4787/AB XX.GP

Die Abgeordneten zum Nationalrat Mag. Thomas Barmüller, Volker Kier und PartnerInnen

haben am 5. November 1998 unter der Nr. 5136 / J an mich eine schriftliche Anfrage be-

treffend Umgang und Behandlung von Akten in Bundesministerien gerichtet, welche den

folgenden Wortlaut hat:

1. “Wie ist der Umgang mit Akten in Ihrem Ministerium geregelt?

2. Was regelt die Kanzleiordnung diesbezüglich?

3. Gibt es ministerielle Erlässe, die den Aktenlauf regeln? Wenn ja, wie lauten diese?

4. Durch welche Maßnahmen soll verhindert werden, daß nicht zuständige Personen in

    einen Akt Einsicht nehmen?

5. Wie wird verhindert, daß von einem Akt unbefugterweise Kopien angefertigt werden?

6. Wird in Ihrem Ministerium für besonders sensible Akten Papier mit Kopierschutz ver-

    wendet? Wie sieht der aus?

7. Wann wird ein Akt zum Verschlußakt?

8. Nach welchen Kriterien wird ein Akt als ,,geheim" eingestuft?

9. Welche besonderen Vorkehrungen werden bezüglich dieser Akten getroffen?

10. Wie und wann erfolgt die Vernichtung von

a) Akten?

b) Verschlußakten?

11. Wie wird überprüft, ob ein

a) Akt

b) Verschlußakt

vollständig vernichtet wurde?

12. Können Sie ausschließen, daß aus Ihrem Verantwortungsbereich Akten verbracht

      wurden?”

Ich beehre mich, diese Anfrage wie folgt zu beantworten:

Zu Frage 1 und 2:

Die Kanzleiordnung für die Bundesministerien regelt die formale Behandlung der von den

Bundesministerien zu besorgenden Geschäfte.

Zu Frage 3:

Erlässe regeln auf Grundlage der Kanzleiordnung u. a. Vereinfachung des Genehmigungs-

und Vorschreibungsverfahrens, selektives Protokollieren, frühzeitiges Vernichten von Ko-

pien, Rationalisierung des Einsichtsverkehrs.

Zu Frage 4 und 5:

Gemäß § 22 der Kanzleiordnung sind die Geschäftsstücke nach ihrer Kennzeichnung zu-

sammen mit dem sonstigen Eingang dem / der Leiter / in der für ihre Behandlung zuständi-

gen Organisationseinheit vorzulegen. Diese / r sorgt für die Aufteilung auf die Bearbei-

ter / innen. Abweichende Bestimmungen können durch den / die Bundesminister / in ange-

ordnet werden, sofern dies für eine rasche und zweckmäßige Geschäftsbehandlung not-

wendig erscheint. Darüber hinaus ist auf die Möglichkeit des verschlossenen Aktenlaufes

und der Verwendung von Verschlußakten hinzuweisen.

Zu Frage 6:

Nein.

Zu Frage 7:

Verschlußakten mit der Klassifizierung “VERSCHLUSS” sind Geschäftsstücke, deren

Kenntnisnahme durch Unbefugte im Hinblick auf nachstehende Interessen von Nachteil

sein könnte: äußere und innere Sicherheit, Sicherheit von Personen und Personengrup-

pen, Quellenschutz, berechtigte Interessen von Unternehmen und Institutionen, Beibe-

haltung der Klassifikation von Informationen, die von dritten Stellen vorklassifiziert emp-

fangen werden.

Zu Frage 8:

Verschlußakten mit der Klassifizierung “GEHEIM” sind Geschäftsstücke, deren Kenntnis-

nahme durch Unbefugte die vorgenannten Interessen offensichtlich gefährden oder ihnen

schweren Schaden zufügen würden.

Zu Frage 9:

Die zu beachtenden besonderen Vorkehrungen bei Schreibarbeiten, dem Diktieren, der

Protokollierung / Registrierung, der Bearbeitung, der Entlehnung, der Übermittlung, der

Verwahrung / Ablage und der Vernichtung sind ebenfalls in der Verschlußordnung des

BMfaA normiert.

Zu Frage 10 und 11:

a) Über die Vernichtung ist ein Aktenvermerk anzufertigen, in welchem die Akten einzeln

     verzeichnet sind. Ferner ist festzuhalten, welche Bediensteten die Vernichtung vorge-

     nommen und der Vernichtung beigewohnt haben. Die Vernichtungsprotokolle sind von

     den Bediensteten, die diese Arbeit vorgenommen haben, zu unterschreiben.

b) Die Vernichtung erfolgt nach den in der Verschlußordnung vorgesehenen Regelun-

     gen.

Über die Vernichtung von Verschlußsachen ist ein Protokoll zu führen, in welchem die

Geschäftszahl und der Betreff (allenfalls neutraler Betreff) einzutragen sind. Das Protokoll

ist von zwei Bediensteten gemeinsam aufzunehmen und zu unterfertigen. Danach werden

diese Akten einer beaufsichtigten Vernichtung zugeführt.

Zu Frage 12:

Die vorstehenden Regelungen und deren Überwachung sollen ausschließen, daß Akten

aus dem Ressort verbracht werden.