295/AB XXIV. GP
Eingelangt am 22.01.2009
Dieser Text ist elektronisch textinterpretiert. Abweichungen vom Original sind
möglich.
BM für europäische und internationale Angelegenheiten
Anfragebeantwortung
Die Abgeordneten zum Nationalrat Dr. Johannes Hübner, Kolleginnen und Kollegen haben am 27. November 2008 unter der Zl. 33l/J-NR/2008 an meine Amtsvorgängerin eine schriftliche parlamentarische Anfrage betreffend „österreichische Vertretungsbehörde im Königreich Spanien (Madrid)“ gerichtet.
Diese Anfrage beantworte ich wie folgt:
Zu den Fragen 1 bis 4:
Das Bundesministerium für europäische und internationale Angelegenheiten ist laufend bemüht, abweichende Rotationsmuster, beispielsweise übermäßig lange Auslandszyklen, zu vermeiden bzw. die Anzahl derartiger Fälle stetig zu reduzieren. Aus diesem Grund überprüft die Personalabteilung meines Ressorts routinemäßig vor jeder Postenbesetzung die vorangegangene Versetzungsdauer der Bediensteten. Dabei wird selbstverständlich auch auf bestehende Diensterfordernisse wie auch auf die persönlich-familiären Verhältnisse der Bediensteten Rücksicht genommen.
Seit der Überprüfung der Österreichischen Botschaft (ÖB) Madrid durch den Rechnungshof wurden 11 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu anderen Dienststellen im In- oder Ausland versetzt.
Zu den Fragen 5 und 12 bis 15:
Die Kontrolle der Abrechnungen erfolgt seit dem Jahr 2005 lückenlos durch die zuständige Fachabteilung meines Ressorts. Die dabei einzuhaltenden Vorschriften werden den Bediensteten in Runderlässen detailliert bekannt gegeben und regelmäßig aktualisiert, zuletzt im Juni 2008 durch eine Neufassung der entsprechenden internen Richtlinien.
Die Abrechnung obliegt dem/der jeweiligen Bediensteten, wobei diese/r den ihm/r angewiesenen Zuschuss für Öffentlichkeitsarbeit und Kontaktpflege (ZÖK) jährlich mittels eines standardisierten (Excel-)Formulars unter Anschluss der dafür erforderlichen Unterlagen (z.B. Rechnungen, Gästelisten, Einladungen) abzurechnen hat.
Der ZÖK stellt einen zweckgebundenen abrechnungspflichtigen Vorschuss dar und ist nicht Gehaltsbestandteil. Nicht widmungsgemäß verbrauchte Mittel werden von den Bediensteten rückgefordert. Fehlende Unterlagen müssen ausnahmslos nachgereicht werden und nicht verbrauchte Mittel müssen von den Bediensteten refundiert werden.
Zu den Fragen 6 bis 8:
Interne ZÖK-Richtlinien des Bundesministeriums für europäische und internationale Angelegenheiten sehen vor, dass Repräsentationsveranstaltungen in der Regel in den Wohnräumlichkeiten der Bediensteten stattfinden sollen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden an die Einhaltung dieser Richtlinien laufend und nachweislich in Form von Runderlässen erinnert. 2005 und 2006 wurden insgesamt 129 Veranstaltungen im Haus mit Gesamtkosten von € 72.000,-- Euro durchgeführt. Das sind rund 75 Prozent der ZÖK- Gesamtaufwendungen an der ÖB Madrid.
Zu den Fragen 9 bis 11:
Im Rahmen des Nationalfeiertagsempfangs wurden in den Jahren 2007 und 2008 Sponsorverträge in der Höhe von umgerechnet rund 3.700,-- Euro abgeschlossen.
Zu den Frage 16 bis 18:
Die Qualifizierung von Wohnraum bei der Bemessung von Wohnkostenzuschüssen (WKZ) erfolgt auf Basis des § 4 Auslandsverwendungsverordnung 2005 i.V.m. § 21c Gehaltsgesetz 1956, also nicht anhand von Richtlinien, sondern auf gesetzlicher Basis. Eine allfällige Änderung kann nur durch Gesetzesänderung erfolgen, wozu mein Ressort bereits mit dem Bundeskanzleramt in Kontakt getreten ist.
Zu den Fragen 19 bis 21, 52 bis 57,60 bis 67 und 80 bis 83:
Ich verweise auf die Beantwortung der parlamentarischen Anfrage Zl. 4282/J-NR/2008 durch meine Amtsvorgängerin.
Zu den Fragen 22 bis 25:
Derzeit bestehen acht Wartungsverträge. Alle Wartungsverträge sind routinemäßig dem Bundesministerium für europäische und internationale Angelegenheiten zur Genehmigung vorzulegen und werden laufend auf Billigkeit und Leistungsumfang geprüft.
Zu Frage 26:
Eine umfassende elektronische Datenbank zur Dokumentation der Liegenschaften des Bundesministeriums für europäische und internationale Angelegenheiten befindet sich im Vergabestadium.
Zu den Fragen 27 und 28:
Neue Angebote für die notwendigen Leistungen wurden eingeholt.
Zu den Fragen 29 bis 31:
Die Inventarverwaltung der ÖB Madrid ist vollständig und wird - so wie die Inventardaten aller anderen Vertretungsbehörden -jeweils zwischen 2. und 10. Jänner eines Jahres elektronisch an die Zentrale versandt. Die Inventardaten der ÖB Madrid wurden der Zentrale zuletzt am 2.1.2009 vorgelegt.
Zu den Fragen 32 bis 34:
Die Fotodokumentation liegt dem Bundesministerium für europäische und internationale Angelegenheiten seit dem 6.2.2008 vor und wurde auf Vollständigkeit überprüft.
Zu den Fragen 35 bis 38:
Die Bewertung durch einen Experten liegt dem Bundesministerium für europäische und internationale Angelegenheiten seit dem 8. 10. 2008 vor und wurde auf Vollständigkeit überprüft. Dadurch sind Kosten von ca. € 350,-- entstanden.
Zu den Fragen 39 bis 41:
Berichte der Vertretungsbehörde werden in der Zentrale im elektronischen Aktensystem (ELAK) erfasst. Eine zwischen Vertretungsbehörde und Zentrale abweichende Anzahl von protokollierten Aktenstücken ergibt sich u.a. daraus, dass in der Zentrale die Protokollierung mehrerer Berichte auch in Form von Sammelakten erfolgen kann. Die geltenden Protokollierungsvorschriften wurden jedenfalls präzisiert und allen Mitarbeitern in Form eines Runderlasses vom 30.5.2008 in Erinnerung gerufen.
Zu den Fragen 42 bis 48:
Die Beseitigung von Sicherheitsmängeln an der Österreichischen Botschaft Madrid wurde im Rahmen bestehender Wartungsverträge sowie durch organisatorische Maßnahmen umgesetzt und hat keine Zusatzkosten verursacht.
Zu den Fragen 49 bis 51:
An der ÖB Madrid waren alle rechtlich relevanten Unterlagen vorhanden. Die Grundbucheintragungen waren auf den Kaufverträgen vermerkt. Auf Wunsch des Rechnungshofes wurden zusätzlich aktuelle Grundbuchauszüge besorgt.
Zu den Fragen 58 und 59:
An der ÖB Madrid wurde 2004 bis 2008 folgende Anzahl an Visa erteilt:
2004:14
2005:18
2006:8
2007:10
2008:15
Es liegen keine Hinweise auf Unregelmäßigkeiten vor.
Zu den Fragen 68 und 69:
Seit Frühjahr 2008 besteht eine Online-Registrierungsmöglichkeit für Auslands- österreicher/innen. Die Registrierung erfolgt auf freiwilliger Basis.
Zu den Fragen 70 bis 72:
Die Honorarkonsulate haben der vorgesetzten Berufsvertretung einmal jährlich ihre Geschäftsnachweise für das abgelaufene Kalenderjahr vorzulegen. Mindestens alle drei Jahre sollte eine Inspektion der Honorarkonsulate durch die vorgesetzte Botschaft erfolgen.
Die Leiter der Honorarkonsulate in Barcelona und in La Orotava haben erst 2006 bzw. 2007 ihr Amt angetreten. Die Honorarkonsulate in Palma de Mallorca, Malaga und Sevilla wurden zuletzt 2008 inspiziert. Die Inspektion der verbleibenden österreichischen Honorarkonsulate in Spanien ist für 2009 vorgesehen.
Zu den Fragen 73 bis 75:
Im Rahmen des Projekts „ELISA“ wurde ein für alle Berufsvertretungen einheitlicher Aktenindex ausgearbeitet. Die Ausstattung aller Berufsvertretungen mit ELISA wird voraussichtlich Ende 2010 abgeschlossen sein.
Zu den Fragen 76 bis 79:
Das Bundesministerium für europäische und internationale Angelegenheiten hat im Jahr 2004 eine durchgehende Notrufbereitschaft an Vertretungsbehörden im Ausland für konsularische Notfälle geschaffen.
Die Amtsleiterinnen und Amtsleiter, denen die Einteilung der Rufbereitschaft vor Ort obliegt, sind schriftlich instruiert, das in Frage kommende Personal gleichmäßig heranzuziehen, wobei aber auch die Verpflichtungen der entsandten Bediensteten zur Öffentlichkeitsarbeit und Kontaktpflege außerhalb der Dienstzeit berücksichtigt werden sollen.
Zu den Fragen 84 bis 88:
Es gibt an der ÖB Madrid weder eine - üblicherweise nur in großen Flächenstaaten mit hohem Touristenaufkommen wie etwa Russland angewandte - so genannte „Reisebüroregelung“ noch eine „bona fide Stellung von Unternehmen“.
Zu den Fragen 89 bis 91:
Eine Inspektion durch den Generalinspektor ist vorgesehen, um u.a. die Umsetzung der im Rechnungshof Bericht aufgezeigten Verbesserungsmaßnahmen zu prüfen. Eine Überprüfung durch den Sektionsleiter für Administrative Angelegenheiten und Infrastruktur erfolgte im Herbst 2008 im Rahmen einer Dienstreise.