4309/AB XXIII. GP

Eingelangt am 04.07.2008
Dieser Text ist elektronisch textinterpretiert. Abweichungen vom Original sind möglich.

BM für europäische und internationale Angelegenheiten

Anfragebeantwortung

Die Abgeordneten zum Nationalrat Herbert Scheibner, Kolleginnen und Kollegen haben am
8. Mai 2008 unter der Zl. 4282/J-NR/2008 an mich eine schriftliche parlamentarische Anfrage
betreffend „des Rechnungshofberichts der österreichischen Botschaften in Madrid und
Lissabon“ gerichtet.

Diese Anfrage beantworte ich wie folgt:

Zu Frage 1:

Das Bundesministerium für europäische und internationale Angelegenheiten (BMeiA)
engagiert sich für Innovationen und Reformen, die einer Effizienzsteigerung dienen. Die
Empfehlungen des Rechnungshofs werden deshalb mit dem Ziel der Umsetzung stets genau
geprüft und unter Berücksichtigung der Erfordernisse eines weltweiten Dienstbetriebs in der
Folge auch entsprechend umgesetzt.

Ich habe deshalb nach Veröffentlichung des vorliegenden Berichts die zuständigen
SektionsleiterInnen angewiesen, gemeinsam mit den jeweiligen Abteilungen konkrete
Maßnahmen zur Umsetzung der Empfehlungen des Rechnungshofs - nicht nur im Hinblick
auf die beiden geprüften Vertretungsbehörden - zu ergreifen.

Zu Frage 2:

Dem BMeiA ist das Rotationsprinzip ein notwendiges und grundsätzliches Anliegen. Jedoch
ist bei der Rotation von Dienstposten zu Dienstposten im Ausland, als auch bei der Rotation
ins Inland, auf bestehende Diensterfordernisse wie auch auf die persönlich-familiären
Verhältnisse der Bediensteten entsprechend Rücksicht zu nehmen.

Das BmeiA ist laufend bemüht, abweichende Rotationsmuster, beispielsweise übermäßig
lange Auslandszyklen, zu vermeiden bzw. die Anzahl derartiger Fälle stetig zu reduzieren.
Die Personalabteilung meines Ressorts überprüft daher sorgfältig und regelmäßig vor jeder
Postenbesetzung die vorangegangene Versetzungungsdauer des/der Bediensteten.

Zu den Fragen 3 und 4:

Die Kontrolle der Abrechnungen erfolgt seit dem Jahr 2005 lückenlos durch die zuständige
Fachabteilung meines Ressorts.

Die Abrechnung obliegt dem/der jeweiligen Bediensteten, wobei diese/r den ihm/r
angewiesenen Zuschuss für Öffentlichkeitsarbeit und Kontaktpflege jährlich mittels eines
standardisierten (Excel-)Formulars unter Anschluss der dafür erforderlichen Unterlagen (z.B.
Rechnungen, Gästelisten, Einladungen) abzurechnen hat.

Der Zuschuss für Öffentlichkeitsarbeit und Kontaktpflege stellt einen zweckgebundenen
abrechnungspflichtigen Vorschuss dar und ist nicht Gehaltsbestandteil. Nicht
widmungsgemäß verbrauchte Mittel werden von den Bediensteten rückgefordert.

Zu Frage 5:

Die Erstellung und Erstumsetzung der Bundes-Kosten- und Leistungsrechnung obliegt nicht
dem BmeiA, sondern wird zentral durch das Bundesministerium für Finanzen (BMF) und das
Bundeskanzleramt vorgegeben und war mit Mitte 2006 abgeschlossen. Die Abnahme des
Konzepts durch das BMF und durch den Rechnungshof erfolgte am 31. Juli 2007.

Die Entwicklung eines Standardreporting für alle Sektionen des BMeiA sowie alle
Vertretungsbehörden im Ausland erfolgte bis Juni 2007. Ebenfalls im Juni 2007 gingen allen
Sektionen und Vertretungsbehörden im Ausland erstmals Jahresberichte über den Zeitraum
2005/2006 zu. Die aktuellen Jahresberichte 2007 wurden im Mai 2008 an alle
Organisationseinheiten übermittelt.

Zu Frage 6:

Das ehemalige Amtsgebäude der Österreichischen Botschaft Madrid wird vom Historischen
Institut genutzt, das für sämtliche laufende Kosten und die Instandhaltung aufkommt.
Aufgrund der in der Praxis gut funktionierenden lokalen Regelung zwischen den beiden
Dienststellen in Madrid wurde aus verwaltungsökonomischen Gründen bisher keine
Notwendigkeit einer schriftlichen Nutzungsregelung mit dem Bundesministerium für
Wissenschaft und Forschung auf Ebene der Zentralstellen gesehen.

Die zuständige Fachabteilung prüft jedoch gemeinsam mit dem für das Historische Institut
zuständigen Bundesministerium für Wissenschaft und Forschung die Frage einer schriftlichen
Vereinbarung.

Zu Frage 7:

Das BmeiA nahm den zitierten Fall zum Anlass, die zuständigen Abteilungen und die
Vertretungsbehörden nochmals daran zu erinnern, dass die rechtzeitige Einholung von
Kostenvoranschlägen und die Erstellung klar definierter Leistungsbeschreibungen
sicherzustellen sind - falls erforderlich auch unter Beiziehung der Finanzprokuratur oder
anderer spezialisierter juristischer Beratung.

Zu Frage 8:

Ja.

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Zu Frage 9:

Das BMeiA hat den Rechnungshofbericht zum Anlass genommen, in einem Runderlass an
alle Vertretungsbehörden auf die eingetretenen Fehler hinzuweisen und hat ausdrücklich eine
korrekte Vorgangsweise der Vertretungsbehörden eingemahnt. Außerdem wurden zur
Vermeidung von allfälligen Unklarheiten bei der Erstellung der Statistiken die Vorgaben
weiter präzisiert.

Zu Frage 10:

Eine transparente, nachvollziehbare und lückenlose Dokumentation von Visaakten ist Teil
eines missbrauchsicheren Visavergabesystems, für das ich mich seit meinem Amtsantritt mit
Nachdruck eingesetzt habe.

Dies gilt ausnahmslos für alle im Visabereich arbeitenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,
unabhängig davon, ob sie - wie im Falle Madrids oder Lissabons im Jahr 8 bzw. 15 Visa
ausstellen oder wie an anderen Vertretungsbehörden mehrere Tausende.

Auf die Wichtigkeit der Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen im Visabereich wird auch
bei den - in den letzten Jahren deutlich intensivierten - Schulungen und Inspektionen meines
Ressorts und jener des Bundesministeriums für Inneres explizit hingewiesen.

Zu Frage 11:

Die Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Anträge bzw. Antragsvorlagen
an den Auslandsösterreicher-Fonds (AÖF) wurde den Vertretungsbehörden in Erinnerung
gerufen sowie die Instruktion des BMeiA an die Vertretungsbehörden im Ausland derart
revidiert, dass die Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Anträge bei der
Berufsvertretungsbehörde liegt.

Weiters hat das BMeiA im Rahmen seiner gesetzlichen Aufsichtspflicht über den
Auslandsösterreicher-Fonds (AÖF) anlässlich der Sitzung des AÖF-Kuratoriums vom
12. November 2007 den AÖF bzw. dessen Geschäftsführung und Kuratoriums Vorsitz daran
erinnert, der Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der vorgelegten Daten besonderes
Augenmerk zu widmen - und bei Zweifeln Nachbesserungen zu verlangen.

Zu Frage 12:

Den österreichischen Vertretungsbehörden wurden die Bestimmungen zur Inspektion von
Honorarkonsulaten in Erinnerung gerufen. Zudem wurden alle Vertretungsbehörden
angewiesen, mittelfristige Inspektionspläne zu erstellen.

Zu Frage 13:

Die in der parlamentarischen Anfrage angegebenen Beträge umfassen nicht nur den
Personalaufwand, sondern beziehen sich gemäß Rechnungshofbericht auf den
Gesamtaufwand der Österreichischen Botschaft Madrid in den Jahren 2004 bis 2006.
Steigerungen beim Personal- und Sachaufwand ergaben sich u.a. durch laufende
Strukturanpassungen wie Biennalsprünge und Bezugserhöhungen im öffentlichen Dienst,
durch die Zunahmen bei den Wohn- und Mietkosten in Folge des spanischen Bau- und
Immobilienbooms sowie die Einführung einer durchgehenden konsularischen
Notrufbereitschaft zur Verbesserung und Ausweitung der Serviceleistungen zugunsten
unserer österreichischen Staatsbürgerinnen und -bürger im Ausland.