Erläuterungen

 

Als Einkaufsdienstleister für die öffentliche Hand stellt das Errichten von Rahmenverträgen/-vereinbarungen die Kernaufgabe der BB-GmbH dar. Aus diesen Verträgen werden pro Jahr rd. 1,2Mrd. € von öffentlichen Auftraggebern (Bund, Länder, Gemeinden, ausgegliederte Rechtsträger, Universitäten, Gesundheitsbereich) eingekauft. Der Anteil der Abrufe von Bundesdienststellen beträgt hievon rd. 46%. Sie sind – mit Ausnahme der Vergabeverfahren im besonderen Auftrag (§ 2 Abs. 2 Z 3 BB-GmbH-Gesetz) hinsichtlich der von der Verordnung des Bundesministers für Finanzen BGBl. II Nr. 208/2001 idF BGBl. II Nr. 213/2005 festgelegten Beschaffungsgruppen verpflichtet, aus den von der BB-GmbH abgeschlossenen Rahmenverträgen/-vereinbarungen abzurufen. Umgekehrt ist aber auch die BB-GmbH verpflichtet, - nach Durchführung entsprechender Bedarfserhebungen - für Lieferungen und Dienstleistungen in den genannten Beschaffungsgruppen für den Bund geeignete Rahmenverträge/-vereinbarungen abzuschließen.

 

Zu Z 1 (§ 2 Abs. 2 Z 7):

Schon nach der bisherigen Rechtslage ist die BB-GmbH verpflichtet, ein Beschaffungscontrolling durchzuführen. Dieses beschränkt sich jedoch ausschließlich auf jene Beschaffungsvorgänge, die über die BB-GmbH abgewickelt werden. Unternehmensgegenstand der BB-GmbH ist die Optimierung der Einkaufsbedingungen des Bundes nach wirtschaftlichen und qualitativen Kriterien.

Bei den vorgeschlagenen Maßnahmen handelt es sich um eine sogl. „Spend Analyse“. Das ist in der Privatwirtschaft Teil des „Spend Managements“ und ein Standard Instrument des strategischen Einkaufs einer Organisation. Strategischer Einkauf für den Bund gehört zu den Kernaufgaben der BB-GmbH (§ 2 Abs. 2 Z 5 BB-GmbH-Gesetz).

Somit erscheint es angezeigt erscheint, das Controlling auf sämtliche Beschaffungsvorgänge des Bundes mit den im Folgenden genannten Ausnahmen auszuweiten.

Um ein effizientes Beschaffungscontrolling für Beschaffungen des Bundes durchführen zu können, benötigt die BB-GmbH umfassende Kenntnis über die gesamten Beschaffungsvorgänge der haushaltsleitenden Organe, soweit es sich um Liefer- und Dienstleistungsaufträge - insbesondere im Sinne des Bundesvergabegesetzes 2006 - handelt. Damit können folgende Ziele erreicht werden:

·         Optimierung des Einkaufs durch mehr Informationen über Beschaffungen. Es kann herausgefunden werden, ob das Leistungsspektrum der BB-GmbH Verträge auch wirklich von den Bundesdienststellen nachgefragt wird, oder ob alternative Leistungen beschafft werden sollen. Nach entsprechender Analyse wird die BB-GmbH ihre Verträge erforderlichenfalls anpassen.

·         Identifikation von Einsparungspotentialen: Durch Bündelung von Lieferungen und Dienstleistungen, die in den Bundesdienststellen separat beschafft werden, können bessere Einkaufskonditionen erzielt werden. In der Rolle als zentrale Beschaffungsstelle des Bundes soll der Anteil der Beschaffungen über die BB-GmbH im Verhältnis zu den Gesamtbeschaffungen aller haushaltsleitenden Organe erhoben werden. Nach entsprechender Analyse können auf Basis der gewonnenen Informationen über den Beschaffungsanteil gemeinsam mit den Ressorts weitere Optimierungspotentiale erarbeitet werden.

·         Die Lieferanten berichten im Zuge von Lieferantenmeldungen über die Ausnutzung von Rahmenverträgen/-vereinbarungen. Durch Zugriff auf Rechnungsdaten können Lieferantenmeldungen kontrolliert werden. Diese Information ist neben der Unternehmenssteuerung vor allem für die Bestimmung des Ausnutzungsgrades von Verträgen relevant.

·         Die Erhebung des Gesamtbeschaffungsvolumens des Bundes.

 

Zu Z 2 (§ 2 Abs. 3):

Für die zuvor genannten Zwecke sollen die haushaltsleitenden Organe verpflichtet werden, der BB-GmbH die für die Durchführung des Beschaffungscontrollings erforderlichen Daten zur Verfügung stellen. Gleichzeitig wird die BB-GmbH (auch im datenschutzrechtlichen Sinn) ermächtigt, diese Daten zu verarbeiten.

Bei den in Frage kommenden Datenarten handelt es sich insbesondere um:

·         Rechnungsdatum

·         Name des Lieferanten/ Kreditors

·         Rechnungsempfänger: Bundesdienstelle

·         Rechnungsgegenstand/Abrufmenge

·         Rechnungsbetrag (Auszahlungsbetrag)

·         Beschaffungsgruppenkennzeichnung

Erfasst wird somit lediglich ein Teil des betrieblichen Sachaufwandes für Lieferungen und Dienstleistungen. Ausgenommen sind die Lieferungen und Dienstleistungen  nach § 3 Abs. 1 Z 1 bis 4 BB-GmbH-Gesetz. Nicht umfasst sind weiters auch Personal-, Transfer- und Finanzaufwendungen.

Für die Zurverfügungstellung der Daten stehen nach Absprache mit den haushaltsleitenden Organen grundsätzlich zwei Wege offen:

·         der BB-GmbH werden die Daten mittels eines Standard-Reports aus dem HV-System im Wege des Bundesministeriums für Finanzen periodisch bereitgestellt, oder

·         der BB-GmbH werden die Daten von den haushaltsleitenden Organen periodisch bereitgestellt.