4830/AB XX.GP

Die Abgeordneten zum Nationalrat Mag. Thomas Barmüller, Volker Kier, Partner

und Partnerinnen haben an mich eine schriftliche Anfrage, betreffend Umgang und

Behandlung von Akten in Bundesministerien, gerichtet und folgende Fragen gestellt:

"1.    Wie ist der Umgang mit Akten in Ihrem Ministerium geregelt?

  2.    Was regelt die Kanzleiordnung diesbezüglich?

  3.    Gibt es ministerielle Erlässe, die den Aktenlauf regeln?

         Wenn ja, wie lauten diese?

  4.     Durch welche Maßnahmen soll verhindert werden, daß nicht zuständige Perso -

          nen in einen Akt Einsicht nehmen?

  5.     Wie wird verhindert, daß von einem Akt unbefugterweise Kopien angefertigt

          werden?

  6.     Wird in Ihrem Ministerium für besonders sensible Akten Papier mit Kopier -

           schutz verwendet? Wie sieht der aus?

 7.      Wann wird ein Akt zum Verschlußakt?

 8.      Nach welchen Kriterien wird ein Akt als "geheim" eingestuft?

 9.      Welche besonderen Vorkehrungen werden bezüglich dieser Akten getroffen?

 10.    Wie und wann erfolgt die Vernichtung von

          a) Akten

          b) Verschlußakten?

11.    Wie wird überprüft, ob ein

         a) Akt

         b) Verschlußakt

         vollständig vernichtet wurde?

12.    Können Sie ausschließen, daß aus Ihrem Verantwortungsbereich Akten ver -

         bracht wurden?”

Ich beantworte diese Fragen wie folgt:

Zu 1 bis 3:

Der Umgang mit Akten im Bundesministerium für Justiz ist in der für alle Bundesmi -

nisterien geltenden Kanzleiordnung aus dem Jahre 1992 geregelt. Ein Exemplar

dieser Kanzleiordnung ist der Antwort des Bundeskanzlers auf die gleichlautend an

ihn gerichtete Anfrage angeschlossen. In Ergänzung zur Kanzleiordnung ist für alle

Zentralstellen noch eine sogenannte Verschlußsachenordnung ergangen. Darüber

hinaus bestehen im Bundesministerium für Justiz keine weiteren Regelungen über

den Aktenlauf.

Zu 4 und 5:

Die einzelnen Stationen des Aktenlaufes sind im Rahmen des automationsunter -

stützt geführten Kanzleiinformationssystems so zu vermerken, daß jederzeit festge -

stellt werden kann, wo sich ein bestimmtes Aktenstück befindet. Alle Mitarbeiter sind

unter disziplinärer und strafrechtlicher Sanktion zur Verschwiegenheit über alle ih -

nen ausschließlich aus ihrer amtlichen Tätigkeit bekanntgewordenen Tatsachen, an

denen ein Geheimhaltungsinteresse besteht, verpflichtet. Dazu gehört auch, daß sie

ihnen zugegangene Aktenstücke, an denen ein Geheimhaltungsinteresse besteht,

so aufbewahren, daß unbefugte Personen weder Einsicht nehmen noch Ablichtun -

gen herstellen können.

Zu 6:

Nein.

Zu 7 bis 9:

Gemäß § 1 der bereits erwähnten Verschlußsachenordnung sind solche Geschäfts -

stücke als Verschlußsachen zu behandeln, die auf Grund ihres Inhaltes im Interesse

einer Gebietskörperschaft oder einer Partei einer besonderen Geheimhaltung be -

dürfen und die daher nur einem begrenzten Personenkreis zugänglich gemacht wer -

den sollen. Für diese Akten sind besondere Bezeichnungs -, Protokollierungs -, Be -

förderungs - und Ablageregelungen vorgesehen. Auch das Schreiben, das Verglei -

chen und das Vervielfältigen von Verschlußstücken sind besonders geregelt.

Eine Einstufung von Akten als "geheim" erfolgt im Bundesministerium für Justiz

nicht.

Zu 10 und 11:

Die Skartierung von Akten ist in der Kanzleiordnung geregelt. Geraume Zeit nach

Ablauf der dort vorgesehenen Aufbewahrungsfristen werden die meisten Akten, ins -

besondere auch die Verschlußakten, dem Österreichischen Staatsarchiv zur Verfü -

gung gestellt. Nur ein relativ kleiner Teil der Akten, bei dem ein historisches Interes -

se ausgeschlossen werden kann, wird der hausinternen Vernichtung durch mecha -

nisches Zerschneiden zugeführt.

Zu12:

Solange keine konkreten Anhaltspunkte für ein "Verbringen" von Akten vorliegen,

gehe ich davon aus, daß keine derartigen Verfehlungen erfolgt sind.