4856/AB XX.GP
Auf die - aus Gründen der besseren Übersichtlichkeit in Kopie beigeschlossene - schriftliche
parlamentarische Anfrage der Abgeordneten Mag. Thomas Barmüller und Genossen vom
5. November 1998, Nr. 51391/J, betreffend Umgang und Behandlung von Akten in
Bundesministerien, beehre ich mich folgendes mitzuteilen:
Zu 1. Bis 3.:
Der Umgang mit Akten und der Aktenlauf erfolgen im Bundesministerium für Finanzen aus -
schließlich nach den Bestimmungen der geltenden Kanzleiordnung für die
Bundesministerien.
Diese Kanzleiordnung regelt die formale Behandlung der zu besorgenden Geschäfte. Bei
"der Gestaltung des Ablaufs der Geschäftsbehandlung ist unter Anwendung moderner
Organisationsprinzipien ein zweckmäßiger Einsatz der Mittel moderner Informations - und
Kommunikationstechnik anzustreben."
Zu 4. und 5.:
In der Kanzleiordnung wird (insbesondere in den §§ 21ff) detailliert festgelegt, wie die
Zuteilung von Geschäftsstücken und ihre Weiterleitung zu erfolgen hat. Zuständigkeit und
Aktenlauf sind genau geregelt und daher nachvollziehbar.
Unbefugte Handlungen sind bei Einhaltung dieser Bestimmungen auszuschließen. Bei rund
165.000 Einlaufstücken pro Jahr alleine in der Zentralstelle des Bundesministeriums für
Finanzen ist aber eine lückenlose,
zusätzliche Überwachung aller Aktenläufe
selbstverständlich nicht machbar bzw. in Anbetracht der Zielsetzung einer sparsamen und
wirtschaftlichen Verwaltung nicht vertretbar.
Zu 6.:
Im Bundesministerium für Finanzen wird kein Papier mit Kopierschutz verwendet.
Zu 7.bis 9.:
Welche Geschäftsstücke als Verschlußsache zu behandeln sind, ergibt sich aus § 1 der Ver -
schlußsachenordnung der Behörden und Ämter des Bundes (eine Kopie liegt bei). Die
Festlegung erfolgt im Regelfall beim Eingang durch den zuständigen Kanzleileiter, in
Zweifelsfällen durch den zuständigen Leitungsfunktionär.
Die Einstufung “Geheim” ist in der Verschlußsachenordnung nicht vorgesehen und wird im
Bundesministerium für Finanzen auch nicht verwendet.
Die Behandlung von Verschlußsachen (Eingang, Protokollierung, Anforderung, Weitergabe,
Vervielfältigung, Ablage, etc.) erfolgt ausschließlich nach den besonderen Vorschriften der
Verschlußsachenordnung. Die Abläufe sind so geregelt, daß Verschlußsachen einer mög -
lichst geringen Personenanzahl zur Kenntnis gelangen. Das in Betracht kommende Personal
wird besonders ausgewählt und zumindest jährlich über die Verschwiegenheitspflicht und
den Umgang mit derartigen Geschäftsstücken belehrt. Eine diesbezügliche schriftliche
Erklärung wird dem Personalakt beigeschlossen.
Zu 10.und 11.:
Ob bzw. zu welchem Zeitpunkt ein Geschäftsstück zu vernichten ist, richtet sich nach § 80
der Kanzleiordnung bzw. nach der ressortinternen Skartierordnung (eine Kopie liegt bei). Die
Festlegung der Aufbewahrungsdauer erfolgt in den einzelnen Fachbereichen durch abtei -
lungsinterne Richtlinien.
Die Vernichtung erfolgt entweder durch das Staatsarchiv - wohin die älteren Akten nach
einer bestimmten Zeit abgeliefert werden - oder bei der Firma BUNZL & BIACH Ges.m.b.H.
unter Aufsicht eines besonders verpflichteten Organes des Bundesministeriums für
Finanzen, das die vollständige Vernichtung in einem Protokoll zu bestätigen hat.
Zu 12.:
Wie bereits in der Beantwortung der Fragen 4. und 5. ausgeführt, ist eine lückenlose
zusätzliche Überwachung aller Aktenläufe nicht machbar. Bei 165.000 Einlaufstücken wäre
daher eine Aussage, wie sie von Ihnen in
Punkt 12 von mir verlangt wird, unseriös, da ich
nie ausschließen kann, daß von jemanden gegen die Einhaltung von Vorschriften verstoßen
wird.
Anlage konnte nicht gescannt werden!!