657/J XXIV. GP

Eingelangt am 20.01.2009
Dieser Text wurde elektronisch übermittelt. Abweichungen vom Original sind möglich.

Anfrage

des Abgeordneten Dr. Hübner

und weiterer Abgeordneter

an den Bundesminister für europäische und internationale Angelegenheiten

betreffend österreichische Vertretungsbehörde in der Republik Portugal (Lissabon)

Wie der Rechnungshof in seinem Bericht „Bund 2008/5“, Seite 11 bis 30, festhält fand im Zeitraum April bis Juni 2007 querschnittsmäßig eine Überprüfung der Gebarung der Österreichischen Botschaft in Lissabon sowie der damit zusammenhängenden Gebarung des BMeiA statt. Im Zuge der Überprüfung der österreichischen Vertretung in Lissabon stellte der RH erhebliche Mißstände fest.

· Es wurde dem Rotationsprinzip gemäß § 15 des Bundesgesetzes über Aufgaben und Organisation des auswärtigen Dienstes nicht entsprochen.

· Die Abrechnung der Gehaltszuschläge für Öffentlichkeitsarbeit und Kontaktpflege waren unvollständig und ließen nicht immer erkennen, ob die Mittel zweckentsprechend verwendet wurden. Das BMeiA beurteilte die Abrechnungen des Gehaltszuschlags für Öffentlichkeitsarbeit und Kontaktpflege uneinheitlich.

· Die Richtlinien für die Qualifizierung von Wohnraum bei der Bemessung von Wohnkostenzuschüssen waren verbesserungsfähig.

· Die 2005 begonnene Erstellung der Bundeskosten– und Leistungsrechnung durch das BMeiA für die Österreichischen Vertretungen war bis zur Gebarungsüberprüfung durch den RH im Jahr 2007 noch immer nicht abgeschlossen.

· Das Bankguthaben der Österreichischen Botschaft in Lissabon überstieg das notwendige Ausmaß. Ein Vergleich der Bankkonditionen erfolgte erst im Jahr 2007.

· Zahlreiche Service– und Wartungsverträge im Facility Management der Botschaft waren veraltet oder mangelhaft dokumentiert.

· Inventarisierungen fehlten teilweise bzw. waren unvollständig, unrichtig oder veraltet. Fotodokumentationen über Kunstgegenstände und Antiquitäten wurden bis zur Gebarungsüberprüfung des RH nicht erstellt.

· Die Rechnungsführung der Österreichischen Botschaft in Lissabon wies Mängel auf.

· Zahlreiche Berichte der Botschaft wurden im BMeiA nicht im hiefür vorgesehenen elektronischen Aktensystem (ELAK) protokolliert, wodurch keine allgemeine Zugriffsmöglichkeit auf die Berichte bestand.

· Die Räumlichkeiten der Botschaft waren überdimensioniert, weil sie überwiegend Nebenflächen darstellten oder ungenutzt waren.

· Das gewählte Vergabeverfahren bei der Generalsanierung der Residenz des Missionschefs in Lissabon widersprach den Bestimmungen des Bundesvergabegesetzes.

· Bei der Generalsanierung der Residenz in Lissabon erfolgten die Einholung von Vergleichsangeboten und die Beauftragung eines Unternehmens durch das BMeiA erst, als ein wesentlicher Teil der Leistung bereits erbracht worden war. Zusatzkosten waren auf Unklarheiten bei der Auftragserteilung durch das BMeiA zurückzuführen.

· Die von der Botschaft verwalteten Liegenschaften wiesen zum Teil erhebliche Sicherheitsmängel auf.

· Wichtige Dokumente über die von der Botschaft verwalteten und im Eigentum der Republik Österreich stehenden Liegenschaften (so z.B. Grundbuchauszüge und Flächenwidmungspläne) wurden erst während der Überprüfung an Ort und Stelle beschafft bzw. nachgereicht.

· Die Konsularstatistik der im Betreff genannten Vertretungsbehörde war durch Mehrfacherfassungen und Hinzurechnungen von Akten verfälscht und nicht miteinander vergleichbar. Das BMeiA ging signifikanten Änderungen beim übermittelten Datenmaterial nicht nach.

· An der Österreichischen Botschaft in Lissabon traten bei der Bearbeitung der Visaanträge Formalfehler auf. Der RH stellte fest, daß bei den an der Österreichischen Botschaft in Lissabon eingereichten Visaanträgen das Eingangsdatum und der Sachbearbeiter in den überprüften Fällen nicht vermerkt waren. Weiters fehlten teilweise Angaben über die Entrichtung der Konsulargebühr.

· Die Honorarkonsulate im Amtsbereich der Österreichischen Botschaft in Lissabon erfaßten Daten von Auslandsösterreichern in unterschiedlichen Formaten.

· Die Bearbeitung von Förderungsanträgen betreffend den Auslandsösterreicher-Fonds war an der Österreichischen Botschaft in Lissabon teilweise mangelhaft. Die Vorlage von Geschäftsnachweisen und Dienstrechnungen war bei einem Honorarkonsulat im Amtsbereich der Österreichischen Botschaft in Lissabon mangelhaft. Regelmäßige Inspektionen der Honorarkonsulate in den Amtsbereichen der Botschaft unterblieben.

· Der RH empfahl, eine ordnungsgemäße Behandlung von Förderungsanträgen sozialbedürftiger Auslandsösterreicher sicherzustellen. Über Honorarkonsulate eingebrachte Anträge auf Förderung wurden genehmigt, obwohl sie teilweise keinen Nachweis über Einkommen bzw. Belastungen der Antragssteller enthielten.

· Die vom BMeiA angekündigte Datenbank zur Online-Registrierung von Auslandsösterreichern, die eine leichtere Erreichbarkeit in Notfällen sicherstellen soll, wurde in Lissabon noch nicht umgesetzt.

· Regelmäßige Inspektionen der Honorarkonsulate im Amtsbereich der Botschaft unterblieben.

· Darüber hinaus regte der RH an, auf eine systematische und einheitliche Grundstruktur der Geschäftszahlenindizes aller Österreichischen Vertretungen im Ausland hinzuwirken.

· Die Gesamtausgaben der im Betreff genannten Vertretungsbehörde sind bei (fast) unverändertem Personalstand von € 510.600 im Jahr 2002 auf € 609.300 im Jahr 2006 gestiegen.

· Während z.B. die Verwaltung der Österreichischen Botschaft in Madrid grundsätzlich ordnungsgemäß geführt wurde, ergaben sich bei der Österreichischen Botschaft in Lissabon zahlreiche Beanstandungen, etwa bei der Aufbewahrung von Amtssiegeln. Auch wies die Rechnungsführung eine hohe Zahl von Korrekturbuchungen auf.

· Der RH stellt eine unausgewogene Einteilung von Bediensteten für die Rufbereitschaft fest.

· Weiters kam es zur Erstattung von Reisespesen an Künstler ohne Vorlage von Originalrechnungen sowie zur verspäteten Vorlage des jährlichen Berichtes über den Empfangsstaat (so genannter Postenbericht) im Jahr 2007.

In diesem Zusammenhang richten die unterfertigten Abgeordneten an den Bundesminister für europäische und internationale Angelegenheiten folgende

ANFRAGE

1. Warum wurde bei der langen Verwendung mehrerer Bediensteter nicht dem Rotationsprinzip entsprochen und übermäßig lange Auslandszyklen zugelassen?

2. Haben seit der Überprüfung Versetzungen oder Dienstzuteilungen Bediensteter zu anderen Dienststellen im In- oder Ausland stattgefunden?

3. Wenn ja, warum, in welcher Anzahl und wohin?

4. Wenn nein, warum nicht?

5. Wie ist es möglich, daß die Abrechnungen für Gehaltszuschläge für Öffentlichkeitsarbeit und Kontaktpflege unvollständig sind?

6. Ist man der Empfehlung des RH gefolgt, den Zuschlag für Öffentlichkeitsarbeit und Kontaktpflege vermehrt für Veranstaltungen in den von der Botschaft verwalteten und im Eigentum der Republik Österreich stehenden Liegenschaften zu verwenden?

7. Wenn nein, wieviel Veranstaltungen zur Kontaktpflege wurden zwischen 2005 und 2006 außer Haus durchgeführt?

8. Wenn ja, welche Kosten haben diese verursacht?

9. Wurde seitens der Österreichischen Botschaft in Lissabon der Versuch unternommen, private Sponsoren (z.B. Österreich Werbung) zu gewinnen?

10. Wenn ja, welche und in welchem Ausmaß?

11. Wenn nein, warum nicht?

12. Hat das BMeiA Schritte unternommen, um eine einheitliche Abrechnung der Gehaltszuschläge für die im Betreff genannte Vertretungsbehörde zu gewährleisten?

13. Wenn nein, warum nicht?

14. Wenn ja, entspricht diese nun dem allgemeingültigen Gehaltsschema des BMeiA?

15. Wenn nein, warum nicht?

16. Wurden die Richtlinien für die Qualifizierung von Wohnraum bei der Bemessung von Wohnkostenzuschüssen verbessert?

17. Wenn ja, in welcher Hinsicht?

18. Wenn nein, warum nicht?

19. Warum wurde die 2005 begonnene Erstellung der Bundeskosten- und Leistungsrechnung durch das BMeiA für die Österreichischen Vertretungen bis zur Gebarensüberprüfung durch den RH im Jahr 2007 nicht abgeschlossen?

20. Ist sie mittlerweile abgeschlossen und wo liegt sie vor?

21. Wenn nein, warum nicht?

22. Warum überstieg das Bankguthaben der Botschaft im Jahr 2006 das nötige Ausmaß?

23. Was war das höchste Guthaben seit dem Jahr 2000 sowie jeweils in den Jahren 2005 und 2006?

24. Warum gab man sich mit einer Verzinsung von lediglich 0,1 % per anno zufrieden?

25. Warum wurde ein Vergleich der Bankkonditionen erst im Jahr 2007 durchgeführt?

26. Was ist mit den Aktiva geschehen?

27. Wurden diese veranlagt?

28. Wenn ja, zu welchen Konditionen?

29. Wenn nein, warum nicht?

30. Sind die Service- und Wartungsverträge im Facility Management aktualisiert worden?

31. Um wie viele handelt es sich?

32. Wenn ja, liegen sie dem BMeiA schriftlich vor und wurden auf Billigkeit und Leistungsumfang überprüft?

33. Wenn nein, warum nicht?

34. Wurde der bereits mehrfach ausgesprochenen Empfehlung des RH, die Dokumentation im Facility Management des BMeiA zu verbessern, entsprochen?

35. Wenn ja, wurden bei älteren Verträgen Richtwertangebote eingeholt und gegebenenfalls Neuvergaben durchgeführt?

36. Wenn nein, warum nicht?

37. Wurde die fehlende Inventarisierung nachgeholt?

38. Wenn ja, seit wann liegt diese dem BMeiA vor und wurde auf Vollständigkeit überprüft?

39. Wenn nein, warum nicht?

40. Wurde eine Fotodokumentation über die Kunstgegenstände und Antiquitäten der im Betreff genannten Vertretungsbehörde erstellt?

41. Wenn ja, seit wann liegt diese dem BMeiA vor und wurde auf Vollständigkeit überprüft?

42. Wenn nein, warum nicht?

43. Hat eine Bewertung des besonders wertvollen Amtsinventars durch einen Experten stattgefunden?

44. Wenn ja, seit wann liegt diese dem BMeiA vor und wurde auf Vollständigkeit überprüft?

45. Wenn ja, welche Kosten sind dadurch entstanden?

46. Wenn nein, warum nicht?

47. Wie ist es möglich, daß die Rechnungsführung der Österreichischen Botschaft in Lissabon Mängel aufwies?

48. Was wurde unternommen, um die mangelhafte Rechnungsführung aufzurollen?

49. Wenn nein, warum nicht?

50. Warum wurden Berichte, insbesondere für den in Presse, Völkerrecht und wirtschaftspolitischen Sektionen der im Betreff genannten Vertretungsbehörde nicht vollständig (bzw. lediglich zu 12%) im elektronischen Aktensystem (ELAK) erfaßt?

51. Hat das BMeiA Schritte unternommen, um die Protokollierung aller Berichte der im Betreff genannten Vertretungsbehörde zu gewährleisten?

52. Wenn nein, warum nicht?

53. Ist die angekündigte Überprüfung des Raum- und Funktionsprogramms für das Amt in Lissabon bereits erfolgt?

54. Wenn ja, auf welche Nettogrundrißfläche stellte diese ab?

55. Wenn nein, warum nicht?

56. Wieso wurde bei der Generalsanierung der Residenz mit dem Nettoauftragswert von  ~ € 320.000,00 ein „Anbotsverfahren“ durchgeführt, wobei der Auftrag nach mündlicher Verhandlung mit drei Bietern vergeben wurde?

57. Warum wurde bei einem Auftrag dieser Größenordnung nicht dem Vergabeverfahren i.S. des Bundesvergabegesetztes 2002 entsprochen?

58. Haben die zuständigen Kontrollinstanzen des BMeiA eine Untersuchung zu diesen Vorkommnissen eingeleitet?

59. Wenn nein, warum nicht?

60. Wenn ja, mit welchem Ergebnis?

61. Warum wurden für die Einlagerung des Botschaftsinventars erst nach dessen Auslagerung Vergleichsanbote für diese Leistungen eingeholt?

62. Wie ist die Einlagerung des Botschaftsinventars abgerechnet worden?

63. Warum kam es zu einer Nachzahlung in der Höhe von € 6.000,00?

64. Haben die zuständigen Kontrollinstanzen des BMeiA eine Untersuchung zu diesen Vorkommnissen eingeleitet?

65. Wenn nein, warum nicht?

66. Wenn ja, mit welchem Ergebnis?

67. Wurden die beanstandeten Sicherheitsmängel der von der im Betreff genannten Vertretungsbehörde verwalteten Liegenschaft behoben?

68. Wenn nein, warum nicht?

69. Wenn ja, in welcher Form?

70. Wenn ja, welche Kosten sind hierbei entstanden?

71. Wurden für die zur Behebung der Mängel notwendigen Arbeiten mehrere Kostenvorschläge eingeholt?

72. Wenn nein, warum nicht?

73. Wenn ja, welche Gründe waren ausschlaggebend für die Bestimmung des Bestbieters?

74. Warum wurden wichtige Dokumente über die von der Botschaft verwalteten und im Eigentum der Republik Österreich stehenden Liegenschaften während der Überprüfung durch den RH erst an Ort und Stelle beschafft bzw. nachgereicht?

75. Liegen nun alle Dokumente über die von der Botschaft verwalteten und im Eigentum der Republik Österreich stehenden Liegenschaften vor?

76. Wenn nein, warum nicht?

77. Hat das BMeiA Schritte unternommen, um die Richtigkeit der Konsularstatistiken zu gewährleisten?

78. Wenn nein, warum nicht?

79. Wenn ja, in welcher Form?

80. Wurde der Empfehlung des RH entsprochen, den Botschaften klare Vorgaben zur Erstellung der Konsularstatistik, um eine Verfälschung des Datenmaterials zu vermeiden, zu geben?

81. Wenn ja, wie sehen diese Vorgaben aus?

82. Wenn nein, warum nicht?

83. Wie viele Visa wurden bei der genannten Vertretungsbehörde erteilt, aufgegliedert nach Jahren seit 2004?

84. Wie viele Fälle gab es, aufgegliedert nach Jahren seit 2004, bei denen Visaanträge durch nicht befugtes Botschaftspersonal eingebracht worden sind?

85. In wie vielen Fällen wurde die Konsulargebühr von einem gebührenpflichtigen Antragsteller nicht eingehoben?

86. Hat das BMeiA Schritte unternommen, um eine ordentliche Bearbeitung von Förderungsanträgen, den Auslandsösterreicher-Fonds betreffend, zu gewährleisten?

87. Wenn nein, warum nicht?

88. Wenn ja, in welcher Form?

89. Ist der Empfehlung des RH entsprochen worden, eine ordnungsgemäße Behandlung von Förderungsanträgen sozialbedürftiger Auslandsösterreicher sicherzustellen?

90. Wenn nein, warum nicht?

91. Warum wurden über Honorarkonsulate eingebrachte Anträge auf Förderung genehmigt, obwohl sie teilweise keinen Nachweis über Einkommen bzw. Belastungen der Antragssteller enthielten?

92. Welche Schritte wurden unternommen, um die Bedürftigkeit der Antragsteller einer objektiven Prüfung zu unterziehen?

93. Wenn nein, warum nicht?

94. Wurde die vom BMeiA angekündigte Datenbank zur Online-Registrierung von Auslandsösterreichern, die eine leichtere Erreichbarkeit in Notfällen sicherstellen soll, bereits eingerichtet?

95. Wenn nein, warum nicht?

96. Warum wurden bei der Erfassung von Auslandsösterreichern von der Österreichischen Botschaft in Lissabon Daten in unterschiedlichen Formaten übermittelt, während z.B. die Botschaft in Madrid eine einheitliche – und somit leichter nachvollziehbare – Form wählte?

97. Weshalb unterblieben regelmäßige Überprüfungen der im Amtsbereich der Botschaft tätigen drei Honorarkonsule?

98. Haben diese mittlerweile einen jahresbezogenen Geschäftsnachweis über ihre Tätigkeiten vorgelegt?

99. Wenn nein, warum nicht?

100. Hat jener Honorarkonsul im Amtbereich der Österreichischen Botschaft in Lissabon, der weder Geschäftsnachweise noch seine Dienstrechnungen seit 2003 vorgelegt hat, diese mittlerweile abgegeben?

101. Wenn nein, warum nicht?

102. Wenn ja, was ergab deren Überprüfung?

103. Wurde der Anregung des RH entsprochen, auf eine systematische und einheitliche Grundstruktur der Geschäftszahlenindizes aller Österreichischen Vertretungen im Ausland hinzuwirken?

104. Wenn ja, ist bzw. wann wird diese allgemein schlagend?

105. Wenn nein, warum nicht?

106. Worauf basiert die Einteilung von Bediensteten für die Rufbereitschaft?

107. Soll diese geändert werden?

108. Wenn ja, in welcher konkreten Form?

109. Wenn nein, warum nicht?

110. Die Gesamtausgaben der im Betreff genannten Vertretungsbehörde sind bei (fast) unverändertem Personalstand von € 510.600 im Jahr 2002 auf € 609.300 im Jahr 2006 gestiegen. Vor allem sticht die Steigerung der Personalausgaben von € 363.500 im Jahr 2002 auf € 502.300 im Jahr 2006 heraus. Wie ist der Anstieg der Gesamtkosten sowie der Anstieg der Personalkosten zu erklären?

111. Liegt ein Plan vor, die Kosten der im Betreff genannten Vertretungsbehörde zu senken?

112. Wenn nein, warum nicht?

113. Wenn ja, wie sieht dieser aus?

114. Wie läßt sich die hohe Anzahl von Korrekturbuchungen in der Rechnungsführung erklären?

115. Wie läßt sich die nicht ordnungsgemäße Verwahrung von Amtssiegeln erklären?

116. Ist nun eine ordnungsgemäße Verwahrung von Amtssiegeln gewährleistet?

117. Wenn nein, warum nicht?

118. Wie viele Unternehmen haben bei der im Betreff genannten Vertretungsbehörde die sog. „bona-fide-Stellung"?

119. Welche Unternehmen sind dies?

120. Wie lautet die genaue Begründung für die Zuerkennung der „bona-fide-Stellung" für diese einzelnen Unternehmen im genauen Wortlaut?

121. Können Sie ausschließen, daß Beamte oder sonstige Bedienstete insbesondere sog. „sur-place-Bedienstete“ von diesen Unternehmen Gegenleistungen für die Zuerkennung der „bona-fide-Stellung" erhalten haben?

122. Wenn nein, welche Unternehmen haben welche Gegenleistungen genau an welche Beamte oder sonstige Bedienstete, insbesondere sog. „sur-place- Bedienstete", erbracht?

123. In wie vielen Fällen kam es zur Erstattung von Reisespesen an Künstler ohne Vorlage von Originalrechnungen?

124. Wer hat diese entgegengenommen? Welche Höhe hatte dieser Spesenersatz insgesamt?

125. Warum kam es zur verspäteten Vorlage des jährlichen Berichtes über den Empfangsstaat (sogenannter Postenbericht) im Jahr 2007.

126. Wurde der Herr Generalinspektor, der mit der Inspektion der Vertretungen im Ausland sowie Überprüfung der Organisationseinheiten im gesamten Ressortbereich nach den Grundsätzen der Zweckmäßigkeit, Wirtschaftlichkeit, Sparsamkeit und Ordnungsmäßigkeit, der Mitwirkung bei der Planung, Vergabe und Durchführung von Großprojekten sowie bei der Erlassung grundsätzlicher Organisationsvorschriften und bei wichtigen Organisationsmaßnahmen sowie Angelegenheiten der Verwaltungsreform beauftragt ist, tätig?

127. Wenn ja, liegt sein Bericht vor bzw. wann ist mit der Vorlage zu rechnen?

128. Wenn nein, warum nicht?