Parlamentarische Materialien

1015/AB XXIV. GP

Eingelangt am 17.04.2009
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BM für Unterricht, Kunst und Kultur

Anfragebeantwortung

Bundesministerium für Unterricht, Kunst und Kultur
Frau Präsidentin des Nationalrates Mag. Barbara Prammer Parlament 1017 Wien	Geschäftszahl:	BMUKK-10.000/0071-III/4a/2009

Wien, 15. April 2009

Die schriftliche parlamentarische Anfrage Nr. 1027/J-NR/2009 betreffend Interne Revision, die die Abg. Karl Öllinger, Freundinnen und Freunde am 23. Februar 2009 an mich richteten, wird wie folgt beantwortet:

Zu Frage 1:

Der Text der Revisionsordnung ist in der Anlage beigefügt, wobei darauf hingewiesen wird, dass etlichen Bestimmungen dieser Erst- und Originalfassung der als Rundschreiben Nr. 247/1985 verlautbarten Revisionsordnung durch anderweitige Rechtsänderungen derogiert wurde; zu den wichtigsten Punkten werden in Kursivschrift kurze Hinweise beigefügt.

Zu Fragen 2 und 3:

Eine Novellierung der Revisionsordnung ist nicht unmittelbar in Vorbereitung, da sie wesentlich auf mögliche Veränderungen in der Schulverwaltung des Bundes abzustimmen sein wird, deren Zeitpunkt und Inhalt derzeit allerdings nicht absehbar erscheinen. Die Berücksichtung der Empfehlungen des Rechnungshofes – soweit in einem neuen Kontext noch aktuell – ist vorgemerkt.

Zu Frage 4:

Die personelle Ausstattung der Internen Revision beträgt derzeit drei Vollbeschäftigungsäquivalente, davon zwei Personen mit der Verwendungsgruppe A1 und eine Person mit der Verwendungsgruppe A2.

Zu Frage 5:

Prüfungen der Internen Revision sind gemäß Revisionsordnung generell an einen vorgängigen Auftrag der Ressortleitung gebunden, für den allerdings jederzeit Vorschläge erstattet bzw. Initiativen ergriffen werden können. Dies gilt für Gegenstand und Zielsetzung einer Prüfung, deren genaue methodische Ausgestaltung liegt hingegen in der Ingerenz der Abteilung selbst. Für „ausgelagerte bzw. teilweise kontrollierte Einrichtungen“ besteht traditionell keine Zuständigkeit der Internen Revision des Bundesministeriums für Unterricht, Kunst und Kultur.

Zu Frage 6:

Die Interne Revision kann Ergebnisse direkt an die Ressortleitung berichten.

Zu Frage 7:

Es besteht keine diesbezügliche Prüfungskompetenz.

Zu Frage 8:

Ressortintern besteht für die Interne Revision der Informationszugang nach Maßgabe der Bestimmungen der Revisionsordnung, im Fall elektronischer Systeme (ELAK, HV-SAP u. a.) bedeutet dies, dass es der Mitwirkung der Fachabteilungen bedarf. Im Übrigen wird auf die Beantwortung der Frage 7 hingewiesen.

Zu Frage 9:

Ressortintern besteht prinzipiell unbeschränkte Prüfbefugnis, soweit es sich nicht um Angelegenheiten handelt, die den Organen der Schulaufsicht gesetzlich übertragen sind. Im Übrigen wird auf die Beantwortung der Frage 7 hingewiesen.

Die Bundesministerin:

Dr. Claudia Schmied eh.

Beilage

Beilage zu Frage 1

(Vorbemerkung: Im Folgenden wird die Erst- und Originalfassung der als Rundschreiben Nr. 247/1985 verlautbarten Revisionsordnung wiedergegeben, eine Neufassung erfolgte seither nicht. Etlichen Bestimmungen wurde in der Zwischenzeit durch anderweitige Rechtsänderungen derogiert, zu den wichtigsten Punkten werden in Kursivschrift kurze Hinweise beigefügt.)

Revisionsordnung des Bundesministeriums für Unterricht, Kunst und Kultur (orig. Sport)

I. Zuständigkeit, Aufgaben

§ 1. Mit der Funktion einer Revisionsabteilung im Sinne des Beschlusses der Bundesregierung vom 15. September 1981 ist gemäß Geschäftseinteilung vom 15. Jänner 1985 die Abteilung Präs. 14 des Bundesministeriums für Unterricht, Kunst und Sport betraut (i.F. als Revisionsabteilung bezeichnet).

§ 2. Ihr Wirkungsbereich umfasst das gesamte Ressort des Bundesministers für Unterricht, Kunst und Sport.

§ 3. (1) Hauptaufgabe der Revisionsabteilung ist die Erarbeitung von Prüfungsfeststellungen mittels Revision (= nachgängiger Prüfung) und Kontrolle. Im Zusammenhang damit obliegt ihr weiters die Wahrnehmung einer Beratungs- und Servicefunktion, in deren Rahmen sie durch Auskünfte, Anleitungen und Aufklärungen auf eine gleichartige Handhabung bestehender Vorschriften hinzuwirken, sinnvolle Möglichkeiten zur Senkung von Ausgaben bzw. zur Schaffung zusätzlicher Einnahmen aufzuzeigen und Entwicklungen im Sinne einer bürgernahen Verwaltung zu fördern hat.

(2) Im einzelnen kommen der Revisionsabteilung folgende Agenden zu:

1. Überprüfung von Organisationseinheiten des Ressorts nach den Grundsätzen der Zweckmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit;

2. Beratende Mitwirkung bei der Erlassung von Organisationsvorschriften und bei wichtigen Organisationsmaßnahmen;

3. Erarbeitung von Rationalisierungsvorschlägen und Vorschlägen zur Verbesserung der Aufbau- und Ablauforganisation;

4. Beratende Mitwirkung bei der Erstellung von Beschaffungsprogrammen und Finanzierungsplänen;

5. Beratende Mitwirkung an der Planung, Vergabe und Realisierung von Großprojekten;

6. Überwachung der Einhaltung der Vergabevorschriften;

7. Mitwirkung an Kontrollakten anderer Kontrolleinrichtungen im Ressortbereich;

Anm.: Gemeint waren damit die Prüfstelle der mittlerweile aufgelösten Ministerialbuchhaltung sowie das damals bestandene „Inspektorat der Bundessporteinrichtungen“. Vergleichbare „andere Kontrolleinrichtungen“ existieren im BMUKK derzeit nicht.)

8. Auswertung der Einschau- und Tätigkeitsberichte des Rechnungshofes vom Standpunkt der Inneren Revision;

9. Beratende Mitwirkung bei Beschwerdeangelegenheiten (allgemeine Maßnahmen);

10. Beratende Mitwirkung in Angelegenheiten der Verwaltungsreform im Ressortbereich;

11. Erarbeitung von Vorschlägen für eine Verbesserung des Bürgerservice im Ressortbereich.

§ 4. Zuständigkeit und Aufgabenbesorgung bestehender Kontroll- und revisionsartiger Einrichtung sowie der Organe der Dienst- und Fachaufsicht werden von dieser Revisionsordnung nicht berührt.

§ 5. Zur Koordination der Tätigkeit der internen Kontroll- und Revisionseinrichtungen des Bundesministeriums für Unterricht, Kunst und Sport insbesondere zur Vermeidung unnötiger Doppelarbeit, ist unter dem Vorsitz des Leiters der Präsidialsektion ein Arbeitskreis zu bilden, in dem die Revisionsabteilung und die Buchhaltung ständig vertreten sind. Soweit diese einschlägige Agenden zu besorgen haben, sind auch andere Vertreter von Organisationseinheiten des Bundesministeriums für Unterricht, Kunst und Sport den Beratungen des Arbeitskreises beizuziehen.

II. Allgemeine Bestimmungen

§ 6. Die Revisionsabteilung hat kein Weisungsrecht.

§ 7. (1) Der Revisionsabteilung ist nach Maßgabe der folgenden Bestimmungen Zugang zu allen für ihre Aufgabenerfüllung benötigen Informationen zu gewähren (aktives und passives Informationsrecht).

(2) Auf ihr Ersuchen hin sind der Revisionsabteilung grundsätzlich im Wege der Leitungen der jeweiligen Organisationseinheiten:

1. alle Akten und Unterlagen vorzulegen bzw. binnen einer von ihr festgesetzten Frist zu übermitteln;

2. mündliche Auskünfte zu erteilen, wobei sie mit den Bediensteten aller Organisationseinheiten unmittelbar verkehren kann;

3. alle Einrichtungen des Ressorts zugänglich zu machen sowie allfällige Erhebungen zu gestatten.

(3) Unaufgefordert sind der Revisionsabteilung folgende Angelegenheiten schriftlich zu Kenntnis zu bringen:

1. Grundsätzliche Organisationsmaßnahmen, insbesondere wenn sie die

Schaffung, Auflösung, Zusammenführung, Teilung oder Zuständigkeitsänderung von Organisationseinheiten betreffen, vor Genehmigung;

2. alle generellen Weisungen in Budget-, Wirtschafts-, Organisations- und Personalangelegenheiten vor Hinterlegung;

3. Finanzierungspläne, Beschaffungsprogramme, Großprojekte nach Maßnahe des § 19 vor Genehmigung;

4. Auftragsvergaben des BMUKS von wirtschaftlich zusammengehörigen Leistungen materieller oder immaterieller Art im Gesamtwert von mehr als S 500.000.- (inkl. MWst) bzw. diesbezügliche Genehmigungen an nachgeordnete Dienstellen vor Genehmigung;

Anm.: Die vorliegende Wertgrenze ist im Verlauf der Jahre mehrfach geändert worden. Seit der Erlassung einer differenzierten „Geschäftsordnung“ des BM anfangs der 90er-Jahre (die ihrerseits mehrere Änderungen erfuhr) gilt als Standard, dass der IR mit Ausnahme von Förderungen alle unmittelbar gebarungswirksamen rechtsgeschäftlichen Verfügungen vorgeschrieben werden sollen, die aufgrund der Geschäftsordnung ministerpflichtig sind.

5. Beschwerdefälle grundsätzlicher Natur (ausgenommen Rechtsmittel) durch Vorschreibung zur Einsicht vor Hinterlegung;

6. alle das Ressort betreffenden Einschau- und Tätigkeitsberichte des Rechnungshofes sowie die Stellungnahmen hiezu durch Vorschreibung zur Einsicht vor Hinterlegung;

7. die Revisionsberichte der Abteilung Interne Revision im Generalsekretariat des ÖbThV gemäß Punkt 8.5 der BTRO vom 27. Oktober 1982;

8. die Durchführung bzw. Abstandnahme von Maßnahmen, die von der Revisionsabteilung, anderen internen Kontroll- und Revisionseinrichtungen oder vom Rechnungshof empfohlen wurden.

(4) Die in Abs. 3 enthaltene Informationsverpflichtung obliegt jenen Stellen, welche in der jeweiligen Angelegenheit federführend sind. Die Information der Revisionsabteilung hat in den Fällen. der Z. 1, 3 und 4 so frühzeitig zu erfolgen, dass ihr mindestens 14 Tage zu einer allfälligen Stellungnahme bleiben.

§ 8. Die Tätigkeit der Revisionsabteilung soll nach Möglichkeiten den Ablauf der Geschäfte in anderen Organisationseinheiten nicht beeinträchtigen und hat der Kenntnis Unbeteiligter entzogen zu bleiben. Die Bediensteten des Ressorts sind verhalten, die Revisionsabteilung bei der Besorgung ihrer Aufgaben zu unterstützen.

§ 9. Erscheint es aus verschiedenen Gründen erforderlich, so kann die Revisionsabteilung um eine zeitlich begrenzte Beziehung ressortinterner oder externer Experten ersuchen.

§ 10. Die Tätigkeit der Revisionsabteilung schränkt unbeschadet ihrer eigenen Verantwortlichkeit hiefür – jene der zuständigen einscheidungsbefugten Organe des Ressorts nicht ein.

III. Besondere Bestimmungen für die Durchführung

von Revisionen

Revisionsauftrag

§ 11. (1) Revisionen werden grundsätzlich auf schriftlichen Auftrag des Bundesministers durchgeführt, Dieser wird im Wege des Leiters der Präsidialsektion erteilt:

1. durch Genehmigung des Jahresrevisionsplanes oder

2. als Sonderauftrag.

Anmerkung: Seit der Direktunterstellung der Abteilung unter die Ressortleitung 2002 ist der hier angegebene „Dienstweg“ obsolet. (ebenso in §15 Abs.3 Z.1 und Abs.4 Z.1)

(2) die Revisionsabteilung hat bis zum 15. Dezember eines jeden Kalenderjahres einen Entwurf für den Jahresrevisionsplan des Folgejahres auszuarbeiten.

Ankündigung einer Revision und Einführungsgespräch

§ 12. (1) Revision sind den Leitern zu prüfender bzw. hievon berührter Organisationseinheiten rechtzeitig, in der Regel 14 Tage vorher, anzukündigen. Eine Ankündigung hat zu entfallen, wenn dies im Revisionsauftrag angeordnet wird.

(2) Die Revisionsabteilung hat vor Beginn der Untersuchungshandlungen mit den Leitern der betroffenen Organisationseinheiten ein Einführungsgespräch zu führen. Dem Einführungsgespräch können auch Bedienstete dieser Organisationseinheiten beigezogen werden.

Revisionsablauf

§ 13. Einzelheiten des Revisionsablaufes, insbesondere Prüfprogramm und Erhebungsmethoden werden von der Revisionsabteilung festgelegt.

Schlussbesprechung

§ 14. (1) Nach Abschluss der Prüfungshandlungen hat die Revisionsabteilung mit den Leitern der betroffenen Organisationseinheiten eine Schlussbesprechung abzuhalten, worin ihnen Gelegenheit zu geben ist, zu den Revisionsergebnissen Stellung zu nehmen. Der Schlussbesprechung können auch Bedienstete dieser Organisationseinheiten beigezogen werden.

(2) Verbleiben nach der Schlussbesprechung Meinungsverschiedenheiten über einzelne Ergebnisse der Revision, so ist dies im Revisionsbericht klar zu dokumentieren.

Berichtswesen

§ 15. (1) Die Revisionsabteilung hat über jede Revision schriftlich zu berichten.

(2) Der Entwurf des Revisionsberichtes ist den darin angesprochenen Organisationseinheiten zur schriftlichen Stellungnahme zuzuleiten. Hiefür ist eine angemessene, 6 Wochen nicht übersteigende Frist einzuräumen.

(3) Die Endfassung des Revisionsberichtes ist zuzuleiten:

1. dem Bundesminister im Wege des Leiters oder Präsidialsektion

2. den darin angesprochenen Organisationseinheiten;

3. dem Bundeskanzleramt Verfassungsdienst, soweit er Fragen von grundsätzlicher, vor allem ressortübergreifender Bedeutung betrifft.

Anm.: Obsolet, da die seinerzeit im BKA-VD eingerichtete „Koordinationsstelle für die Interne Revision in der Bundesverwaltung“ schon lange nicht mehr existiert. (ebenso Abs.4 Z.2)

(4) Die Revisionsabteilung hat ferner bis zum Ende des ersten Quartals eines jeden Kalenderjahres einen schriftlichen Kurzbericht über ihre Aktivitäten im Vorjahr zu legen (Tätigkeitsbericht). Dieser ist zuzuleiten:

1. dem Bundesminister im Wege des Leiters der Präsidialsektion;

2. dem Bundeskanzleramt-Verfassungsdienst, soweit er Fragen von grundsätzlicher, vor allem ressortübergreifender Bedeutung betrifft.

Nachprüfung

§ 16. (1) Die Revisionsabteilung kann, wenn sie im Zuge einer Revision Unzulänglichkeiten festgestellt und Vorschläge zu ihrer Beseitigung erstattet hat, sich nach einer angemessenen Frist davon überzeugen, ob ihren Empfehlungen entsprochen wurde.

(2) Ergebnisse solcher Nachprüfungen sind in den Tätigkeitsbericht aufzunehmen, wenn über sie nicht vorab dem Bundesminister berichtet wurde.

(3) Die Nachprüfungstätigkeit der Revisionsabteilung kann sich auch auf kritische Feststellungen des Rechnungshofes, anderer in ihrem Wirkungsbereich tätiger Kontroll- und Revisionseinrichtungen, sowie auf jene im Rahmen des betrieblichen Vorschlagswesen eingebrachten Verbesserungsvorschlägen, deren Verwirklichung angeordnet wurde, erstrecken.

Anm.: Hinsichtlich des „Betrieblichen Vorschlagswesens“ überholt, da ein solches im BMUKK schon lange nicht mehr existiert.

Ausnahmebestimmung

§ 17. Entsteht bei der Revisionsabteilung Verdacht auf gerichtlich strafbare Handlungen in ihrem Wirkungsbereich, so ist unverzüglich der Bundesminister zu informieren. Wird sie mit diesbezüglichen Erhebungen beauftragt, so finden dabei § 12, § 14, § 15 Abs. 2 keine Anwendung.

IV. Besondere Bestimmungen für die Durchführung der Kontroll- und Mitwirkungsaufgaben der Revisionsabteilung

§ 18. Die bei der Erlassung von Organisationsvorschriften und sonstigen grundsätzlichen Organisationsmaßnahmen vorzusehende beratende Mitwirkung der Revisionsabteilung vollzieht sich in Form der Teilnahme an wichtigen Besprechungen, zu denen sie einzuladen ist, sowie in Form schriftlicher Stellungnahmen.

§ 19. Die Bestimmung des § 18. gilt sinngemäß auch für die beratende Mitwirkung der Revisionsabteilung an der Erstellung von Beschaffungs (Austattungs-) programmen und Finanzierungsplänen sowie der Abwicklung von Großprojekten, sofern der Gesamtaufwand des Bundes für diese Aktivitäten im Einzelfall voraussichtlich mehr als 10 Mio S (inkl. MWst.) betragen wird.

Anm.: Wurde später dahingehend interpretiert, dass die in den jährlichen Durchführungsbestimmungen zum Bundesfinanzgesetz – „Finanzieller Wirkungsbereich“ enthaltenen Wertgrenzen für die Mitbefassung des BMF maßgeblich sind.

§ 20. Die Kontrolle der Einhaltung der Vergabevorschriften ist mit Ausnahme der Fälle des § 7 Abs. 3 Z. 4 auf Stichproben zu beschränken.