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Fragen und Antworten zur Ausschreibung "Demokratiewebstatt, Kinder- und Jugendbildung"

Frage 1: Umfang Abgabedokumente
 Laut Ausschreibungsunterlagen sollen nur die Formblätter mit Preis- und Referenzteil bzw. Angaben zu den Schlüsselpersonen abgegeben werden. Ein Konzept, die grafische Überarbeitung des Portals sowie ein Redaktionsplan oder ähnliches müssen/sollen demnach nicht abgegeben werden?
Antwort zu Frage 1: Der Umfang der bereit zu stellenden Unterlagen ist in den Ausschreibungsunterlagen genau angegeben, weitere Unterlagen sind nicht erforderlich.

Frage 2: Gesamtes Angebot in Form von Monatspauschalen
Aus Sicht des Fragestellers gliedert sich der Aufwand in

  • - einmalige Kosten (Überarbeitung des Portals technisch und konzeptionell sowie grafisches Redesign) und
  • - laufende Kosten (Redaktion, technische Erweiterungen etc.)

Wie ist die Vorgabe der Angabe auf Blatt B von Teil D Preisangebot bei den Punkten 1 und 2 (pauschales monatliches Entgelt) zu verstehen? Nach unserem Verständnis sind nach der Beauftragung zuerst einmal die Überarbeitungen der bestehenden www.demokratiewebstatt.at durchzuführen. Dazu ist in den Ausschreibungsunterlagen eine Preisabgabe gefordert. Diese Preisabgabe macht nach unserem Verständnis nur als Pauschalpreise Sinn, aber nicht als monatliches Entgelt. Die monatlichen Entgelte für die laufende Betreuung, Wartung und Entwicklung machen sehr wohl Sinn. Bitte diesbezüglich um Präzisierung bzw. Klärung.
Antwort zu Frage 2: Wie in den Ausschreibungsunterlagen Teil D Punkt B Preisangebot angeführt, ist einerseits ein pauschales monatliches Entgelt für sämtliche nach der Leistungsbeschreibung (Teil C) und den Vertragsbestimmungen (Teil B) zu erbringende inhaltliche und technische Leistungen (mit Ausnahme der Wartung) sowie ein pauschales monatliches Entgelt für sämtliche nach der Leistungsbeschreibung (Teil C) und den Vertragsbestimmungen (Teil B) zu erbringenden Wartungsleistungen anzugeben.

Frage 3: Umfang Bewertungskriterien
Laut Ausschreibungsunterlagen gibt es nur einen Bewertungsschlüssel für Schlüsselpersonal und Preis. Wie werden Konzeption, Grafik, Redaktionsplan bewertet, bzw. fallen diese Positionen bei der Auswahl gar nicht ins Gewicht?
Antwort zu Frage 3: Es werden nur Unterlagen bewertet, deren Vorlage verlangt wird, siehe dazu auch die Beantwortung der Frage 1.

Frage 4: Vergabegesetz Schwellenwert
Wie lautet der für die gegenständliche Ausschreibung gemäß § 141 BVergG gültige Schwellenwert exkl. USt.?
Antwort zu Frage 4: Die gegenständlichen Leistungen sind dem Oberschwellenbereich zuzuordnen, da der Auftragswert die im § 12 BVergG 2006 idgF angeführte Grenze von € 193.000.- übersteigt.

Frage 5: Präambel
Bezüglich der Präambel: Wie kann man sich, die in der Präambel erwähnte Absprache mit Kindern bezüglich der Inhalte der Demokratiewebstatt vorstellen?
Antwort zu Frage 5: Eine Möglichkeit wäre z. B. die Durchführung von Usability-Tests, diesbezüglich besteht allerdings Gestaltungsmöglichkeit durch den Auftragnehmer.

Frage 6: Neudesignvorschläge
Bezüglich Teil A: Soll das Design der bestehenden Webadresse www.demokratiewebstatt.at beibehalten werden oder sollen in der Ausschreibung neue Design-Vorschläge mitgeliefert werden? (Siehe auch Teil B Vertragsbestimmungen S. 6)
Antwort zu Frage 6: Bezüglich der dem Anbot beizulegenden Unterlagen wird auf die Beantwortung der Frage 1 verwiesen.
Soweit dies zur Erreichung des vollständigen Leistungsziels erforderlich ist, sind im Rahmen der Abwicklung des Vertrages durchaus neue Designvorschläge möglich (siehe Punkt 3.5 Teil B Vertragsbestimmungen).

Frage 7: Referenzprojekte
Dürfen in Bietergemeinschaften, die aus zwei Bietern bestehen, je zwei Referenzprojekte vorgelegt werden oder nur insgesamt zwei?
Antwort zu Frage 7: Insgesamt sind nur zwei Referenzprojekte vorzulegen; werden bieterseitig mehr Referenzprojekte angeführt, so hat der Bieter anzugeben, welche zwei der genannten Referenzprojekte für die Bewertung herangezogen werden sollen. Fehlt ein derartiger Hinweis, so wird die Auftraggeberin nur die an erster und zweiter Stelle genannten Referenzprojekte prüfen und in die Bewertung einfließen lassen; die übrigen Referenzprojekte werden auftraggeberseitig nicht beachtet.

Frage 8: Erreichbarkeit Schlüsselpersonal
Im Teil B Vertragsbestimmungen, Punkt 5.2. Vertretung des AN wird die Erreichbarkeit des Schlüsselpersonals werktags, sowie am jährlich einmal stattfindenden Tag der offenen Tür im Parlament, in der Zeit von 8:00 – 19:00 Uhr genannt, die unter Punkt 6.1. Mitarbeiter und Erreichbarkeit ausgeführt wird.
Ist die personelle Erreichbarkeit so zu verstehen, dass zumindest eine Person des genannten Schlüsselpersonals im genannten Zeitraum erreichbar sein muss, oder aber alle drei nominierten Personen des Schlüsselpersonals?
Antwort zu Frage 8: Es reicht aus, wenn zumindest eine Person des angeführten Schlüsselpersonals in dem genannten Zeitraum erreichbar ist.

Frage 9: Indexanpassung
Im Teil A Verfahrensordnung wird unter Punkt 1.8 Preise als Ausgangsbasis für die Wertsicherung die zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses zuletzt verlautbarte Indexzahl genannt und die jährliche Indexanpassung erläutert, wobei eine Veränderung der Indexzahl bis 5 % unberücksichtigt bleibt.
Ist dies so zu verstehen, dass eine Indexanpassung nur erfolgt, wenn die jährliche Indexanzahl um 5% erhöht wird, oder aber ist das kumulativ zu verstehen? Beispiel: Wenn für das Jahr 2012 eine Indexerhöhung um 3,6% angenommen würde, werden die Tarife nach dem Jahr 2012 nicht angepasst. Wenn im Jahr 2013 abermals 3,6% Erhöhung erfolgen würden, würde der Tarif von Anfang 2012 mit Anfang 2014 gesamt um 7,2% angepasst.
Antwort zu Frage 9: Die 5%ige Schwankungsbreite bemisst sich von der Ausgangsbasis der Wertsicherung; anhand des geschilderten Beispiels bedeutet dies, dass eine Anpassung im Jahr 2014 um 7,2% erfolgt.

Frage 10: Umsatzsteuer
Bei der Kalkulation des Gesamtpreise werden von gemeinnützigen GmbHs oder auch Vereinen der Bildungsarbeit lediglich 10% Ust (anstatt der im Teil D Preis Preisangebot unter Punkt B Preisangebot genannten 20 % USt) verrechnet.
Wie wird das bei der Berechnung des Zuschlagskriteriums "Preis" berücksichtigt und an welcher Stelle ist dies im Anbot anzuführen, bzw. zu adaptieren?
Antwort zu Frage 10: Bei der Berechnung des Zuschlagkriteriums "Preis" werden Nettopreise – das entspricht dem Gesamtpreis, also dem Preis ohne Umsatzsteuer, herangezogen. Wenn der Bieter einem geringeren Steuersatz als den angegebenen 20% unterliegt, wird angeregt, dies in einem Begleitschreiben anzuführen. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, im Preisblatt Teil B die Spalte "20% Ust" durch "10% Ust" zu ergänzen und diese dem Gesamtpreis zur Ermittlung des Angebotspreises hinzuzurechnen.

Frage 11: Umfang der Abgabedokumente
Laut Ausschreibungsunterlagen sollen nur die Formblätter mit Preis- und Referenzteil bzw. Angaben zu den Schlüsselpersonen abgegeben werden. Ein Konzept, die grafische Überarbeitung des Portals sowie ein Redaktionsplan oder ähnliches müssen/sollen demnach nicht abgegeben werden? Oder wird seitens ausschreibender Stelle vom Ausschreibungsteilnehmer die Abgabe eines grafisch-konzeptuellen Neuansatzes erwartet?
Antwort zu Frage 11: Bezüglich der Beantwortung wird auf die Antwort zu Frage 1 verwiesen. Zur Klarstellung wird darauf hingewiesen, dass die Abgabe eines grafisch-konzeptionellen Neuansatzes mit dem Angebot nicht erwartet wird.

Frage 12: Gesamtes Angebot in Form von Monatspauschalen
Aus Sicht des Fragestellers gliedert sich der Aufwand in

  • - einmalige Kosten (Überarbeitung des Portals technisch und konzeptionell sowie grafisches Redesign) und
  • - laufende Kosten (Redaktion, technische Erweiterungen etc.)

Wie ist die Vorgabe der Angabe auf Blatt B von Teil D Preisangebot bei den Punkten 1 und 2 (pauschales monatliches Entgelt) zu verstehen? Nach unserem Verständnis sind nach der Beauftragung zuerst einmal die Überarbeitungen der bestehenden www.demokratiewebstatt.at durchzuführen. Dazu ist in den Ausschreibungsunterlagen eine Preisabgabe gefordert. Diese Preisabgabe macht nach unserem Verständnis nur als Pauschalpreise Sinn, aber nicht als monatliches Entgelt. Die monatlichen Entgelte für die laufende Betreuung, Wartung und Entwicklung machen sehr wohl Sinn. Bitte diesbezüglich um Präzisierung bzw. Klärung.
Antwort zu Frage 12: Es wird auf die Beantwortung der Frage 2 verwiesen.

Frage 13: Umfang Bewertungskriterien
Laut Ausschreibungsunterlagen gibt es nur einen Bewertungsschlüssel für Schlüsselpersonal und Preis. Wie werden Konzeption, Grafik, Redaktionsplan bewertet, bzw. fallen diese Positionen bei der Auswahl gar nicht ins Gewicht?
Antwort zu Frage 13: Es wird auf die Beantwortung der Frage 3 verwiesen.

Frage 14: Vergabegesetz Schwellenwert
Wie lautet der für die gegenständliche Ausschreibung gemäß § 141 BVergG gültige Schwellenwert exkl. USt.?
Antwort zu Frage 14: Es wird auf die Beantwortung der Frage 4 verwiesen.

Frage 15: Umfang Ausschreibungsunterlagen
Interpretieren wir die Ausschreibungsunterlagen richtig, dass im Angebot folgende Positionen ausgepreist sein müssen?

  •  - Inhaltliche Konzeption
  • - Grafische Konzeption (Screenredesign) aller annavigierbaren Inhaltsbereiche von www.demokratiewerkstatt
  • - Grafische Produktion aller annavigierbaren Inhaltsbereiche von www.demokratiewerkstatt.at
  • - Programmierung aller annavigierbaren Inhaltsbereiche von www.demokratiewebstatt
  • - Ankauf und Setup einer hard- und softwareseitigen Hostingumgebung für die neu programmierte Website und das dahinterliegende CMS samt Redaktionsoberflächen. - Hosting der Website und des dahinterliegenden CMS samt Redaktionsoberflächen
  • - Laufende inhaltlich-konzeptionelle Weiterentwicklung aller annavigierbaren Inhaltsbereiche von www.demokratiewerkstatt.at
  • - Laufende inhaltlich-konzeptionelle Betreuung aller annavigierbaren Inhaltsbereiche von www.demokratiewebstatt.at in Form von redaktioneller Einpflege und Aktualisierung von Inhalten
  • - Laufende grafisch-konzeptionelle Betreuung und programmiertechnische Umsetzung aller annavigierbaren Inhaltsbereiche von www.demokratiewerkstatt.at
  • - Ansätze für eine inhaltlich-konzeptionelle Weiterentwicklung aller annavigierbaren Inhaltsbereiche von www.demokratiewerkstatt.at
  • - Ansätze für eine grafisch-konzeptionelle Weiterentwicklung aller annavigierbaren Inhaltsbereiche von www.demokratiewebstatt.at

Antwort zu Frage 15: Bezüglich des anzubietenden pauschalen Entgelts wird auf die Antwort zu Frage 2 verwiesen. Der von den Pauschalentgelten umfasste Leistungsinhalt ist der Leistungsbeschreibung Teil C und den Vertragsbestimmungen Teil B zu entnehmen. Eine Aufschlüsselung der beiden Pauschalpreise in einzelne Leistungspositionen ist in Zusammenhang mit der Legung des Angebotes nicht erforderlich. Die Auftraggeberin weist darauf hin, dass nach Punkt 1.9 des Teiles A der Bieter im Fall einer vertieften Angebotsprüfung verpflichtet ist, seine Kalkulation bezüglich sämtlicher Positionen seines Angebotes offen zu legen.

Frage 16: Inhaltlich konzeptionelle sowie grafisch konzeptionelle Weiterentwicklung
Wo ist der Unterschied zwischen einer „laufenden inhaltlich-konzeptionellen Weiterentwicklung“ und „Ansätzen für eine inhaltlich-konzeptionelle Weiterentwicklung“? (gleiches gilt für die „grafischkonzeptionelle Weiterentwicklung“)
Antwort zu Frage 16: Nach Punkt 2.1 des Teiles B wird der Auftragnehmer mit der Konzeption, Ausführung, inhaltlicher und grafischer Gestaltung unterschiedlicher Themenbereiche, die laufend aktualisiert werden müssen, für Jugendliche bis 14 Jahren, mit der Webredaktion des Internetportals www.demokratiewebstatt.at sowie mit Serverhosting und Serverwartung nach Maßgabe der Bestimmungen dieses Vertrages sowie der Leistungsbeschreibung (Teil C) beauftragt. Ausschließlich "Ansätze" hierfür zu liefern, entspricht daher nicht dem vollständigen Leistungsinhalt.

Frage 17: Übersetzung
Ist es richtig, dass nur die Einstiegsseiten in vier Sprachen + Video in Gebärdensprache zu übersetzen sind? Die tiefer liegenden Inhalte sind nur in Deutsch zur Verfügung zu stellen?
Antwort zu Frage 17: Ja.

Frage 18: Publikation in eigenen Medien
"…Publikation in eigenen Medien des Auftragnehmers…" (siehe Seite 8 Teil C) Können wir davon ausgehen, dass hier die Publikationen der Auftraggeberin = Parlamentsdirektion gemeint sind?
Antwort zu Frage 18: Punkt 4 Teil C "Werbemaßnahmen" sieht vor: "Insbesondere davon umfasst ist die Bewerbung der Demokratiewebstatt in eigenen Publikationen und Medien des Auftragnehmers….". Daraus ergibt sich eindeutig und klar, dass hiermit nicht Publikationen der Auftraggeberin gemeint sind.

Frage 19: Weiterentwicklung – Newsletter (siehe Seite 11 Teil C)
Gibt es bereits einen bestehenden Newsletterverteiler auf den zurückgegriffen werden kann, oder muss dieser Verteiler vom Auftragnehmer zusammengestellt werden?
Antwort zu Frage 19: Ja, ein Newsletterverteiler ist bereits vorhanden, allerdings obliegt die Wartung und laufende Erweiterung diese Verteilers dem Auftragnehmer.

Frage 20: Drucksorten
Für das Angebot zur Erstellung diverser Broschüren fehlen uns Angaben zu:

  • a. Auflage
  • b. Seitenumfang und Format
  • c. Allfällige Sonderfarben

Hier würden uns auch Angaben zu Ihren bisherigen Erfahrungswerten ausreichende Information bieten.
Antwort zu Frage 20: Das Erstellen von Broschüren durch den Auftragnehmer ist weder im Zusammenhang mit der Abgabe des Angebotes, noch im Rahmen der Vertragsabwicklung vorgesehen.

Frage 21: Ausbildungsniveau der MitarbeiterInnen
Sie schreiben, dass mindestens sieben Mitarbeiter über die Matura verfügen müssen, jedenfalls die Studienberechtigungsprüfung und selbst z. B. Abschluss des Vordiploms in einem einschlägigen Studium nicht ausreichend sind, ist dies korrekt?
Antwort zu Frage 21: Der positive Abschluss der Reifeprüfung muss bei allen sieben namhaft zu machenden Mitarbeitern vorhanden sein.