4812/AB XX.GP

Die Abgeordneten zum Nationalrat Mag. Barmüller, Kier und PartnerInnen

haben am 5. November 1998 unter der Nr. 5134 / J an mich eine schriftliche

parlamentarische Anfrage betreffend Umgang und Behandlung von Akten in

Bundesministerien gerichtet.

Diese Anfrage beantworte ich wie folgt:

Zu den Fragen 1 und 2:

Die Kanzleiordnung regelt die formale Behandlung der von den Bundes-

ministerien zu besorgenden Geschäfte (ich verweise auf die beiliegende

Kanzleiordnung).

Zu Frage 3:

Die Aktenläufe werden durch die Kanzleiordnung und die Verschlußsachen-

ordnung geregelt.

Zu Frage 4:

Gemäß § 22 der Kanzleiordnung sind die Geschäftsstücke nach ihrer Kenn-

zeichnung zusammen mit dem sonstigen Eingang dem / der Leiter / in der für ihre

Behandlung zuständigen Organisationseinheit vorzulegen. Diese / r sorgt für die

Aufteilung auf die Bearbeiter / innen. Abweichende Bestimmungen können durch

den / die Bundesminister / in angeordnet werden, sofern dies für eine rasche und

zweckmäßige Geschäftsbehandlung notwendig erscheint.

Darüber hinaus ist auf die Möglichkeit des verschlossenen Aktenlaufes und der

Verwendung von Verschlußakten hinzuweisen.

Zu Frage 5:

Aufgrund der Zahl der im Bundeskanzleramt beschäftigten Personen, der Zahl

der täglich zu bearbeitenden Akten und der selbstverständlich relativ großen

Zahl von Kopiergeräten, die zur Verfügung stehen, ist es völlig unmöglich zu

verhindern, daß unbefugterweise Kopien hergestellt werden.

Zu Frage 6:

Papier mit Kopierschutz wird nicht verwendet; dies wäre auch mit einem

höheren Kostenaufwand verbunden.

Zu Frage 7:

Dazu verweise ich auf die in Kopie beiliegende Verschlußsachenordnung.

Zu den Fragen 8 und 9:

Im Bundeskanzleramt erfolgt die Einstufung der Akten derzeit lediglich in

Verschluß - und Nichtverschlußakten.

Verschlußakten sind als solche mit dem Vermerk “Verschluß” zu bezeichnen.

Verschlußakten sind grundsätzlich über die Kanzlei weiterzugeben. Wenn aus-

nahmsweise ein Verschlußakt vom Bearbeiter unmittelbar an einen anderen

Bearbeiter weitergereicht wird, ist hievon sofort die Kanzlei zu verständigen.

Der Einsichts - und Genehmigungsverkehr von Verschlußakten ist im Sinne der

Kanzleiordnung gleichfalls grundsätzlich über die Kanzlei abzuwickeln. Wenn

wegen besonderer Dringlichkeit eine unmittelbare Weitergabe erfolgt, ist die

Kanzlei hievon unverzüglich zu benachrichtigen; die Kanzlei hat die ent-

sprechenden Vormerkungen vorzunehmen. Dieser Vorgang ist insbesondere

auch beim Weitergeben des Verschlußaktes vom Bearbeiter zum Abteilungs-

leiter und von diesem zum Sektions - bzw. Gruppenleiter einzuhalten.

Der Einsichts - und Genehmigungsverkehr ist unter Verwendung von Verschluß-

umschlägen abzuwickeln. Diese Briefumschläge können grundsätzlich vom

Kanzleileiter oder dessen Stellvertreter geöffnet werden. Soll dies ausge-

schlossen werden, so ist ein entsprechender Vermerk auf dem Briefumschlag

anzubringen.

Zur Anforderung von Verschlußakten sind der zuständige Abteilungsleiter bzw.

dessen Vorgesetzte sowie der Bearbeiter berechtigt. Außerdem können die

Sektions - bzw. Abteilungsleiter schriftlich bestimmte Beamte generell zur Anfor-

derung von Verschlußstücken ihrer Kanzleistelle ermächtigen.

Andere Bedienstete können Verschlußakten nur mit schriftlicher Zustimmung

des zuständigen Abteilungsleiters bzw. dessen Vorgesetzten anfordern.

Verschlußstücke dürfen grundsätzlich nur in verschlossenem Briefumschlag

weitergegeben werden.

Die Beförderung eines Verschlußaktes im Einsichts - und Genehmigungsver-

kehr innerhalb desselben Hauses hat grundsätzlich unter Verwendung eines

Verschlußumschlages zu erfolgen. Der Verschlußumschlag ist nicht zuzu-

kleben, sondern nur mit einer Verschlußmarke aus gummiertem Papier zu

verschließen, die durch Unterschrift unter Beifügung des Datums gegen

unbefugte Öffnungsversuche zu sichern ist.

Verschlußakte sind in verschlossenen Umschlägen in gesicherten Akten-

schränken unter Sperre aufzubewahren.

Zu den Fragen 10 und 11 (jeweils a und b):

Zu a):

Jeder Akt ist mit einem Skartierungsvermerk zu versehen. Die Skartierung hat

grundsätzlich sieben Jahre nach dem letzten Bearbeitungsvorgang zu erfolgen,

wenn nicht der besondere Inhalt des Aktes oder gesetzliche Regelungen eine

längere Aufbewahrung erfordern.

Die Ablagen sind in bestimmten Zeitabständen auf die Möglichkeit der Skar-

tierung von Akten zu überprüfen. Mindestens acht Wochen vor einer beab-

sichtigten Skartierung ist das Österreichische Staatsarchiv davon zu ver-

ständigen. Dem Österreichischen Staatsarchiv ist Gelegenheit zu geben,

Akten, die skartiert werden sollen, zu sichten und bei Bedarf zu übernehmen.

Grundsätzlich werden die Bestände im Gesamten vom Österreichischen

Staatsarchiv übernommen. Die hiebei übergebenen Akten werden protokolliert

und das Österreichische Staatsarchiv bestätigt die formelle Übergabe.

Die Lagerung der Akten erfolgt sodann direkt im Österreichischen Staatsarchiv.

Eine Skartierung der Akten mittels Papierschnitzler wird nur dann vorgenom-

men, sofern ein Akt keinen historischen Wert besitzt (z. B. Routineakten).

Über skartierte Akten wird ein Protokoll geführt.

Verrechnungsunterlagen in der Buchhaltung, die die Haushaltsverrechnung

betreffen, sind gemäß §§ 81 ff. Bundeshaushaltsverordnung 1989 mindestens

7 Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit Schluß des Finanzjahres, auf das

sich die Verrechnungsunterlage bezieht.

Nach Ablauf dieser Frist und vor Vernichtung der Verrechnungsunterlagen ist

das anweisende Organ zu benachrichtigen. Zur Vernichtung bestimmte Unter-

lagen sind in einem Protokoll festzuhalten. Dieses hat Angaben über die Art der

Unterlagen sowie über den Zeitraum, auf den sie sich beziehen, zu enthalten.

Das Vernichtungsprotokoll ist von dem mit der Ausscheidung betrauten Bedien-

steten zu fertigen und dem anweisenden Organ zu übermitteln. Dieses be-

stimmt, auf welche Weise die Vernichtung zu erfolgen hat. In der Regel werden

die Unterlagen in der Verbrennungsanlage Flötzersteig vernichtet; die zur Ver-

nichtung bestimmten Unterlagen werden zuvor jedoch dem Österreichischen

Staatsarchiv zur Übernahme angeboten.

Besoldungsunterlagen in der Buchhaltung werden nicht skartiert; Unterlagen,

die aktive Bedienstete betreffen, werden in der Buchhaltung in einem Stahl-

schrank aufbewahrt. Nach Ausscheiden aus dem Dienststand werden die Be-

soldungsunterlagen dem Bundespensionsamt zur Aufbewahrung übergeben.

Zu b):

Um das unter Verschluß zu verwahrende Schriftgut möglichst gering zu halten,

ist jedes Verschlußstück, bei dem die Aussicht besteht, daß die Notwendigkeit,

es unter Verschluß zu führen, in absehbarer Zeit wegfällt, mit einem Fristver-

merk zu versehen. Nach Ablauf der Frist ist zu prüfen, ob die Voraussetzungen

für eine weitere Behandlung unter Verschluß noch gegeben sind bzw. ob der

Akt nicht skartiert werden kann.

Werden Verschlußstücke ausgeschieden, so sind sie derart zu vernichten, daß

keine auswertbaren Reste übrig bleiben.

Über Verschlußstücke, die vernichtet werden, ist ein Verzeichnis anzulegen,

das fünf Jahre aufzubewahren ist.

Im übrigen wird auf die Ausführungen unter lit. a verwiesen.

Zu Frage 12:

Meines Erachtens werden alle sinnvollen und zweckmäßigen Maßnahmen ge-

troffen, um zu verhindern, daß Aktenstücke nicht vollständig vernichtet werden

oder in Verstoß geraten; es ist jedoch nicht möglich, derartige Vorkommnisse

völlig auszuschließen.

Anlage konnte nicht gescannt werden!!!