4780/AB XX.GP

Auf die schriftliche Anfrage der Abgeordneten Thomas Barmüller, Volker Kier und PartnerIn -

nen vom 5. November 1998, Nr. 5143/J, betreffend Umgang und Behandlung von Akten in

Bundesministerien, beehre ich mich folgendes mitzuteilen:

Zu den Fragen 1 und 2:

Der “Umgang von Akten" im Bundesministerium für Land - und Forstwirtschaft wird durch die

"Kanzleiordnung für die Bundesministerien 1992" geregelt. Die Kanzleiordnung regelt in § 1

Abs. 1 die formale Behandlung der von den Bundesministerien zu besorgenden Geschäfte.

Zu Frage 3:

Ja; Die Behandlung von Verschlußsachen ist in einer eigenen “Verschlußordnung für das

Bundesministerium für Land - und Forstwirtschaft” geregelt, ebenso wurde die Skartierung

von Akten in einem eigenen Erlaß einer Regelung zugeführt.

Zu den Fragen 4 und 5:

Gemäß § 22 der Kanzleiordnung sind die Geschäftsstücke nach ihrer Kennzeichnung zu -

sammen mit dem sonstigen Eingang dem/der Leiter/in der für ihre Behandlung zuständigen

Organisationseinheit vorzulegen. Dieser sorgt für die Aufteilung auf die Bearbeiter/innen.

Abweichende Bestimmungen können durch den/die Bundesminister/in angeordnet werden,

sofern dies für eine rasche und zweckmäßige Geschäftsbehandlung notwendig erscheint.

Darüber hinaus besteht für sämtliche Bedienstete die Dienstpflicht des sorgsamen Umgangs

mit ihnen anvertrauten Geschäftsstücken (Amtsräume sind bei Verlassen zu versperren;

Amtsverschwiegenheit - darunter ist auch das Verbot der Weitergabe von Akten und das

unbefugte Anfertigen von Kopien zu verstehen, etc.)

Zu Frage 6:

Nein, derartiges Papier wird nicht verwendet.

Zu Frage 7:

Ein Akt wird dann zum Verschlußakt, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist (Disziplinaran -

gelegenheiten und Funktionsausschreibungen), oder wenn dies vom jeweiligen Bearbeiter

für erforderlich erachtet wird.

Zu Frage 8:

Im Ressort gibt es nur Verschlußakte, keine "Geheimakte".

Zu Frage 9:

Die Behandlung von Verschlußakten regeln die §§ 24 und 45 der Kanzleiordnung. Die Ver -

schlußordnung des Bundesministeriums für Land - und Forstwirtschaft sieht darüber hinaus

besondere Vorschriften wie etwa betreffend die Weiterleitung und die Aufbewahrung eines

solchen Geschäftsstückes vor.

Zu Frage 10:

Dies wird in § 80 der Kanzleiordnung sowie durch die Skartierordnung geregelt. In bezug auf

die Skartierung wird nicht nach Verschluß - bzw. normalen Akten unterschieden. Ausschlag -

gebend ist das am Akt angegebene Skartierdatum. Die Vernichtung erfolgt durch eine hiezu

befugte Firma.

Zu Frage 11:

Wenn ein Akt vernichtet wurde, wird dies auf der Karteikarte in der zuständigen Kanzleistelle

vermerkt.

Zu Frage 12:

An Regelungen über den Umgang mit Akten besteht sicherlich kein Mangel. Es ist jedoch

kaum möglich, angesichts der großen Anzahl von jährlich anfallenden Akten eine lückenlose

Kontrolle durchzuführen. Im Hinblick darauf wird im Ressort sicherlich alles Sinnvolle und

Zweckmäßige unternommen, um einen ordnungsgemäßen Umgang mit Akten zu gewährlei -

sten.