4% je Anwendungsfall ergibt sich aus 5 wesentlichen "Hebeln" (Maßnahme, die zu einem bestimmten Ergebnis führt) der IVP-Kategorie "Anträge, Anmeldungen, Nachweise, Erklärungen, Anzeigen, Ansuchen, Registrierungen, Berichterstattung, Meldung", die im Rahmen der Erstellung des "Once-Only"-Vorgehensmodells identifiziert wurden.

Unternehmen

Sonstige wesentliche Auswirkungen

Anhang

Detaillierte Darstellung der finanziellen Auswirkungen

Bedeckung

in Tsd. €	2021	2022	2023	2024	2025
Auszahlungen/ zu bedeckender Betrag	5 800	6 600	6 800	6 000	5 000

in Tsd. €	Betroffenes Detailbudget	Aus Detailbudget	2021	2022	2023	2024	2025
gem. BFRG/BFG	40.05.01 Digitalisierung		0	6 600	6 800	6 000	5 000
gem. BFRG/BFG	40.05.02 Digitalisierungsf.		5 800

Erläuterung der Bedeckung

Die Bedeckung des Vorhabens soll für das Jahr 2021 aus dem Digitalisierungsfonds bedeckt werden. Die Jahre 2022 bis 2024 werden aus dem BMDW Budget gemäß BFRG/BFG bedeckt.

Laufende Auswirkungen – Sonstiger betrieblicher Sachaufwand

Körperschaft (Angaben in €)	2021	2022	2023	2024	2025
Bund	800 000,00	1 600 000,00	1 800 000,00	2 000 000,00	2 000 000,00

		2021		2022		2023		2024		2025
Bezeichnung	Körperschaft	Menge	Aufw. (€)	Menge	Aufw. (€)	Menge	Aufw. (€)	Menge	Aufw. (€)	Menge	Aufw. (€)
Technischer Betrieb der Once-Only-Plattform	Bund	1	800 000,00	1	1 600 000,00	1	1 800 000,00	1	2 000 000,00	1	2 000 000,00

Im Rahmen der Pilotierung wurde die technische Infrastruktur des Register- und Systemverbunds aufgebaut und im Zusammenhang mit dem Unternehmensserviceportal erprobt und produktiv gesetzt. Ziel ist es, den Register- und Systemverbund zur zentralen Datendrehscheibe für die bereits bestehenden heterogenen und zukünftigen Verwaltungssysteme auszubauen.

Die technischen Vorrausetzungen der Datenlandkarte wurden ebenfalls bereits geschaffen. Im Anschluss wurden alle für Unternehmen relevanten Informationsverpflichtungen im Zuständigkeitsbereich des Bundesministeriums für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort eingepflegt und analysiert.

In den Folgejahren steigen die Betriebskosten unter der Annahme eines weiteren Ausbaus entsprechend an (als sprungfixe Kosten). Die vorliegende Kalkulation berücksichtigt lediglich die Betriebskosten der Datenlandkarte sowie des Register- und Systemverbunds. Es ist somit in den Kosten kein weiterer Ausbau vorgesehen, der über die betriebsnahe Weiterentwicklung hinausgeht.

Aufschlüsselung der anfänglichen jährlichen Betriebskosten:

Infrastrukturkosten € 250.000,-

Personalkosten € 200.000.-

Informationsverpflichtungsdatenbank (IVDB):

Infrastrukturkosten € 150.000,-

Personalkosten € 200.000.-

Projekt – Sonstiger betrieblicher Sachaufwand

Körperschaft (Angaben in €)	2021	2022	2023	2024	2025
Bund	5 000 000,00	5 000 000,00	5 000 000,00	4 000 000,00	3 000 000,00

		2021		2022		2023		2024		2025
Bezeichnung	Körperschaft	Menge	Aufw. (€)	Menge	Aufw. (€)	Menge	Aufw. (€)	Menge	Aufw. (€)	Menge	Aufw. (€)
Errichtung einer Informationsverpflichtungsdatenbank	Bund	1	1 000 000,00	1	1 000 000,00	1	1 000 000,00	1	800 000,00	1	600 000,00
Errichtung einer Kommunikationsinfrastruktur	Bund	1	1 500 000,00	1	1 500 000,00	1	1 500 000,00	1	1 300 000,00	1	1 000 000,00
Umsetzung von systematischen Reduktionen	Bund	1	900 000,00	1	900 000,00	1	900 000,00	1	700 000,00	1	400 000,00
Umsetzung von Impulsprojekten	Bund	1	1 600 000,00	1	1 600 000,00	1	1 600 000,00	1	1 200 000,00	1	1 000 000,00

Bedingt durch COVID-19 und die damit prioritäre Umsetzung von Maßnahmen im Rahmen der Krisenbewältigung wurde im ersten Halbjahr eine Prioritätenverschiebung vorgenommen. Daher wurde der für 2020 vorgesehene Umsetzungsanteil im Projekt reduziert und das Vorhaben auf 2025 ausgeweitet.

Detailverträge mit der BRZ GmbH werden in der Folge iterativ im Sinne eines agilen Projektmanagements abgeschlossen, um Erkenntnisse, die im Laufe der Projektabwicklung gewonnen werden, einfließen lassen zu können. Die dadurch gewonnene Flexibilität ist essenziell für den Erfolg und die Effizienz der Projektumsetzung. Die rechtlichen Rahmenbedingungen sind durch die bereits abgeschlossenen Rahmenverträge und -vereinbarungen mit der BRZ GmbH geregelt. Diese sind die Programmvereinbarung für Once-Only und die zwischen dem Bundesministerium für Finanzen und der Bundesrechenzentrum GmbH abgeschlossenen Vereinbarungen: Projektrahmenvertrag (PRV), Betriebsrahmenvertrag (BRV) und IT-Rahmenvereinbarung (IT-RV).

Maßnahme 1 – Errichtung einer Informationsverpflichtungsdatenbank (IVDB):

In der Projektphase ist vor allem die fachliche und technische Entwicklung der Informationsverpflichtungsdatenbank sowie die Errichtung des Register- und Systemverbunds kostenintensiv. Dafür müssen fachliche Konzepte und technische Spezifikationen erstellt werden. Die dafür notwendigen technischen Systeme werden iterativ weiterentwickelt und pilotiert. Zeitgleich soll mit der Entwicklung der Informationsverpflichtungsdatenbank unter Zuhilfenahme eines Erhebungstools die Datenerhebung in den Ressorts durchgeführt werden. Erhoben werden hiermit Informationsverpflichtungen des Bundes für Unternehmen. Startpunkt bildete hierbei das Bundesministerium für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort dessen Informationsverpflichtungen bereits in der Pilotierungsphase von Once-Only in den Jahren 2018 bis 2020 erhoben wurden. In einem weiteren Schritt werden die von den Impulsprojekten betroffenen Abteilungen in den Ressorts erhoben. Danach erfolgt mit dem bundesweiten Roll Out der nächste Schritt. In dieser Phase werden alle betroffenen Stakeholder bzw. am Projekt beteiligten Behörden entsprechend eingebunden. Nach dem Abschluss der Entwicklungs- und Erhebungsphase startet die kostenintensive Analysephase. In dieser sollen mittels Künstliche-Intelligenz-(KI-)Methoden Redundanzen in Meldeverpflichtungen erkannt und reduziert werden. Danach kommt es zu einer Änderung der Kostenstruktur. Kostenintensiv wäre dann vor allem der Betrieb und die Weiterentwicklungen der Informationsverpflichtungsdatenbank sowie der Kommunikationsinfrastruktur. Für die Befüllung der Informationsverpflichtungsdatenbank und die Aufrechterhaltung deren Aktualität ist jedenfalls die Mitwirkung aller Ressorts erforderlich.

Die geschätzten Gesamtkosten über fünf Jahre ergeben sich aus der Summe der fachlichen Konzeption (Business Analyse und Abstimmung mit anderen Verwaltungseinheiten, € 1 Mio.), der technischen Spezifikation (durch die BRZ GmbH, € 1 Mio.), die Umsetzung der technischen Infrastruktur, der Datenerhebung sowie der Umsetzungskoordination (durch die BRZ GmbH und Subunternehmer, € 1,5 Mio.) und die Auswertung/Analyse und Going Live (€ 0,9 Mio).

Die Informationsverpflichtungsdatenbank soll ebenfalls von der BRZ GmbH entwickelt und betrieben werden. In der Pilotphase wurde eine erste Version der Datenlandkarte erstellt und damit eine Erhebung der unternehmensrelevanten Informationsverpflichtungen des BMDW durchgeführt und auch analysiert. Diese Erfahrungen sollen in den Vollausbau der Informationsverpflichtungsdatenbank, die dann Basis für das bundesweite Ausrollen bzw. Erhebung sein soll, einfließen. Es liegt hier ein zweistufiger Prozess vor. Dieser sieht zunächst die Entwicklung, dann Erhebungen vor, woraufhin die Auswertung und Analyse im BMDW stattfindet. Daraus ergeben sich Verbesserungspotenziale, woraufhin Adaptierungen der Entwicklung und des Ausrollens durchgeführt werden. Es folgen weitere Erhebungen und Auswertungen bundesweit.

Kosten für Bundesstellen:

Es entstehen initiale Aufwendungen bei den Dienststellen für die Erhebung der Informationsverpflichtungen und laufende Aufwände für Aktualisierungen. Durch einen zentralen Ansatz mit externer Begleitung können diese minimiert und optimiert werden. Durch diesen Prozess können enorme Optimierungs- und Synergiepotenziale sowohl für Verwaltung als auch für Unternehmen genützt werden. Siehe in der Wirkungsfolgenabschätzung erwähnte Studien.

Bundesstellen, die mit dem Vollzug von Informationsverpflichtungen betraut sind und dafür ein elektronisches System verwenden, haben im Schnitt die Kosten von 1-7 Schnittstellen (je nach Größe und Bedeutung des jeweiligen Registers) zu Registern und Datenbereitstellern zu tragen. Durch den Einsatz des Register- und Systemverbundes reduziert sich dieser Aufwand auf 1 Schnittstelle was eine durchschnittliche Einsparung von 60% ergibt. Die Schnittstellenkosten bewegen sich durchschnittlich zwischen € 10.000 und € 100.000 pro Schnittstelle pro Jahr.

Zusätzlich ergeben sich Einsparungen durch weitere Once-Only Effekte, wie zum Beispiel den Wegfall von Prüfschritten bei Behörden, sofern der Register- und Systemverbund konsequent eingesetzt wird. Diese können nach umfassender, bundesweiter Nutzung der Once-Only-Plattform entsprechend quantifiziert werden.

Maßnahme 2 – Errichtung eines Register- und Systemverbunds (RSV):

Im Rahmen der Once Only Pilotierung hat sich die Erstellung dieser Komponente als Herzstück für eine erfolgreiche Once-Only Umsetzung herauskristallisiert. Die Schaffung des Register- und Systemverbunds dient der Etablierung eines einheitlichen Kommunikationskanals zwischen den Behörden. Andere Staaten haben mit entsprechenden Lösungen bereits Vorreiter-Rollen im internationalen E-Government-Umfeld eingenommen (z.B. Estland mit X-Road, die Niederlande mit Digikoppeling, usw.). Um ein möglichst großes Synergiepotential ausschöpfen zu können, soll eine Vielzahl von Behörden am einheitlichen Kommunikationskanal teilnehmen. Dabei sind höchste Sicherheitsstandards in technischer Umsetzung und Datenschutz einzuhalten. Initiale Gespräche hierfür sind im Jahr 2020 gestartet. Bis 2023 sollen wesentliche Register an den Register- und Systemverbund angebunden werden, um auch der Verordnung (EU) 2018/1724 über die Einrichtung eines einheitlichen digitalen Zugangstors zu Informationen, Verfahren, Hilfs- und Problemlösungsdiensten nachzukommen. Solcherart soll zukünftig eine Wiederverwendung vorhandener Daten zwischen den Behörden bei vergleichsweise geringem organisatorischem Aufwand ermöglicht und Synergiemöglichkeiten in den bestehenden Infrastrukturlandschaften umgesetzt werden. Die Betriebskosten hängen dabei von der Anzahl teilnehmender Behörden bzw. der Anzahl auszutauschender Daten und deren Komplexität ab. Die Mitwirkung der Ressorts ist Voraussetzung für die Etablierung des Register- und Systemverbunds in den Behörden und setzt hohen Abstimmungs- und Koordinierungsbedarf auf technischer und organisatorischer Ebene voraus.

Die geschätzten Gesamtkosten über fünf Jahre ergeben sich aus der Summe der fachlichen Konzeption (Business Analyse und Abstimmung mit anderen Verwaltungseinheiten, € 1.5 Mio.), der technischen Spezifikation (durch die BRZ GmbH, € 1.5 Mio.), die Umsetzung/Erhebung und Umsetzungskoordination (durch die BRZ GmbH und Subunternehmer, € 3 Mio.) und die Auswertung/Analyse und Going Live (€ 800.000).

Eine erste Ausbaustufe wurde bereits errichtet, sodass die Technologie des Register- und Systemverbundes (ShowCase) sowie die beiden ersten Anwendungsfälle im Rahmen des Unternehmensserviceportals umgesetzt wurden. Aktuell wird ein erster tatsächlicher Register- und Systemverbund Use Case umgesetzt, der den engeren Rahmen des Unternehmensserviceportals verlässt (mehrere Register wirken via Register- und Systemverbund bei der Automatisierung der Gewerbeanmeldung zusammen.)

Kosten für Bundesstellen:

Es fallen Kosten für jene Dienststellen an, die sich an den Register- und Systemverbund anbinden. Die einmalige Anbindung eines Registers an den Register- und Systemverbund kann mit ca. € 10.000 geschätzt werden. Wie schon bei den Verfahrensanbindungen am Unternehmensserviceportal wird der bewährte Weg gewählt, dass Anbindungen durch die jeweiligen Register bzw. Dienststellen bedeckt werden. Es wird eine standardisierte Schnittstelle zur Verfügung gestellt werden. Dem steht ein klarer Nutzen gegenüber durch Einsparung bei den Dienststellen und den volkswirtschaftlichen Gesamtnutzen durch verbesserte Verwaltungsprozesse.

Maßnahme 3 – Systematische Reduktion:

Die systematische Reduktion von bundesweiten Informationsverpflichtungen sowie insbesondere der Datenfelder (Stammdaten/Anhänge) verfolgt eine stufenweise Umsetzung über die gesamte Projektdauer. Die Grundlage bilden hierbei Voranalysen und Erkenntnisse aus der Once-Only Pilotierung für den Entfall von stammdatenbasierten Anhängen sowie die Etablierung einer einheitlichen Unternehmens-Identifikation. Die Kosten werden ab dem zweiten Jahr etwa gleichbleibend eingeschätzt. Im Zuge der Umsetzung werden die jeweils betroffenen Behörden zur Mitwirkung eingeladen. Die Koordinierung übernimmt das BMDW gemeinsam mit der jeweils betroffenen Behörde. Für die Umsetzung ist jedenfalls die Mitwirkung der jeweiligen Behörden und gegebenenfalls die Umsetzung entsprechender legistischer Maßnahmen (bspw. Registergesetze) erforderlich.

Die geschätzten Gesamtkosten über fünf Jahre ergeben sich aus der Summe der fachlichen Konzeption (Business Analyse und Abstimmung mit anderen Verwaltungseinheiten, € 1 Mio.), der technischen Spezifikation (durch die BRZ GmbH, € 1.Mio), die Umsetzung der technischen Infrastruktur, der Erhebung der Daten (durch die BRZ GmbH und Subunternehmer, € 1.2 Mio.) und die Auswertung/Analyse und Going Live (€ 600.000).

Maßnahme 4 – Umsetzung von Impulsprojekten:

Impulsprojekte werden in Unternehmenssituationen gruppiert über die Projektdauer aufeinander aufbauend stufenweise umgesetzt. Gestartet wurde in der Once-Only Pilotierung mit der Erstellung der notwendigen Infrastruktur auf usp.gv.at und ersten Impulsprojekten. Dabei konnten wesentliche Erkenntnisse über Implementierungsdauer und Kosten gewonnen werden. Die umzusetzenden Impulsprojekte wurden in der Once-Only Pilotierung intensiv analysiert und unterscheiden sich grundsätzlich in Inhalt, Komplexität und auch in der Kostenintensität. Trotzdem kann mit einem einigermaßen gleichbleibenden Aufkommen gerechnet werden. Die Anwendungsfälle bauen u.a. auf den Erkenntnissen der Datenerhebung in den von den Impulsprojekten betroffenen Abteilungen auf. Vorarbeiten im Sinne der Erarbeitung einer User Journey bzw. einer Prozessanalyse pro Anwendungsfall finden zeitgleich im Vorfeld der Umsetzungsphase des jeweiligen Impulsprojekts statt. Die Koordinierung übernimmt das BMDW. Für die jeweiligen Umsetzungen ist jedenfalls die Mitwirkung der entsprechenden Behörden und gegebenenfalls die Umsetzung erforderlicher legistischer Maßnahmen in den betroffenen Materiengesetzen erforderlich.

Die geschätzten Gesamtkosten über fünf Jahre ergeben sich aus der Summe der fachlichen Konzeption (Business Analyse und Abstimmung mit anderen Verwaltungseinheiten, € 2,5 Mio.), der technischen Spezifikation (durch die BRZ GmbH, € 1,5 Mio.), die Umsetzung/Erhebung und Umsetzungskoordination (durch die BRZ GmbH und Subunternehmer, € 2,5 Mio.) und die Auswertung/Analyse und Going Live (€ 0,5 Mio.).

Das Einsparungspotenzial ist global bereits auf Basis der Erhebung im BMDW dargestellt. (Siehe Absatz 2 der Problemdefinition wo das Gesamtpotenzial auf 1,6 bis 1,9 MRD beziffert wurde). Eine detailliertere Darstellung und Aufteilung dieser Gesamtsumme auf die Ressorts kann nach Erhebung der unternehmensbezogenen Informationsverpflichtungen in den Ressorts und darauf aufbauenden Detailplanungen für Umsetzungsprojekte erfolgen. Bezüglich der Kosten für die Ressorts wird auf die detaillierteren Beschreibungen bei Maßnahme 1 und 2 verwiesen. Eine detaillierte Darstellung der Kosten für die Ressorts ergibt sich im Rahmen von Detailplanungen für Umsetzungsprojekte.

Beispielhaft werden als Impulsprojekte die "Zuschüsse Tagesbetreuung" des Bundesministeriums für Soziales, Gesundheit, Pflege und Konsumentenschutz, das "Register der wirtschaftlichen Eigentümer" des Bundesministeriums für Finanzen und der "Änderungsservice Zentrales Melderegister" des Bundesministeriums für Inneres genannt.

Detaillierte Darstellung der Berechnung der Verwaltungskosten für Unternehmen

Informationsverpflichtung 1	Fundstelle	Art	Ursprung	Verwaltungslasten (in €)
Umsetzung der Impulsprojekte und der systematischen Reduktion	Betroffene Bundesgesetzgebung	geänderte IVP	National	‑144 000 000

Begründung für die Schaffung/Änderung der Informationsverpflichtung: Aufgrund der Initiative "Verwaltungskosten senken für Unternehmen" des BMF stehen Schätzungen zur Verfügung, auf denen das "Once-Only"-Vorhaben unter anderem aufbaut. So gingen diese Schätzungen damals von rund 5.700 verschiedenen Informationsverpflichtungen aus. Alle Unternehmen in Österreich erfüllten demnach jährlich rund 230 Millionen Informationsverpflichtungen. Dadurch entstand den Unternehmen in Österreich eine jährliche Belastung von rund 4,3 Milliarden Euro. Die Belastungen der Informationsverpflichtungen der nachfolgend im Detail geschilderten Kategorie "Anträge, Anmeldungen, Nachweise, Erklärungen, Anzeigen, Ansuchen, Registrierungen, Berichterstattung, Meldung" betragen 792 Mio. Euro. Sie sind ein direkt adressierbares Lastenvolumen des "Once-Only"-Vorhabens.

Das primäre Ziel des gegenständlichen Vorhabens ist die Optimierung des Informationsaustausches zwischen den Unternehmen und den Behörden sowie zwischen den Behörden untereinander. Dabei sollen Prozesse und Datenflüsse optimiert werden, um Redundanzen in der Erfüllung von Informationsverpflichtungen zu eliminieren, sodass jedes Datenfeld nur einmal von einem Unternehmen zu melden ist.

Die im Zuge der Vorprojektphase entstandene Kosten-Nutzen-Analyse stellt eine initiale Abschätzung der Potentiale des "Once-Only"-Projektes dar. Eine vollumfängliche Analyse kann erst nach Vorliegen der vollständig befüllten Datenlandkarte durchgeführt werden.

Einbindung des eGovernment-Verfahrens in ein bestehendes Internet-Portal: Ja. usp.gv.at, oesterreich.gv.at und andere Behördenportale

Elektronische Identifikation der Antragstellerin/des Antragstellers: Ja

Elektronisches Signieren durch Antragstellerin/Antragsteller: Ja

Unternehmensgruppierung 1: Unternehmen	Zeit (hh:mm)	Gehalt/h in €	Externe Kosten	Afa	Kosten (in €)	Lasten (in €)
Verwaltungstätigkeit 1: Erfüllen von Informationsverpflichtungen	00:00		‑9 000 000,00	0	‑9 000 000	‑9 000 000

Fallzahl	16
Sowieso-Kosten in %	0

Erläuterung der Kalkulation und der getroffenen Annahmen:

Aufgrund der Initiative "Verwaltungskosten senken für Unternehmen" des BMF stehen Zahlen einer Basiserhebung zur Verfügung, auf denen das "Once-Only"-Vorhaben unter anderem aufbaut. Im Zuge der Initiative wurden rund 5.700 bundesrechtliche Informationsverpflichtungen erhoben. Alle Unternehmen in Österreich erfüllten demnach jährlich rund 230 Millionen Informationsverpflichtungen. Dadurch entstand Unternehmen in Österreich eine jährliche Belastung von rund 4,3 Milliarden Euro aufgrund dieser Informationsverpflichtungen. Die Belastungen durch Informationsverpflichtungen der nachfolgend im Detail geschilderten Kategorie "Anträge, Anmeldungen, Nachweise, Erklärungen, Anzeigen, Ansuchen, Registrierungen, Berichterstattung, Meldung" betragen 792 Mio. Euro. Sie sind ein direkt adressierbares Lastenvolumen des "Once-Only"-Vorhabens.

Das primäre Ziel des gegenständlichen Vorhabens ist die Optimierung des Informationsaustausches zwischen Unternehmen und Behörden sowohl auf nationaler Ebene als auch grenzüberschreitend. Dabei sollen Prozesse und Datenflüsse optimiert werden, um Redundanzen in der Erfüllung von Informationsverpflichtungen zu eliminieren, sodass jedes Datenfeld nur einmal von einem Unternehmen zu melden ist.

Aktuelle direkte IVP-Belastungen zu "Anträge, Anmeldungen, Nachweise, Erklärungen, Anzeigen, Ansuchen, Registrierungen, Berichterstattung, Meldung":

Derzeit ergeben sich aufgrund von Informationsverpflichtungen jährliche Belastungen im Umfang von 792 Mio. Euro bei den Unternehmen. Im Rahmen der Erstellung des "Once-Only"-Vorgehensmodells wurden grundsätzlich 23 Anwendungsfälle als mögliche Umsetzungsmaßnahmen für die Entlastung von Unternehmen identifiziert. Im Durchschnitt ergeben sich dadurch jährliche Lasten von rund 34 Mio. Euro je Anwendungsfall (792 Mio. Euro geteilt durch 23 Anwendungsfälle), die grundsätzlich als direkt adressierbares Lastenvolumen des "Once-Only"-Vorhabens anzusehen sind. Der Durchschnitt der Lasten je Anwendungsfall ist eine notwendige Arbeitsannahme für die Kostenschätzung. Die tatsächlichen Lasten können, abhängig vom jeweiligen Anwendungsfall, vom Durchschnitt abweichen.

Adressierbare Einsparungen für Unternehmen:

Die zu erwartenden Ergebnisse bzw. Entlastungen sind jeweils ein Jahr nach Fertigstellung der Umsetzung des jeweiligen Anwendungsfalles für den jeweiligen Vorjahreszeitraum für das Unternehmen messbar. Die Wirksamkeit ist direkt nach der Fertigstellung der Umsetzung des jeweiligen Anwendungsfalles gegeben.

Umsetzung von Anwendungsfällen:

Im Rahmen der Vorprojektphase wird bereits die Umsetzung von 2 Anwendungsfällen erprobt. Im Verlauf des gegenständlichen Vorhabens ist die Umsetzung von weiteren 16 Anwendungsfällen vorgesehen (aus einem Gesamtpakt von 21). Das Einsparungspotential eines Anwendungsfalles beträgt dabei 22,4% (Summe der nachfolgend dargestellten Hebel) der durchschnittlichen Gesamtlasten von 34 Mio. je Anwendungsfall. Insgesamt ergibt sich sohin ein Einsparungspotential von rund 7,5 Mio. Euro p.a. Dieses Einsparungspotential wird in den nachfolgenden Absätzen erläutert.

Zusätzlich erfolgen indirekte positive Auswirkungen auf die Lasten im Bereich "Sammlung, Aufzeichnung und Archivierung" in Ausmaß von 2% von 1,183 Mrd. Euro an Lasten und dem Bereich "Auskunftspflicht" im Ausmaß von 5% von 169. Mio. an Lasten (Summe der Lasten lt. BRIT Datenbank) (beispielsweise werden durch die Reduktion von Meldepflichten auch die damit im Zusammenhang stehenden Aufwände für die Archivierung und dergleichen reduziert). Die Einsparungspotentiale wurden in diesen Bereichen konservativ bewertet, da davon ausgegangen wird, dass die Optimierungsmöglichkeiten hinsichtlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten überwiegend begrenzt sind.

Im Falle einer vollständigen Umsetzung der 23 Anwendungsfälle (in Folgevorhaben) ergibt sich eine erwünschte positive Gesamtwirkung in Form von Entlastungen für Unternehmen in der Höhe von rund 209 Mio Euro p.a. (Herleitung: 22,4% von 792 Mio. Euro + 2% von 1,183 Mrd. Euro + 5% von 169 Mio. Euro ergibt 206 Mio. Euro zzgl. 3 Mio. Euro Rundungsabweichungen). Somit können im Falle der Umsetzung bloß eines Anwendungsfalles Einsparungen in der Höhe von insgesamt rund 9 Mio. Euro p.a. erzielt werden. Bei der Umsetzung der beiden Anwendungsfälle im Rahmen des gegenständlichen Vorhabens ergeben sich somit nach dem ersten Jahr Einsparungen von rund 18 Mio. Euro p.a.

Im Rahmen der Vorprojektphase wurden bereits zwei Anwendungsfälle erprobt. Die daraus resultierende positive Entlastung für Unternehmer weist Einsparungen in der Höhe von 18 Mio. EUR p.a. auf (2 Anwendungsfälle multipliziert mit 9 Mio. Euro). Damit ergeben sich für die geplanten umzusetzenden 16 Anwendungsfälle (aus den 21) zusätzliche Entlastungen von rund 144 Mio. Euro.

Kumulierte Einsparungen nach 5 Jahren:

Das volle Potential an Einsparungen nach 5 Jahren in Höhe von 144 Mio. Euro ergibt sich somit aus dem Lastenvolumen aller 16 umgesetzten Anwendungsfälle pro Jahr. Durch die kontinuierliche Umsetzung von 16 ausgewählten Anwendungsfällen während eines Zeitrahmens von 5 Jahren im Rahmen von Folgevorhaben ergibt sich ein kumuliertes Einsparungspotential in der Höhe von insgesamt rund 402 Mio. Euro (über 5 Jahre gerechnet). (Vergleich die volle Umsetzung der ursprünglich 23 Anwendnungsfälle würde ein Einsparungspotenzial von 536 Mio. Euro bedeuten).

Berechnete Einsparungen:

Das dargestellte Einsparungspotential von 22,4% je Anwendungsfall ergibt sich aus den 5 folgend dargestellten, wesentlichen Maßnahmen bzw. "Hebeln" (Maßnahme, die zu einem bestimmten Ergebnis führt) der IVP-Kategorie "Anträge, Anmeldungen, Nachweise, Erklärungen, Anzeigen, Ansuchen, Registrierungen, Berichterstattung, Meldung", die im Rahmen der Erstellung des "Once-Only"-Vorgehensmodells identifiziert wurden. Diese Einsparungen der genannten IVP Kategorie setzt sich aus den in den nachfolgenden beschriebenen Hebeln zusammen:

Hebel 1 – Zeitreduktion bei Befüllung von IVP-Meldungen (18% Einsparung):

Die Reduktion der Zeit um eine Informationsverpflichtung zu erfüllen (Befüllung von Meldeformularen etc.) ist der relevanteste Hebel und trägt ca. 80% zur Lastenreduktion der gesamten IVP-Kategorie bei (80% von 22,4% ergibt aufgerundet 18% an Einsparungen). Im Rahmen der Erstellung des "Once-Only"-Vorgehensmodells wurden im Zuge einer tiefergehenden Analyse stichprobenartig 27 Meldeformulare ausgewählt und zu jedem Meldeformular jedes Datenfeld einzeln erfasst (insgesamt 1.275 Datenfelder), um Optimierungspotenziale zu identifizieren. In der Analyse konnte aufgezeigt werden, dass durch Bereinigungen von vermeidbaren Mehrfachmeldungen die 1.275 Datenfelder auf 287 reduziert werden können. Diese Bereinigungen leiten sich aus der Reduktion der Anzahl der Felder eines Formulars, die weitere Digitalisierung der Übermittlungskanäle und die Eliminierung von Anhängen ab. In Summe können durch die Umsetzung dieser Maßnahme je Anwendungsfall ca. 18% an Lasten reduziert werden (ca. 12% durch Feldreduktion, ca. 2% durch Digitalisierung von Kanälen und 4% durch Eliminierung von Anhängen). Diese Reduktion ergibt sich aus den einzelnen Lastenbeiträgen der detaillierten Maßnahmen des Hebels "Feldreduktion". Diese detaillierten Maßnahmen werden in den nachfolgenden Absätzen beschrieben.

Reduktion der Anzahl der Felder eines Formulars:

Die Reduktion der Anzahl der Felder eines Formulars trägt 70% zur Zeitreduktion der IVP-Befüllung bei. Die Reduktion beinhaltet die Eliminierung von Datenfeldern, die sich inhaltlich überschneiden bzw. mehrfach gemeldet werden und aus diesen Gründen konsolidiert werden können. Bei der Durchführung der Analyse konnten durch die Bereinigung der Datenkategorien (z.B. Eliminierung gleicher Datenfelder oder mögliche Bereitstellung der Felder aus Registern) folgende beispielhafte Optimierungspotenziale aufgezeigt werden:

. Bereinigung der Unternehmensidentifikatoren um 85% (Reduktion der Felder von 221 auf 33);

. Bereinigung von Mitarbeiter/Personal (bspw. Reduktionen im Zusammenhang mit der Bekanntgabe des Personalstands, SVA-Meldungen etc.) um 76% (Reduktion der Felder von 132 auf 32);

. Bereinigung von Produktinformationen um 65% (Reduktion der Felder von 332 auf 113).

Im Durchschnitt ergibt sich ein Einsparungspotential von 77% an Datenfeldern. Die Reduktion dieser Felder setzt sich aus der Reduktion von Stammdatenfeldern, produktspezifischen Feldern und Feldern für Meldebestätigungen zusammen. Die Analyse der 27 Meldeformulare hat weiterhin gezeigt, dass Stammdaten im Schnitt rund 40% aller Felder in einem Meldeformular ausmachen. Im Weiteren sind produktspezifische Felder zu 50% in allen Formularen enthalten. 60% (von den erwähnten 77%) an Datenfeldern können bei der Konsolidierung und Standardisierung von Stammdatenfeldern reduziert werden, 30% bei produktspezifischen Feldern und 8% bei Feldern für Meldebestätigungen. Die restlichen 2% ergeben sich aus sonstigen Optimierungen. In Summe trägt die Reduktion der Anzahl der Felder somit 12,5% zum gesamten Einsparungspotential bei der Umsetzung eines Anwendungsfalles bei.

Digitalisierung der Kanäle:

Die Digitalisierung der Kanäle trägt 10% zur Zeitreduktion der IVP-Befüllung bei. Diese Annahme wurde im Rahmen der Erstellung des Vorgehensmodells aufgrund von Erfahrungswerten bei ähnlichen Projekten getroffen. Durch diese Maßnahme können durch die Umsetzung eines Anwendungsfalles insgesamt 2% an Lasten eingespart werden.

Eliminierung von Anhängen:

Die Eliminierung von Anhängen (z.B. zu meldende Jahresbilanz als Anhang zur eigentlichen Meldung) trägt 20% zur Zeitreduktion bei der IVP-Befüllung bei. In diesem Fall bezieht sich das Optimierungspotential auf die Bereitstellung von bei den Behörden bereits vorliegenden Daten, die derzeit einer Meldung als Anhang beigelegt werden müssen. Bei Realisierung der Anwendungsfälle muss der Unternehmer bei der Erfüllung von Informationsverpflichtungen keine Anhänge mehr beilegen, falls die Informationen bereits bei einer Behörde vorhanden sind. Auch hier liegt die Einsparung in der Eliminierung der mehrfachen Übermittlung von Daten. Aufgrund der moderaten Anzahl an zu meldenden Anhängen bei der durchgeführten Analyse wurde das Einsparungspotential konservativ mit 20% angesetzt. Durch diesen Hebel können durch die Umsetzung eines Anwendungsfalles insgesamt rund 4% an Lasten eingespart werden.

Hebel 2 – Reduktion der Frequenz einer Meldung (2 % Einsparung):

Die Reduktion der Frequenz einer Meldung trägt 10% (von insgesamt 22,4 %) zur Lastenreduktion der genannten IVP-Kategorie bei. Eine Analyse im Rahmen der Erstellung des Vorgehensmodells hat ergeben, dass rund 10% aller Meldungen zu oft übermittelt werden. Durch diese Reduktion können somit insgesamt 2 % eingespart werden. Diese Einsparung ergibt sich aus der Abhängigkeit zu Hebel 1, da durch die Vereinfachung der Meldekomplexität das Fehlerpotential an unnötig abgegebenen Meldungen entsprechend reduziert werden kann.

Hebel 3 – Konsolidierung mehrerer Meldungen (1% Einsparung):

Die Konsolidierung mehrerer Meldungen tragen 5% (von insgesamt 22,4%) zur Lastenreduktion der genannten IVP-Kategorie bei. Die Analyse der Meldeformulare hat in vereinzelten Fällen gezeigt, dass zu einer Informationsverpflichtung zum Teil starke Überschneidungen bei den Meldeformularen vorhanden sind und diese an unterschiedliche Behörden gemeldet werden. Aus diesem Grund kann davon ausgegangen werden, dass durch die Konsolidierung von mehreren Meldungen eine Einsparung von insgesamt 1% erzielt werden kann.

Hebel 4 – Eliminierung von Meldungen (1% Einsparung):

Die Eliminierung von Meldungen trägt 3% (von insgesamt 22,4%) zur Lastenreduktion der genannten IVP-Kategorie bei. Eine Analyse der Meldeformulare im Rahmen der Erstellung des Vorgehensmodells hat ergeben, dass eine gänzliche Eliminierung von Meldungen nur in seltenen Fällen möglich ist, da üblicherweise mindestens ein Meldeinhalt an die jeweilige Behörde zu melden ist, die bei keiner anderen Behörde vorhanden ist. Mit dieser Reduktion kann 1% an gesamten Einsparungen angenommen werden.

Hebel 5 – Reduktion Anzahl meldender Unternehmen (0,4% Einsparung):

Die Reduktion der Anzahl der einer Informationsverpflichtung unterworfenen Unternehmen trägt 2% (von insgesamt 22,4%) zur Lastenreduktion der genannten IVP-Kategorie bei. Durch diese Reduktion können insgesamt 0,4% eingespart werden. Diese Einsparung ergibt sich aus der Abhängigkeit zu Hebel 1, da durch die Vereinfachung der Meldekomplexität das Fehlerpotential an unnötig abgegebenen Meldungen entsprechend reduziert werden kann. Dieser Hebel erfasst Unternehmen, die gar keine Meldung abgeben müssten und dies dennoch tun.

Im Gegensatz dazu erfasst Hebel 2 nur Unternehmen, die einer Informationsverpflichtung grundsätzlich unterworfen sind, diese jedoch überschießend erfüllen.

Diese Folgenabschätzung wurde mit der Version 5.9 des WFA – Tools erstellt (Hash-ID: 492441491).