4758/AB XX.GP

In Beantwortung der schriftlichen parlamentarischen Anfrage Nr. 51 37/J betreffend

Umgang und Behandlung von Akten in Bundesministerien, welche die Abgeordneten

Barmüller und PartnerInnen am 5.11.1998 an mich richteten, stelle ich fest:

Antwort zu den Punkten 1 und 2 der Anfrage:

Die Kanzleiordnung 1992, von welcher ein Exemplar der Anfragebeantwortung des

Bundeskanzlers angeschlossen ist, regelt die formale Behandlung der von den

Bundesministerien zu besorgenden Geschäfte.

Antwort zu Punkt 3 der Anfrage:

Für den Bereich der Zentralleitung des Bundesministeriums für wirtschaftliche

Angelegenheiten ist sowohl eine Skartierungsordnung als auch eine

Verschlußsachenordnung erlassen worden. Von beiden liegt je ein Exemplar bei.

Antwort zu den Punkten 4 und 5 der Anfrage:

Gemäß § 22 der Kanzleiordnung 1992 sind die Geschäftsstücke nach ihrer Kennzeichnung

zusammen mit dem sonstigen Eingang dem Leiter der für ihre Behandlung zuständigen

Organisationseinheit vorzulegen Dieser sorgt für die Aufteilung auf die Bearbeiter.

Abweichende Bestimmungen können durch den Bundesminister angeordnet werden,

sofern dies für eine rasche und zweckmäßige Geschäftsbehandlung notwendig erscheint,

Darüber hinaus ist auf die Möglichkeit des verschlossenen Aktenlaufes und der

Verwendung von Verschlußakten hinzuweisen.

Außerdem sieht die Hausordnung, welche ebenfalls der Beantwortung beiliegt, vor, daß

alle Räumlichkeiten bei Verlassen zu verschließen sind und sämtliche im

Regierungsgebäude beschäftigten Bundesbedienstete die Zimmerschlüssel so zu

verwahren haben, daß eine mißbräuchliche Verwendung durch andere Personen verhindert

wird.

Sämtliche Computer können weiters nur mit dem richtigen Paßwort des Benützers

gestartet werden. Für bestimmte Programme (z.B. Personalinformationssystem,

Kanzleiinformationssystem) existiert zusätzlich ein System unterschiedlicher

Berechtigungen und ein eigener Paßwortschutz.

Antwort zu Punkt 6 der Anfrage:

Nein.

Antwort zu den Punkten 7 bis 9 der Anfrage:

Ein Akt wird zum Verschlußakt, wenn der zuständige Bearbeiter bzw. dessen Vorgesetzter

das Geschäftsstück zur Verschlußsache erklärt. In diesem Zusammenhang wird auf die

beiliegende Verschlußsachenordnung verwiesen.

Im Bereich des Bundesministeriums für wirtschaftliche Angelegenheiten sind

Verschlußakten, nicht jedoch Geheimakten, vorgesehen.

Verschlußstücke befinden sich in einem Kuvert, welches mit einer Verschlußmarke

verschlossen wird und durch Unterschrift und Datum gegen unbefugte Öffnungsversuche

gesichert ist. Die Aufbewahrung von Verschlußakten erfolgt in gesicherten Behältnissen.

Akten mit verschlossenem Aktenlauf unterscheiden sich davon nur insofern, als diese

nicht in versperrbaren Behältnissen aufbewahrt werden. Die Vernichtung dieser Akten

erfolgt im Reißwolf durch eigens hiezu berufene Bedienstete.

Antwort zu den Punkten 10 und 11 der Anfrage:

Jedes einzelne Geschäftsstück ist zwingend mit einem Skartierungsvermerk zu versehen.

Spätestens acht Wochen vor der beabsichtigten Ausscheidung werden auszuscheidende

Akten dem Österreichischen Staatsarchiv zur Archivierung angeboten. Jene Akten, die das

Staatsarchiv nicht benötigt, werden von einem bestimmten Unternehmen unter Beisein

eines Bediensteten des Bundesministeriums für wirtschaftliche Angelegenheiten

vernichtet Verschlußakten werden von einem eigens dazu berufenen Bediensteten im

Bundesministerium für wirtschaftliche Angelegenheiten mit Hilfe eines Reißwolfes

vernichtet.

Antwort zu Punkt 12 der Anfrage:

Die Einhaltung bestehender Vorschriften sowie die damit verbundenen Maßnahmen und

Einrichtungen (z.B. Reißwolf) sollen sicherstellen, daß Akten nicht unbefugterweise

kopiert oder verbracht werden. Eine allfällige Verletzung dieser umfangreicher

Vorschriften kann selbst bei strenger Kontrolle naturgermäß nicht ausgeschlossen werden.

Beilagen konnten nicht gescannt werden !!!