1.9.2009   

DE

Amtsblatt der Europäischen Union

L 228/3

(1)

Infolge der allgemeinen Verwendung der neuen Informations- und Kommunikationstechnologien durch die Kommission und die Mitgliedstaaten — insbesondere beim Austausch mit den für die Durchführung der gemeinsamen Agrarpolitik (GAP) zuständigen nationalen Stellen — befinden sich im Besitz der Kommission und der Mitgliedstaaten immer mehr elektronische und digitalisierte Dokumente.

(2)

Die Kommission hat im Rahmen ihrer internen Tätigkeit und der Beziehungen mit den für die GAP zuständigen Stellen die Entwicklung von Informatiksystemen für die elektronische Verwaltung von Dokumenten und elektronische Verfahren verstärkt. Parallel dazu haben die Mitgliedstaaten auf einzelstaatlicher Ebene EDV-Systeme entwickelt, um den Anforderungen einer geteilten Verwaltung der GAP gerecht zu werden.

(3)

Vor diesem Hintergrund und angesichts der Notwendigkeit, eine einheitliche Verwaltung der GAP durch alle Beteiligten sicherzustellen, ist ein Rechtsrahmen mit gemeinsamen Regeln für die Informationssysteme vorzusehen, auf deren Grundlage die Mitgliedstaaten und die von ihnen zum Zwecke der GAP bezeichneten Behörden oder Stellen Informationen und Dokumente an die Kommission übermitteln müssen.

(4)

Im Hinblick auf eine wirksame Umsetzung dieser Ziele ist der Geltungsbereich dieses Rechtsrahmens in Bezug auf die Rechtsvorschriften und die beteiligten Akteure festzulegen.

(5)

Was die Rechtsvorschriften anbelangt, so enthalten die Verordnungen (EG) Nr. 247/2006, (EG) Nr. 1405/2006, (EG) Nr. 1234/2007, (EG) Nr. 3/2008 und (EG) Nr. 73/2009 und ihre Durchführungsbestimmungen (nachstehend „GAP-Verordnungen“) eine breite Palette von Verpflichtungen, wonach die Mitgliedstaaten der Kommission die zur Durchführung dieser Verordnungen erforderlichen Informationen und Dokumente übermitteln müssen. Diese sind daher entsprechend ihren jeweiligen Besonderheiten zu berücksichtigen.

(6)

Was die beteiligten Akteure betrifft, so erfordern die Rechte und Pflichten, die in den GAP-Verordnungen sowohl für die Kommission als auch für die Mitgliedstaaten und ihre zuständigen Behörden und Stellen festgelegt sind, genaue Angaben zu den für die durchgeführten Aktionen und Maßnahmen verantwortlichen Einzelpersonen und Behörden.

(7)

Die GAP-Verordnungen schreiben in der Regel vor, dass die Informationen auf elektronischem Wege oder mittels eines Informationssystems zu übermitteln sind; sie präzisieren jedoch nicht unbedingt, welche Grundsätze dabei zu beachten sind. Der Kohärenz und der ordnungsgemäßen Verwaltung halber und zur Vereinfachung der Verfahren für die Nutzer und die für die Systeme zuständigen Behörden sollten daher gemeinsame Grundsätze aufgestellt werden, die für alle eingeführten Informationssysteme gelten.

(8)

Damit Dokumente für die Zwecke der Kommission und in den Mitgliedstaaten als gültig anerkannt werden, muss es möglich sein, die langfristige Authentizität, Integrität und Lesbarkeit dieser Dokumente und der begleitenden Metadaten für die gesamte geforderte Aufbewahrungsdauer zu garantieren.

(9)

Um dies zu gewährleisten, müssen die zur Übersendung von Mitteilungen befugten Behörden oder Einzelpersonen in den Informationssystemen stets anhand der ihnen übertragenen Befugnisse identifizierbar sein. Die Verantwortung für das Identifizierungsverfahren müssen die in den einzelnen GAP-Verordnungen jeweils bezeichneten zuständigen Behörden tragen. Im Interesse einer ordnungsgemäßen Verwaltung sollte es jedoch den Mitgliedstaaten und der Kommission belassen sein, die Bedingungen für die Benennung befugter Personen festzulegen und für die Benennung eine zentrale Verbindungsstelle vorzusehen. Darüber hinaus sind die Bedingungen für die Gewährung der Rechte auf Zugang zu den von der Kommission aufgestellten Informationssystemen festzulegen.

(10)

Angesichts der breiten Palette von Meldepflichten, die durch diese Verordnung abgedeckt sind, werden die Informationssysteme den zuständigen Behörden der Mitgliedstaaten schrittweise zur Verfügung gestellt. Die Pflicht zur Übermittlung der Informationen anhand dieser Informationssysteme sollte ab dem Zeitpunkt greifen, ab dem die Anwendung der vorliegenden Verordnung in den entsprechenden Bestimmungen der GAP-Verordnungen vorgesehen ist.

(11)

Die Verwaltung von Dokumenten muss unter Einhaltung der Regeln für den Schutz personenbezogener Daten erfolgen. Zu diesem Zweck sollten die allgemeinen Regeln Anwendung finden, die in den gemeinschaftlichen Rechtsvorschriften, insbesondere in der Richtlinie 95/46/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 24. Oktober 1995 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten und zum freien Datenverkehr (6), der Richtlinie 2002/58/EG des Europäischen Parlaments und des Rates vom 12. Juli 2002 über die Verarbeitung personenbezogener Daten und den Schutz der Privatsphäre in der elektronischen Kommunikation (Datenschutzrichtlinie für elektronische Kommunikation) (7), der Verordnung (EG) Nr. 1049/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 30. Mai 2001 über den Zugang der Öffentlichkeit zu Dokumenten des Europäischen Parlaments, des Rates und der Kommission (8) und der Verordnung (EG) Nr. 45/2001 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2000 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe und Einrichtungen der Gemeinschaft und zum freien Datenverkehr (9) festgelegt sind.

(12)

Die in dieser Verordnung vorgesehenen Maßnahmen entsprechen der Stellungnahme des Verwaltungsausschusses für Direktzahlungen und des Verwaltungsausschusses für die gemeinsame Organisation der Agrarmärkte —

—

Verordnung (EG) Nr. 247/2006 und Durchführungsbestimmungen;

—

Verordnung (EG) Nr. 1405/2006 und Durchführungsbestimmungen;

—

Verordnung (EG) Nr. 1234/2007 und Durchführungsbestimmungen;

—

Verordnung (EG) Nr. 3/2008 und Durchführungsbestimmungen;

—

Verordnung (EG) Nr. 73/2009 und Durchführungsbestimmungen.

a)

Er benennt eine zentrale Verbindungsstelle, die dafür zuständig ist,

b)

er teilt der Kommission die Identität und die Kontaktangaben der von ihm benannten Verbindungsstelle mit.

a)

Sie ermöglichen es, jeden Nutzer eindeutig zu identifizieren, und umfassen wirksame Maßnahmen zur Kontrolle der Zugriffsrechte zum Schutz vor illegaler, böswilliger oder unbefugter Einsichtnahme, Vernichtung, Veränderung oder Verschiebung von Dokumenten, Dateien, Metadaten und Verfahrensschritten;

b)

sie sind mit physischen Sicherheitssystemen zum Schutz vor Eingriffen und Umwelteinflüssen sowie mit Softwaresystemen zum Schutz gegen Cyberangriffe ausgestattet;

c)

sie verhindern mit verschiedenen Mitteln unbefugte Änderungen und umfassen Verfahren zur Sicherstellung der Integrität, mit denen sich feststellen lässt, ob ein Dokument verändert wurde;

d)

sie geben für jeden wichtigen Verfahrensschritt einen Prüfpfad an;

e)

sie bewahren die gespeicherten Daten unter sicheren Hardware- und Softwarebedingungen im Einklang mit Buchstabe b auf;

f)

sie bieten zuverlässige Verfahren für Formatkonvertierung und Migration, um zu gewährleisten, dass die Dokumente während der gesamten geforderten Aufbewahrungsdauer lesbar und zugänglich sind;

g)

sie umfassen eine ausreichend genaue und dem neuesten Stand entsprechende funktionelle und technische Dokumentation über den Betrieb und die Merkmale des Systems, die den organisatorischen Einheiten für leistungsbezogene und/oder technische Spezifikationen jederzeit zugänglich sein muss.