731/AB XXIV. GP

Eingelangt am 19.03.2009
Dieser Text ist elektronisch textinterpretiert. Abweichungen vom Original sind möglich.

BM für europäische und internationale Angelegenheiten

Anfragebeantwortung

Die Abgeordneten zum Nationalrat Dr. Johannes Hübner, Kolleginnen und Kollegen haben
am 20. Jänner 2009 unter der Zl. 657/J-NR/2009 an mich eine schriftliche parlamentarische
Anfrage betreffend „Österreichische Vertretungsbehörde in der Republik Portugal
(Lissabon)“ gerichtet.

Diese Anfrage beantworte ich wie folgt:

Zu den Fragen 1 bis 4:

Das Bundesministerium für europäische und internationale Angelegenheiten ist laufend
bemüht, abweichende Rotationsmuster, beispielsweise übermäßig lange Auslandszyklen, zu
vermeiden bzw. die Anzahl derartiger Fälle stetig zu reduzieren. Aus diesem Grund überprüft
die Personalabteilung meines Ressorts routinemäßig vor jeder Postenbesetzung die
vorangegangene Versetzungsdauer der Bediensteten. Dabei wird selbstverständlich auch auf
bestehende Diensterfordernisse wie auch auf die persönlich-familiären Verhältnisse der
Bediensteten Rücksicht genommen.

An der Österreichischen Botschaft Lissabon sind vier entsandte Bedienstete tätig. Seit bzw.
während der Überprüfung der Österreichischen Botschaft (ÖB) Lissabon durch den
Rechnungshof wurde ein Mitarbeiter aus Lissabon versetzt und eine Mitarbeiterin nach
Lissabon versetzt. Im Jahr 2009 sind zwei weitere Versetzungen im regulären
Versetzungszyklus geplant.

Zu den Fragen 5 und 12 bis 15:

Die Kontrolle der Abrechnungen erfolgt seit dem Jahr 2005 lückenlos durch die zuständige
Fachabteilung meines Ressorts. Die dabei einzuhaltenden Vorschriften werden den
Bediensteten in Runderlässen detailliert bekannt gegeben und regelmäßig aktualisiert, zuletzt
im Juni 2008 durch eine Neufassung der entsprechenden internen Richtlinien.

Die Abrechnung obliegt dem/der jeweiligen Bediensteten, wobei diese/r den ihm/r
angewiesenen Zuschuss für Öffentlichkeitsarbeit und Kontaktpflege (ZÖK) jährlich mittels
eines standardisierten (Excel-)Formulars unter Anschluss der dafür erforderlichen Unterlagen
(z.B. Rechnungen, Gästelisten, Einladungen) abzurechnen hat.

Der ZÖK stellt einen zweckgebundenen abrechnungspflichtigen Vorschuss dar und ist nicht
Gehaltsbestandteil. Nicht widmungsgemäß verbrauchte Mittel werden von den Bediensteten
rückgefordert. Fehlende Unterlagen müssen ausnahmslos nachgereicht werden und nicht
verbrauchte Mittel müssen von den Bediensteten refundiert werden.

Zu den Fragen 6 bis 8:

Interne ZÖK-Richtlinien des Bundesministeriums für europäische und internationale
Angelegenheiten sehen vor, dass Repräsentationsveranstaltungen in der Regel in den
Wohnräumlichkeiten der Bediensteten stattfinden sollen. Die Mitarbeiterinnen und
Mitarbeiter werden an die Einhaltung dieser Richtlinien laufend und nachweislich in Form
von Runderlässen erinnert.

2005 und 2006 wurden insgesamt 98 Veranstaltungen im Haus mit Gesamtkosten von rund
€ 62.000,-- Euro durchgeführt. Das sind rund 95 Prozent der ZÖK-Gesamtaufwendungen an
der ÖB Lissabon.

Zu den Fragen 9 bis 11:

Die österreichische Vertretungsbehörde in Lissabon ist um privates Sponsoring bemüht, leider
konnte aber bislang kein Unternehmen mit Bereitschaft zu Sponsoring gefunden werden.

Zu den Fragen 16 bis 18:

Die Qualifizierung von Wohnraum bei der Bemessung von Wohnkostenzuschüssen (WKZ)
erfolgt auf Basis des § 4 Auslandsverwendungsverordnung 2005 i.V.m. § 21c Gehaltsgesetz
1956, also nicht anhand von Richtlinien, sondern auf gesetzlicher Basis. Eine allfällige
Änderung kann nur durch Gesetzesänderung erfolgen, wozu mein Ressort bereits mit dem
Bundeskanzleramt in Kontakt getreten ist.

Zu den Fragen 19 bis 21, 77 bis 82 und 86 bis 93:

Ich verweise auf die Beantwortung der parlamentarischen Anfrage Zl. 4282/J-NR/2008 durch
meine Amtsvorgängerin.

Zu den Fragen 22 bis 29:

Die Buchhaltungsagentur des Bundes (BHAG) führt gemäß § 92 BHG in Verbindung mit §§
119 und 121 BHV 1989 Nachprüfungen der Gebarungen der Vertretungsbehörden durch. Mit
Prüfungsbericht vom 25. Mai 2007 für den Zeitraum 1. April 2006 bis 31. März 2007
bescheinigte die BHAG, dass der Kassenhöchststand der Österreichischen Botschaft Lissabon
den Vorgaben des Bundeshaushaltsgesetzes (BHG) und der Haushalts Vorschrift für die
Vertretungsbehörden (HVV) entsprach. Das höchste Guthaben im Zeitraum 2000 bis 2006
wurde am 25.10.2006 mit Euro 192.373,11 erreicht. Die Einhaltung der Vorgaben wurde von
der BHAG auch im darauf folgenden Prüfungsbericht festgehalten.

Grundsätzlich wird eine bestmögliche Verzinsung angestrebt. Da aber im Sinne des BHG die
Anlegung von Geldmitteln dem Bundesminister für Finanzen obliegt und daher die Mittel an
den Vertretungsbehörden stets verfügbar sein müssen, ist eine für höhere Bankzinsen in der
Regel erforderliche längerfristige Bindung von Geldmitteln nicht möglich bzw. zulässig.
Über Anregung des Rechnungshofes würden jedoch von der Botschaft Lissabon die
Bankkonditionen neu verhandelt und Verbesserungen erreicht.

Zu den Fragen 30 bis 33:

Es handelt sich um fünf Wartungsverträge. Alle Wartungsverträge sind routinemäßig dem
Bundesministerium für europäische und internationale Angelegenheiten zur Genehmigung
vorzulegen und werden laufend auf Billigkeit und Leistungsumfang geprüft.

Zu Frage 34:

Eine umfassende elektronische Datenbank zur Dokumentation der Liegenschaften des
Bundesministeriums für europäische und internationale Angelegenheiten befindet sich im
Vergabestadium.

Zu den Fragen 35 und 36:

Es wurden entsprechende neue Angebote für die notwendigen Leistungen eingeholt.
Neuvergaben wurden nicht durchgeführt, da die bestehenden Verträge günstiger waren als die
eingelangten Angebote.

Zu den Fragen 37 bis 39:

Die Inventarverwaltung an der Österreichischen Botschaft Lissabon befindet sich nach
erfolgter Generalinventur auf aktuellem Stand. Die aktuellen Inventardaten wurden im
November 2008 vorgelegt und auf Vollständigkeit überprüft.

Zu den Fragen 40 bis 42:

Die Fotodokumentation liegt dem Bundesministerium für europäische und internationale
Angelegenheiten seit dem 21. November 2007 vor und wurde auf Vollständigkeit überprüft.

Zu den Fragen 43 bis 46:

Die Bewertung durch einen Experten liegt dem Bundesministerium für europäische und
internationale Angelegenheiten seit dem 9. Jänner 2009 vor und wurde auf Vollständigkeit
überprüft. Die Kosten für die Bewertung des besonders wertvollen Amtsinventars liegen in
diesem Fall bei € 350,--.

Zu den Fragen 47 bis 49 und 114:

Im Zuge der begleitenden Überwachung der Rechnungsführung durch die Zentrale ergeben
sich auch Korrekturbuchungen im Sinne der haushaltsrechtlichen Vorschriften.

Der jüngste Prüfungsbericht der Buchhaltungsagentur des Bundes über die Rechnungsführung
der ÖB Lissabon für den Zeitraum vom 1. Juli 2007 bis 30. Juni 2008 vom 28. November
2008 bestätigte die ordnungsgemäße Führung der Dienstrechnung.

Zu den Fragen 50 bis 52:

Berichte der Vertretungsbehörde werden in der Zentrale im elektronischen Aktensystem
(ELAK) erfasst. Eine zwischen Vertretungsbehörde und Zentrale abweichende Anzahl von
protokollierten Aktenstücken ergibt sich u.a. daraus, dass in der Zentrale die Protokollierung
mehrerer Berichte auch in Form von Sammelakten erfolgen kann. Die geltenden
Protokollierungsvorschriften wurden jedenfalls präzisiert und allen Mitarbeitern in Form eines
Runderlasses vom 30. Mai 2008 in Erinnerung gerufen.

Zu den Fragen 53 bis 55:

Der Empfehlung des RH folgend, wurde das Raum- und Funktionsprogramm überprüft. Nach
den bereits erfolgten organisatorischen Anpassungen können alle Räumlichkeiten
entsprechend genutzt werden.

Den internen Richtlinien entsprechend ist die Österreichische Botschaft Lissabon mit elf
Bediensteten in die Kategorie „Mittel-Botschaft" einzustufen. Die derzeit ausgewiesene
Nettogrundrissfläche der Österreichischen Botschaft Lissabon von 390 m² unterschreitet die
für diese Kategorie vorgesehene Nettogrundrissfläche.

Zu den Fragen 56 und 57:

Bei der Auftragsvergabe zur Generalsanierung der Residenz wurden eine Ausschreibung und
ein Vergabeverfahren durchgeführt. Demzufolge kamen vier Firmen in die nähere Auswahl
und wurden zur Anbotslegung eingeladen. Von drei eingegangenen Offerten wurde der
Billigstbieter ausgewählt.

Zu den Fragen 58 bis 60 und 64 bis 66:

Nein, da keine Anzeichen für Unregelmäßigkeiten vorlagen.

Zu Frage 61:

Im Lichte von Synergie und Kosteneffizienz wurde jene Firma beauftragt, die im Zuge der
Übersiedlung des Hausrats des Missionschefs nach Lissabon vor Ort war. Die
Vergleichsanbote belegten die Kostengünstigkeit.

Zu den Fragen 62 und 63:

Der Hauptauftrag wurde direkt mit der Spedition, getrennt nach Leistungsbereichen,
abgerechnet. Für den genannten Zusatzauftrag wurden gesondert € 6.000,-- an die Spedition
bezahlt.

Zu den Fragen 67 bis 73:

Die Beseitigung von Sicherheitsmängeln an der Österreichischen Botschaft Lissabon erfolgte
im Amt durch eine Installation einer Steuerung für die Sicherheitsschleuse. In der Residenz
wurde die bestehende Videoüberwachungsanlage verkabelt, sowie neue Kameras und
Monitore installiert. Die angefallenen Kosten betrugen € 4.768,-- exklusive MWSt.
Kostenvoranschläge wurden eingeholt. Der Bestbieter hatte die ursprüngliche Anlage
installiert. Somit war auch eine Systemkonformität sichergestellt.

Zu den Fragen 74 bis 76:

Die genannten Dokumente unterliegen ständigen Änderungen. Um den jeweils aktuellen
Stand sicherzustellen, werden diese Dokumente bei Bedarf jedenfalls neu beschafft. Es liegen
alle Dokumente vor.

Zu den Fragen 83 und 84:

An der ÖB Lissabon wurde 2004 bis 2008 folgende Anzahl an Visa erteilt:

2004:      27

2005:      39

2006:      15

2007:      16

2008:      15

Es liegen keine Hinweise auf Unregelmäßigkeiten vor.

Zu Frage 85:

Die Konsulargebühr wurde in einem Fall versehentlich von einem gebührenpflichtigen
Antragsteller nicht eingehoben.

Zu den Fragen 94 bis 96:

Seit Frühjahr 2008 besteht eine Online-Registrierungsmöglichkeit für Auslands-
österreicher/innen, wobei das weltweit einheitliche Formular alternativ auch handschriftlich
ausfüllbar und per Fax oder Papierpost versendet werden kann. Die Registrierung erfolgt auf
freiwilliger Basis. Als zusätzliches Service soll den Registrierten hinkünftig auch die
Möglichkeit geboten werden, dass diese bei Bekanntgabe ihrer Kontaktdaten in Notfällen
mittels SMS und/oder E-Mail benachrichtigt werden können.

Zu den Fragen 97 bis 102:

Die Honorarkonsulate haben der vorgesetzten Berufsvertretung einmal jährlich ihre
Geschäftsnachweise für das abgelaufene Kalenderjahr vorzulegen. Mindestens alle drei Jahre
sollte eine Inspektion der Honorarkonsulate durch die vorgesetzte Botschaft erfolgen.

Die österreichischen Honorarkonsulate in Albufeira, Funchal und Porto wurden zwischen Mai
2007 und Februar 2008 inspiziert und diesen dabei auch die Pflicht zur regelmäßigen Vorlage
von Dienstrechung und Geschäftsnachweis in Erinnerung gerufen. Die Geschäftsnachweise
sowie die Dienstrechung werden regelmäßig vorgelegt. Die nächsten Inspektionen der
Honorarämter sind für die Jahre 2010 bzw. 2011 vorgesehen.

Zu den Fragen 103 bis 105:

Im Rahmen des Projektes ELISA wurde für alle Berufsvertretungen ein einheitlicher
Aktenindex ausgearbeitet. Die Ausstattung aller Berufsvertretungen mit ELISA ist
voraussichtlich Ende 2010 abgeschlossen.

Zu den Fragen 106 bis 109:

Das Bundesministerium für europäische und internationale Angelegenheiten hat im Jahr 2004
eine durchgehende Notrufbereitschaft an Vertretungsbehörden im Ausland für konsularische
Notfälle geschaffen.

Die Amtsleiterinnen und Amtsleiter, denen die Einteilung der Rufbereitschaft vor Ort obliegt,
sind angewiesen, das in Frage kommende Personal gleichmäßig heranzuziehen, wobei aber
auch die Verpflichtungen der entsandten Bediensteten zur Öffentlichkeitsarbeit und
Kontaktpflege außerhalb der Dienstzeit berücksichtigt werden sollen.

Zu den Fragen 110 bis 113:

Steigerungen ergaben sich u.a. durch die Zunahmen bei Wohn- und Mietkosten, durch die
Einführung einer durchgehenden konsularischen Notrufbereitschaft zur Verbesserung und
Ausweitung der Serviceleistungen zugunsten der österreichischen Staatsbürgerinnen und -
bürger im Ausland sowie durch laufende Strukturanpassungen wie Biennalsprünge und
Bezugserhöhungen im öffentlichen Dienst.

Zu den Fragen 115 bis 117:

Die vorschriftsmäßige Aufbewahrung der Amtssiegel in einem Sicherheitsbehältnis (z. B.
Stahlschrank, Panzerkasse) ist sichergestellt.

Zu den Fragen 118 bis 122:

Es gibt an der ÖB Lissabon weder eine so genannte „Reisebüroregelung“ noch eine „bona
fide Stellung von Unternehmen“.

Zu den Fragen 123 und 124:

Auszahlungen haben grundsätzlich nur auf der Grundlage von Originalrechnungen bzw.
Honorarnoten zu erfolgen. Die entsprechende Kontrolle erfolgt bei Direktzahlungen seitens
der Botschaft durch diese, bei Inlandsüberweisungen zusätzlich durch die zuständigen Stellen
der kulturpolitischen Sektion.

Bei den vom Rechnungshof kritisierten Fällen wurden die 2 Künstler umgehend aufgefordert,
die entsprechenden Abrechnungsbelege zu den Flugtickets in Höhe von insgesamt € 673,25
nachzureichen. Diese liegen nunmehr vor.

Zu Frage 125:

Ich habe beauftragt, dass auf die Einhaltung der Fristen in Zukunft besonderes Augenmerk
gelegt wird.

Zu den Fragen 126 bis 128:

In Hinblick auf die Überprüfung der Gebarung der ÖB Lissabon durch den Rechnungshof war
zwecks Vermeidung von Duplizierungen von einer Inspektion der Botschaft durch die
Revisionsabteilung des Außenministeriums vorerst abgesehen worden. Eine solche ist jedoch
in absehbarer Zeit vorgesehen, auch um die Umsetzung der Empfehlungen des
Rechnungshofs zu prüfen.