4800/AB XX.GP
Die schriftliche parlamentarische Anfrage Nr. 5145 / J - NR / 1998 betreffend Umgang und Behandlung
von Akten in Bundesministerien, die die Abgeordneten Mag. Thomas Barmüller und PartnerInnen
am 5. November 1998 an mich richteten, wird wie folgt beantwortet:
1. Wie ist der Umgang mit Akten in Ihrem Ministerium geregelt?
2. Was regelt die Kanzleiordnung diesbezüglich?
Antwort:
Die Kanzleiordnung für die Bundesministerien 1992, in Kraft getreten am 1. Jänner 1993, regelt die
formale Behandlung der von den Bundesministerien zu besorgenden Geschäfte. Diese
Kanzleiordnung ist der Beantwortung der Anfrage durch den Herrn Bundeskanzler angeschlossen.
3. Gibt es ministerielle Erlässe, die den Aktenlauf regeln?
Wenn ja, wie lauten diese?
Antwort:
Es gibt keine zusätzlichen Erlässe. Im Übrigen legt § 21 der Kanzleiordnung fest, dass die einzelnen
Stationen des Aktenlaufes im Geschäftsstücke - Index (Kanzleiinformationssystem) so vermerkt
werden, dass jederzeit festgestellt werden kann, wo sich ein bestimmtes Geschäftsstück befindet.
Diese dürfen nur
nach einem Vermerk im Geschäftsstückeindex weitergegeben werden.
4. Durch welche Maßnahmen soll verhindert werden, dass nicht zuständige Personen in
einen Akt Einsicht nehmen?
Antwort:
§ 22 der genannten Kanzleiordnung sieht vor, dass nach ihrer Kennzeichnung und Verbuchung die
Geschäftsstücke zusammen mit dem sonstigen Eingang dem / der Leiter / in der für ihre Behandlung
zuständigen 0rganisationseinheit vorzulegen sind. Diese / r sorgt für die Aufteilung auf die
Bearbeiter / innen. Abweichende Bestimmungen können durch den / die Bundesminister / in angeordnet
werden, sofern dies für eine rasche und zweckmäßige Geschäftsbehandlung notwendig erscheint.
Ferner ist auf die Möglichkeit der Verwendung von Verschlussakten hinzuweisen. Auch werden
Akten, die personenbezogene Daten beinhalten, in gesondert versperrten Schränken aufbewahrt.
Schließlich möchte ich auf allgemeine Sicherheitmaßnahmen in meinem Ressort hinweisen, die
unter anderem das Versperren der Amtsräume nach jedem Verlassen vorsehen.
5. Wie wird verhindert, dass von einem Akt unbefugterweise Kopien angefertigt werden?
Antwort:
Über die genannten Sicherheitsmaßnahmen hinaus kann das unbefugte Anfertigen von Kopien nicht verhindert werden.
6. Wird in Ihrem Ministerium für besonders sensible Akten Papier mit Kopierschutz
verwendet? Wie sieht der aus?
Antwort:
Papier mit Kopierschutz wird in meinem Ressort nicht verwendet.
7. Wann wird ein Akt zum Verschlussakt?
Antwort:
Ein Akt wird dann zum Verschlussakt, wenn besondere gesetzliche Bestimmungen dies vorsehen
oder dies im
Einzelfall vom Leiter der Organisationseinheit verfügt wird.
8. Nach welchen Kriterien wird ein Akt als “geheim” eingestuft?
9. Welche besonderen Vorkehrungen werden bezüglich dieser Akten getroffen?
Antwort:
In meinem Ressort gibt es keine “geheimen” Akten sondern ,,Verschlussakten”, die nach den
jeweiligen gesetzlichen Bestimmungen behandelt werden.
10. Wie und wann erfolgt die Vernichtung von
a) Akten?
b) Verschlussakten?
Antwort:
§ 80 Abs. 2 der Kanzleiordnung 1992 sieht vor, dass jeder Akt mit einem Skartierungsvermerk zu
versehen ist. Die Skartierung hat grundsätzlich 7 Jahre nach dem letzten Bearbeitungsvorgang zu
erfolgen, wenn nicht der besondere Inhalt des Aktes oder gesetzliche Regelungen eine längere
Aufbewahrung erfordern. Mindestens 8 Wochen vor einer beabsichtigten Skartierung von Akten ist
das Österreichische Staatsarchiv davon zu verständigen. Diesem ist Gelegenheit zu geben, Akten,
die skartiert werden sollen, zu sichten und bei Bedarf zu übernehmen.
a) Akten, die vom Österreichischen Staatsarchiv nicht übernommen werden, werden in
verschlossenen Kontainern der Firma Bunzl & Biach zur Vernichtung übergeben.
b) Die Verschlussakten werden ebenso behandelt.
11. Wie wird überprüft, ob ein
a) Akt,
b) Verschlussakt
vollständig vernichtet wurde?
Antwort:
a) und b) Die Vernichtung der Akten wird in Form einer Vernichtungserklärung der Firma Bunzl &
Biach dokumentiert.
12. Können Sie ausschließen, dass aus Ihrem Verantwortungsbereich Akten verbracht
wurden?
Antwort:
Es wird alles Sinnvolle und Zweckmäßige unternommen, dass Akten aus meinem Kompetenz-
bereich nicht verbracht werden können.