VERORDNUNG (EG) Nr. 1653/2004 DER KOMMISSION

vom 21. September 2004

betreffend die Standardhaushaltsordnung für Exekutivagenturen gemäß der Verordnung (EG) Nr. 58/2003 des Rates zur Festlegung des Statuts der Exekutivagenturen, die mit bestimmten Aufgaben bei der Verwaltung von Gemeinschaftsprogrammen beauftragt werden

DIE KOMMISSION DER EUROPÄISCHEN GEMEINSCHAFTEN —

gestützt auf den Vertrag zur Gründung der Europäischen Gemeinschaft,

gestützt auf die Verordnung (EG) Nr. 58/2003 des Rates vom 19. Dezember 2002 zur Festlegung des Statuts der Exekutivagenturen, die mit bestimmten Aufgaben bei der Verwaltung von Gemeinschaftsprogrammen beauftragt werden (1), insbesondere auf Artikel 15,

nach Stellungnahme des Europäischen Parlaments,

nach Stellungnahme des Rates,

nach Stellungnahme des Rechnungshofs,

in Erwägung nachstehender Gründe:

HAT FOLGENDE VERORDNUNG ERLASSEN:

TITEL 1

GEGENSTAND

Artikel 1

Diese Verordnung enthält die wichtigsten Vorschriften für die Aufstellung und Ausführung des Verwaltungshaushaltsplans (im Folgenden: „der Haushaltsplan“) der in der Verordnung (EG) Nr. 58/2003 genannten Agenturen (im Folgenden: „die Agenturen“ oder „die Agentur“).

Artikel 2

Für alle Aspekte in Verbindung mit den Exekutivagenturen, die in dieser Verordnung nicht ausdrücklich geregelt sind, gelten mutatis mutandis die Bestimmungen der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 (im Folgenden: „die Haushaltsordnung“) und der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002.

TITEL II

HAUSHALTSGRUNDSÄTZE

Artikel 3

Für die Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplans gelten nach Maßgabe dieser Verordnung die Grundsätze der Einheit, der Haushaltswahrheit, der Jährlichkeit, des Haushaltsausgleichs, der Rechnungseinheit, der Gesamtdeckung, der Spezialität, der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung sowie der Transparenz.

KAPITEL 1

Grundsatz der Einheit und der Haushaltswahrheit

Artikel 4

Der Haushaltsplan ist der Rechtsakt, durch den für jedes Haushaltsjahr sämtliche für erforderlich erachteten Einnahmen und Ausgaben der Agentur veranschlagt und bewilligt werden.

Artikel 5

Die Einnahmen der Agentur umfassen einen von den Gemeinschaften gewährten Zuschuss sowie etwaige sonstige Einnahmen, einschließlich der zweckgebundenen Einnahmen gemäß Artikel 15.

Die Ausgaben umfassen die Verwaltungsausgaben der Agentur sowie gegebenenfalls die Ausgaben, die aus den zweckgebundenen Einnahmen gemäß Absatz 1 finanziert werden.

Artikel 6

Einnahmen können nur angenommen und Ausgaben nur getätigt werden, wenn sie bei einer Haushaltslinie veranschlagt sind.

In den Haushaltsplan können nur Mittel eingesetzt werden, die einer für erforderlich erachteten Ausgabe entsprechen.

Ausgaben dürfen nur im Rahmen der im Haushaltsplan bewilligten Mittel gebunden und angeordnet werden.

KAPITEL 2

Grundsatz der Jährlichkeit

Artikel 7

Die im Haushaltsplan ausgewiesenen Mittel werden für ein Haushaltsjahr bewilligt; das Haushaltsjahr beginnt am 1. Januar und endet am 31. Dezember.

Die in den Haushaltsplan eingesetzten Mittel sind nichtgetrennte Mittel.

Verwaltungsausgaben aufgrund von Verträgen, die sich entweder wegen örtlicher Gepflogenheiten oder weil sie laufende Lieferungen von Ausstattungsmaterial zum Gegenstand haben, über mehr als ein Haushaltsjahr erstrecken, gehen zulasten des Haushaltsjahrs, in dem sie getätigt werden.

Artikel 8

Die Einnahmen der Agentur werden auf der Grundlage der im Laufe des Haushaltsjahres vereinnahmten Beträge für dieses Haushaltsjahr ausgewiesen. Sie führen zur Bereitstellung von Mitteln in gleicher Höhe.

Die für ein Haushaltsjahr bewilligten Haushaltsmittel dürfen nur zur Bestreitung von in diesem Haushaltsjahr gebundenen und getätigten Ausgaben und zur Abwicklung von Mittelbindungen aus dem vorhergehenden Haushaltsjahr verwendet werden.

Artikel 9

Mittel, die am Ende des Haushaltsjahres, für das sie in den Haushaltsplan eingestellt wurden, nicht in Anspruch genommen worden sind, verfallen.

Die Mittel, die den bei Abschluss des Haushaltsjahrs ordnungsgemäß eingegangenen Verpflichtungen entsprechen, werden automatisch ausschließlich auf das folgende Haushaltsjahr übertragen. Übertragene, bis zum 31. März des Haushaltsjahres n+1 nicht verwendete Mittel werden automatisch in Abgang gestellt. In der Rechnungsführung werden die übertragenen Mittel gesondert ausgewiesen.

Mittel für Personalausgaben können nicht übertragen werden.

Die am 31. Dezember verfügbaren Mittel aus den zweckgebundenen Einnahmen gemäß Artikel 15 werden automatisch übertragen. Die verfügbaren Mittel aus den übertragenen zweckgebundenen Einnahmen müssen vorrangig in Anspruch genommen werden.

Artikel 10

Die im Haushaltsplan veranschlagten Mittel können nach der endgültigen Feststellung des Haushaltsplans mit Wirkung vom 1. Januar gebunden werden.

Die Ausgaben für den Dienstbetrieb können ab dem 15. November eines jeden Jahres im Vorgriff zulasten der für das folgende Haushaltsjahr vorgesehenen Mittel gebunden werden. Diese Mittelbindungen dürfen ein Viertel der entsprechenden Gesamtdotation des laufenden Haushaltsjahres nicht überschreiten. Sie dürfen keine neuen Ausgaben betreffen, die im letzten ordnungsgemäß festgestellten Haushalt nicht grundsätzlich bewilligt wurden.

Ausgaben, die, wie Mietzahlungen, im Voraus zu leisten sind, können ab dem 1. Dezember zulasten der für das folgende Jahr bewilligten Mittel vorgenommen werden.

Ist der Haushaltsplan zu Beginn des Haushaltsjahrs noch nicht verabschiedet, gilt mutatis mutandis das in der Haushaltsordnung vorgesehene System der vorläufigen Zwölftel.

KAPITEL 3

Grundsatz des Haushaltsausgleichs

Artikel 11

Der Haushaltsplan ist in Einnahmen und Ausgaben auszugleichen. Die Agentur ist nicht befugt, Kredite aufzunehmen.

Die Mittel dürfen den Zuschuss gemäß Artikel 5, zuzüglich der zweckgebundenen Einnahmen sowie etwaiger anderer Einnahmen gemäß Artikel 5 nicht überschreiten.

Artikel 12

Ist der Saldo der Haushaltsergebnisrechnung gemäß Artikel 56 positiv, so wird er bis zur Höhe des in dem Haushaltsjahr ausgezahlten Zuschusses an die Kommission zurückgezahlt.

Die Differenz zwischen dem Zuschuss gemäß Artikel 5 und dem der Agentur im Haushaltsjahr effektiv ausgezahlten Zuschuss wird annulliert.

KAPITEL 4

Grundsatz der Rechnungseinheit

Artikel 13

Die Aufstellung des Haushaltsplans, der Haushaltsvollzug und die Rechnungslegung erfolgen in Euro.

Für die Kassenführung kann der Rechnungsführer der Exekutivagentur in ordnungsgemäß begründeten Fällen Transaktionen in den Landeswährungen und gegebenenfalls in Drittstaatswährungen vornehmen.

KAPITEL 5

Grundsatz der Gesamtdeckung

Artikel 14

Alle Einnahmen dienen als Deckungsmittel für alle Ausgaben, mit Ausnahme der im Hinblick auf die Finanzierung spezifischer Ausgaben zweckgebundenen Einnahmen. Vorbehaltlich des Artikels 16 werden die Einnahmen und Ausgaben nach dem Bruttoprinzip ausgewiesen.

Artikel 15

Einer Zweckbestimmung entsprechende Einnahmen, beispielsweise aus Stiftungen, Zuschüssen, Schenkungen und Vermächtnissen, sowie Einnahmen aus Mitgliedstaaten, Drittländern oder verschiedenen Organisationen für die Durchführung von Programmen, die aus anderen Quellen als den in dem Gesamthaushaltsplan der Europäischen Gemeinschaften (im Folgenden: „der Gesamthaushaltsplan“) ausgewiesenen Haushaltsmitteln finanziert werden, sind zweckgebundene Einnahmen im Hinblick auf die Finanzierung spezifischer Ausgaben.

Die zugewiesenen Einnahmen müssen sämtliche mit der betreffenden Tätigkeit oder Zweckbestimmung verbundenen direkten und indirekten Ausgaben decken. Für die zweckgebundenen Einnahmen werden im Haushaltsplan entsprechende Linien mit — soweit möglich — den entsprechenden Beträgen eingerichtet.

Der Lenkungsausschuss beschließt nach vorheriger Zustimmung der Kommission über die Annahme von Schenkungen, Vermächtnissen sowie von Zuschüssen aus anderen Quellen als der Gemeinschaft.

Artikel 16

Die Preise der Lieferungen und Leistungen an die Agentur werden mit ihrem Betrag ohne Steuern verbucht, wenn sie Steuern enthalten, die erstattet werden, wobei die Erstattung entweder von den Mitgliedstaaten aufgrund des Protokolls über die Vorrechte und Befreiungen der Europäischen Gemeinschaften vorgenommen wird oder durch einen Mitgliedstaat oder durch Drittländer aufgrund einschlägiger Vereinbarungen erfolgt.

Eventuelle nationale Steuerlasten, die der Agentur in Anwendung von Absatz 1 vorübergehend entstehen, werden bis zu ihrer Erstattung durch die betreffenden Staaten auf einem Verwahrkonto verbucht. Ein etwaiger Negativsaldo wird als Ausgabe im Haushaltsplan verbucht.

KAPITEL 6

Grundsatz der Spezialität

Artikel 17

Sämtliche Mittel werden nach Titeln und Kapiteln sachlich gegliedert. Die Kapitel werden nach Artikeln und Posten gegliedert.

Artikel 18

Der Direktor beschließt die Mittelübertragungen im Rahmen des Verwaltungshaushalts. Er unterrichtet vorher die Kommission und den Lenkungsausschuss, die sich binnen einer Frist von einem Monat gegen diese Mittelübertragungen aussprechen können; nach Ablauf dieser Frist gelten sie als genehmigt.

Mittel, die zweckgebundenen Einnahmen entsprechen, können nur insoweit übertragen werden, als sie ihre Zweckgebundenheit behalten.

KAPITEL 7

Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung

Artikel 19

(1)   Die Haushaltsmittel sind nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung, d. h. sparsam, wirtschaftlich und wirksam, zu verwenden.

(2)   Sparsamkeit bedeutet, dass die Ressourcen, die von der betreffenden Agentur für ihre Tätigkeiten eingesetzt werden, zum richtigen Zeitpunkt, in ausreichender Menge und angemessener Qualität sowie mit dem geringstmöglichen Kostenaufwand bereitgestellt werden.

Wirtschaftlichkeit bedeutet eine optimale Relation zwischen den eingesetzten Mitteln und den erzielten Ergebnissen.

Wirksamkeit bedeutet, dass die angestrebten Ziele und Ergebnisse erreicht werden. Die Ergebnisse sind zu bewerten.

(3)   Das vom Lenkungsausschuss angenommene Jahresarbeitsprogramm der Exekutivagentur zeigt im Einzelnen formulierte Ziele auf und enthält Leistungsindikatoren.

KAPITEL 8

Grundsatz der Transparenz

Artikel 20

Für die Aufstellung des Haushaltsplans, den Haushaltsvollzug und die Rechnungslegung gilt das Transparenzgebot.

Der Haushaltsplan sowie die Berichtigungshaushaltspläne werden binnen zwei Monaten nach ihrer Annahme in ihrer endgültig festgestellten Form im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht.

TITEL III

AUFSTELLUNG UND GLIEDERUNG DES HAUSHALTSPLANS

Artikel 21

Die Exekutivagentur übermittelt der Kommission bis zum 31. März jeden Jahres einen vom Direktor aufgestellten und vom Lenkungsausschuss angenommenen Voranschlag der Einnahmen und Ausgaben sowie die allgemeinen Leitlinien zu dessen Begründung und ihr Arbeitsprogramm.

Der Voranschlag der Einnahmen und Ausgaben der Agentur umfasst

Artikel 22

Die Kommission übermittelt der Haushaltsbehörde im Zuge des Verfahrens zur Verabschiedung des Gesamthaushaltsplans den Haushaltsvoranschlag der Agentur und schlägt die Höhe des für die Agentur bestimmten Zuschusses sowie die von ihr für notwendig erachtete Personalausstattung der Agentur vor.

Der Verwaltungshaushalt der Agentur kann erst nach der endgültigen Feststellung des Gesamthaushaltsplans gemäß dem Verfahren nach Artikel 13 der Verordnung (EG) Nr. 58/2003 definitiv verabschiedet werden.

Die Haushaltsbehörde beschließt den Stellenplan aller Agenturen sowie alle späteren Änderungen des Stellenplans unter Einhaltung der Bestimmungen des Artikels 24.

Jede Änderung des Haushaltsplans, einschließlich des Stellenplans, erfolgt im Wege eines Berichtigungshaushalts, der nach dem für den ursprünglichen Haushaltsplan geltenden Verfahren angenommen wird, vorbehaltlich der Artikel 18 und 24.

Artikel 23

Der Haushaltsplan umfasst einen Einnahmenplan und einen Ausgabenplan.

Artikel 24

(1)   Im Stellenplan gemäß Artikel 21 wird neben der Stellenzahl für das betreffende Haushaltsjahr auch die für das vorhergehende Haushaltsjahr bewilligte Stellenzahl sowie die Zahl der tatsächlich besetzten Stellen angegeben. Der Stellenplan stellt für die Agentur eine verbindliche Höchstgrenze dar, darüber hinausgehende Einstellungen sind nicht zulässig.

Der Lenkungsausschuss kann jedoch Änderungen am Stellenplan in einem Umfang von bis zu 10 % der bewilligten Stellen unterhalb der Besoldungsgruppe A 3 vornehmen, wenn damit der einem vollen Haushaltsjahr entsprechende Umfang der Personalmittel nicht berührt und die Gesamtzahl der im Stellenplan bewilligten Stellen nicht überschritten wird.

(2)   Abweichend von Absatz 1 können in Fällen, in denen die Anstellungsbehörde gemäß den Bestimmungen des Statuts für die Beamten und den Verordnungen und Regelungen für die sonstigen Bediensteten bei den Europäischen Gemeinschaften (im Folgenden: „das Statut“) Teilzeitarbeit genehmigt hat, zwecks Ausgleichs Einstellungen vorgenommen werden.

TITEL IV

HAUSHALTSVOLLZUG

KAPITEL 1

Allgemeine Bestimmungen

Artikel 25

Der Direktor übt die Funktion des Anweisungsbefugten aus. Er ist Beamter im Sinne des Statuts. Er führt den Haushaltsplan in Einnahmen und Ausgaben nach Maßgabe dieser Verordnung eigenverantwortlich und im Rahmen der bewilligten Mittel aus.

Artikel 26

Der Direktor kann seine Haushaltsvollzugsbefugnis Bediensteten der Agentur übertragen, für die das Statut gilt. Die Bevollmächtigten dürfen nur im Rahmen der ihnen ausdrücklich übertragenen Befugnisse tätig werden.

Artikel 27

Den Finanzakteuren gemäß Kapitel 2 dieses Titels ist jede Haushaltsvollzugshandlung untersagt, durch die eigene Interessen mit Interessen der Agentur oder der Gemeinschaft in Konflikt geraten könnten. Tritt dieser Fall ein, hat der betreffende Handlungsträger von dieser Handlung abzusehen und seinen Vorgesetzten zu befassen. Der Direktor muss dem Lenkungsausschuss darüber Bericht erstatten.

Ein Interessenkonflikt liegt vor, wenn die unparteiische und objektive Wahrnehmung der Aufgaben eines für die Ausführung der Haushaltsmittel zuständigen Finanzakteurs oder eines internen Prüfers aufgrund familiärer oder freundschaftlicher Bindungen, politischer Affinität oder nationaler Bindungen, eines wirtschaftlichen Interesses oder einer sonstigen Interessengemeinschaft mit dem Empfänger beeinträchtigt wird.

KAPITEL 2

Finanzakteure

Artikel 28

Anweisungsbefugnis und Rechnungsführung sind getrennte Funktionen und nicht miteinander vereinbar.

Artikel 29

Dem Anweisungsbefugten obliegt es, die Einnahmen und Ausgaben nach den Grundsätzen der wirtschaftlichen Haushaltsführung auszuführen sowie deren Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit zu gewährleisten. Der Anweisungsbefugte bewahrt die Nachweise für die abgewickelten Vorgänge während eines Zeitraums von fünf Jahren auf, gerechnet vom Datum des Beschlusses über die Entlastung zur Ausführung des Haushaltsplans.

Der Anweisungsbefugte führt entsprechend den von der Kommission für ihre Dienststellen festgelegten Mindestvorschriften und unter Beachtung der spezifischen Risiken, die mit seinem Verwaltungsumfeld verbunden sind, die Organisationsstruktur sowie die internen Verwaltungs- und Kontrollsysteme ein, die für die Ausführung seiner Aufgaben, einschließlich etwaiger Ex-post-Überprüfungen, geeignet sind.

Der Anweisungsbefugte kann insbesondere nach Maßgabe der Art und des Umfangs seiner Aufgaben in seinen Dienststellen eine Gutachter- und Beratungsfunktion einrichten, die ihn bei der Risikokontrolle im Zusammenhang mit seinen Tätigkeiten unterstützen soll.

Vor der Genehmigung eines Vorgangs werden seine praktischen und finanziellen Aspekte von anderen Bediensteten als denen, die den Vorgang eingeleitet haben, überprüft. Bei der Ex-ante- und Ex-post-Überprüfung und bei der Einleitung eines Vorgangs handelt es sich um getrennte Funktionen.

Gemäß Artikel 9 Absatz 7 der Verordnung (EG) Nr. 58/2003 legt der Anweisungsbefugte dem Lenkungsausschuss bis spätestens 15. März eines jeden Haushaltsjahres einen Jahresbericht über seine Tätigkeiten vor.

Artikel 30

Der Lenkungsausschuss ernennt einen Rechnungsführer, der Beamter im Sinne des Statuts ist, und folgende Aufgaben wahrnimmt:

Der Rechnungsführer erhält vom Anweisungsbefugten alle von diesem als zuverlässig garantierten Informationen, die für die Erstellung von Rechnungen, welche das Vermögen der Agentur und den Haushaltsvollzug wahrheitsgetreu widerspiegeln, erforderlich sind.

Nur der Rechnungsführer ist ermächtigt, Barmittel und Werte zu handhaben. Er ist für ihre Verwahrung verantwortlich.

KAPITEL 3

Verantwortlichkeit der Finanzakteure

Artikel 31

Ist ein mit der finanziellen Abwicklung und der Kontrolle von Vorgängen betrauter Bediensteter der Ansicht, dass eine Entscheidung, der er auf Anweisung seines Dienstvorgesetzten Folge leisten oder zustimmen soll, eine Unregelmäßigkeit aufweist oder gegen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung oder die für ihn geltenden Berufsregeln verstößt, so teilt er dies dem Direktor und falls dieser nicht innerhalb einer angemessenen Frist tätig wird, der in Artikel 35 bezeichneten Stelle und dem Lenkungsausschuss schriftlich mit. Falls es sich um rechtswidrige Tätigkeiten, Betrug oder Korruption handelt, die sich auf die Interessen der Gemeinschaft negativ auswirken könnten, unterrichtet er die in den geltenden Rechtsvorschriften bezeichneten Behörden und Stellen.

Artikel 32

Unbeschadet disziplinarrechtlicher Maßnahmen kann bevollmächtigten Anweisungsbefugten von der Behörde, die sie ernannt hat, jederzeit durch einen mit Gründen versehenen Beschluss und nachdem sie angehört wurden, die ihnen übertragene Befugnis einstweilig oder endgültig entzogen werden. Der Direktor kann jederzeit seine Zustimmung zu einer bestimmten Übertragung zurückziehen.

Unbeschadet disziplinarrechtlicher Maßnahmen kann der Rechnungsführer vom Lenkungsausschuss durch einen mit Gründen versehenen Beschluss und nachdem er angehört wurde, jederzeit einstweilig oder endgültig des Dienstes enthoben werden. Der Lenkungsausschuss ernennt einen Rechnungsführer ad interim.

Artikel 33

Die Bestimmungen dieses Kapitels berühren nicht eine etwaige strafrechtliche Verantwortung des Anweisungsbefugten sowie seiner bevollmächtigten Anweisungsbefugten nach dem anwendbaren nationalen Recht und den geltenden Bestimmungen zum Schutz der finanziellen Interessen der Europäischen Gemeinschaften sowie zur Bekämpfung der Bestechung, an der Beamte der Gemeinschaften oder der Mitgliedstaaten beteiligt sind.

Jeder Anweisungsbefugte und Rechnungsführer kann nach Maßgabe des Statuts disziplinarrechtlich belangt und finanziell haftbar gemacht werden. Im Falle einer rechtswidrigen Tätigkeit, des Betrugs oder der Korruption zum Nachteil der Interessen der Gemeinschaft werden die in den geltenden Rechtsvorschriften bezeichneten Behörden und Stellen eingeschaltet.

Artikel 34

(1)   Der Anweisungsbefugte trägt die finanzielle Verantwortung nach Maßgabe des Statuts. Das bedeutet, dass er zum vollen Ersatz eines Schadens herangezogen werden kann, den die Gemeinschaften durch sein schwerwiegendes Verschulden in Wahrnehmung oder anlässlich der Wahrnehmung seiner Dienstpflichten erlitten haben, insbesondere wenn er Forderungen feststellt oder Einziehungsanordnungen erteilt, Mittelbindungen vornimmt oder Auszahlungsanordnungen unterzeichnet, ohne dabei diese Verordnung zu beachten.

Gleiches gilt, wenn er durch sein schwerwiegendes Verschulden die Ausstellung eines Dokuments, das eine Forderung begründet, unterlässt oder verzögert, die Erteilung von Einziehungsanordnungen ohne Grund unterlässt oder verzögert oder die Erteilung einer Auszahlungsanordnung, die eine zivilrechtliche Haftung der Agentur gegenüber Dritten zur Folge haben kann, ohne Grund unterlässt oder verzögert.

(2)   Ist ein bevollmächtigter Anweisungsbefugter der Auffassung, dass Entscheidungen, die er zu treffen hat, eine Unregelmäßigkeit aufweisen oder gegen den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung verstoßen, ist er gehalten, dies der Befugnis erteilenden Stelle schriftlich mitzuteilen. Erteilt die Befugnis erteilende Stelle dem bevollmächtigten Anweisungsbefugten schriftlich die mit Gründen versehene Anordnung, die genannte Entscheidung auszuführen, ist Letzterer, der die Entscheidung auszuführen hat, von seiner Verantwortung entbunden.

Artikel 35

(1)   Das von der Kommission gemäß Artikel 66 Absatz 4 der Haushaltsordnung eingerichtete Fachgremium, das über das Vorliegen einer finanziellen Unregelmäßigkeit und die etwaigen Konsequenzen befindet, übt gegenüber der Agentur die gleichen Befugnisse aus, die es gegenüber den Dienststellen der Kommission ausübt.

Der Direktor entscheidet auf der Grundlage der Stellungnahmen dieses Gremiums über die Einleitung eines Disziplinarverfahrens oder eines Verfahrens wegen einer finanziellen Haftung. Stellt das Gremium systembedingte Probleme fest, übermittelt es dem Anweisungsbefugten und dem Internen Prüfer der Kommission einen Bericht mit Empfehlungen. Betrifft diese Stellungnahme eine Beteiligung des Direktors, so übermittelt das Gremium sie dem Lenkungsausschuss und dem Internen Prüfer der Kommission.

(2)   Jeder Bedienstete kann zum vollen oder teilweisen Ersatz eines Schadens herangezogen werden, den die Agentur durch sein schwerwiegendes Verschulden in Ausübung oder anlässlich der Ausübung seiner Dienstpflichten erlitten hat. Die mit Gründen versehene Verfügung ist von der Anstellungsbehörde nach Erledigung der im Statut für Disziplinarsachen vorgeschriebenen Förmlichkeiten zu erlassen.

Artikel 36

Der Rechnungsführer kann nach Maßgabe des Statuts insbesondere für folgende Verfehlungen disziplinarrechtlich belangt und finanziell haftbar gemacht werden:

KAPITEL 4

Einnahmenvorgänge

Artikel 37

Für alle Maßnahmen oder Situationen, die eine Forderung der Agentur begründen oder die Änderung einer solchen Forderung bewirken können, erstellt der zuständige Anweisungsbefugte zuvor eine Forderungsvorausschätzung.

Artikel 38

Die Feststellung einer Forderung ist die Handlung, durch die der Anweisungsbefugte

Jede einredefreie, bezifferbare und fällige Forderung ist durch eine dem Rechnungsführer erteilte Einziehungsanordnung festzustellen, der eine Belastungsanzeige an den Schuldner beigefügt ist. Beide Dokumente werden vom zuständigen Anweisungsbefugten erstellt und den Adressaten übermittelt.

Unbeschadet der geltenden rechtlichen oder vertraglichen Vorschriften sind für jede Forderung, die nicht zu dem in der Belastungsanzeige genannten Fälligkeitstermin zurückgezahlt wird, gemäß der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 Zinsen zu zahlen.

Artikel 39

Die Anordnung einer Einziehung ist die Handlung, mit der der zuständige Anweisungsbefugte durch Ausstellung einer Einziehungsanordnung den Rechnungsführer anweist, eine von ihm festgestellte Forderung einzuziehen.

Der Rechnungsführer führt die vom zuständigen Anweisungsbefugten ordnungsgemäß ausgestellten Einziehungsanordnungen aus. Er trägt dafür Sorge, dass die Einnahmen der Agentur eingehen und die Rechte der Agentur gewahrt werden.

Rechtsgrundlos gezahlte Beträge werden eingezogen.

Artikel 40

Erwägt der zuständige Anweisungsbefugte, auf die Einziehung einer festgestellten Forderung zu verzichten, so vergewissert er sich, dass der Verzicht ordnungsgemäß ist und dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung entspricht. Er teilt dem Lenkungsausschuss seine Absicht mit. Der Verzicht auf die Einziehung einer festgestellten Forderung erfolgt durch eine Entscheidung des Anweisungsbefugten, die begründet werden muss. Eine solche Entscheidung darf nicht zum Gegenstand einer Befugnisübertragung gemacht werden, es sei denn, sie bezieht sich auf Forderungsbeträge unter 5 000 EUR. Die Verzichtsentscheidung enthält Angaben über die zwecks Einziehung der Forderung getroffenen Maßnahmen sowie die rechtlichen und sachlichen Gründe, auf die sie sich stützt.

Der zuständige Anweisungsbefugte annulliert eine festgestellte Forderung, wenn sich erweist, dass die Forderung aufgrund eines rechtlichen oder sachlichen Fehlers nicht ordnungsgemäß festgestellt worden war. Eine solche Entscheidung darf nicht zum Gegenstand einer Befugnisübertragung gemacht werden, es sei denn, sie bezieht sich auf Forderungsbeträge unter 5 000 EUR. Die Annullierung erfolgt durch eine Entscheidung des zuständigen Anweisungsbefugten und ist entsprechend zu begründen.

Der zuständige Anweisungsbefugte berichtigt den Betrag einer festgestellten Forderung nach oben oder nach unten, wenn die Feststellung eines sachlichen Fehlers die Änderung des Forderungsbetrags zur Folge hat, sofern diese Berichtigung nicht das Erlöschen des festgestellten Anspruchs zugunsten der Agentur nach sich zieht. Diese Berichtigung erfolgt durch eine Entscheidung des zuständigen Anweisungsbefugten und ist entsprechend zu begründen.

Artikel 41

Die effektive Einziehung erfolgt im Wege der buchmäßigen Erfassung des betreffenden Betrags durch den Rechnungsführer, der seinerseits den zuständigen Anweisungsbefugten entsprechend unterrichtet. Für jede Bareinzahlung in die Kasse des Rechnungsführers ist eine Quittung auszustellen.

Ist zu dem in der Belastungsanzeige vorgesehenen Termin die effektive Einziehung nicht erfolgt, so setzt der Rechnungsführer den zuständigen Anweisungsbefugten hiervon in Kenntnis und leitet unverzüglich das Beitreibungsverfahren mit allen ihm zur Verfügung stehenden rechtlichen Mitteln ein, einschließlich Verrechnung oder, falls eine solche nicht möglich ist, Zwangsvollstreckung.

Forderungen der Agentur gegenüber einem Schuldner, der selbst gegenüber der Agentur eine einredefreie, bezifferbare und fällige Forderung geltend macht, werden bei ihrer Einziehung vom Rechnungsführer verrechnet.

Artikel 42

Der Rechnungsführer kann im Einvernehmen mit dem zuständigen Anweisungsbefugten dem Schuldner auf dessen begründeten schriftlichen Antrag hin eine Verlängerung der Zahlungsfristen einräumen, wenn sich der Schuldner verpflichtet, für die gesamte Dauer der Fristverlängerung, gerechnet ab dem ursprünglichen Fälligkeitsdatum, Zinsen zu entrichten und wenn er zur Wahrung der Ansprüche der Agentur eine finanzielle Sicherheit leistet, die das geschuldete Kapital, zuzüglich Zinsen, abdeckt.

KAPITEL 5

Ausgabenvorgänge

Artikel 43

Jede Ausgabe ist Gegenstand von vier Vorgängen: Mittelbindung, Feststellung, Zahlungsanordnung und Zahlung.

Artikel 44

Für alle haushaltswirksamen Maßnahmen muss der zuständige Anweisungsbefugte eine Mittelbindung vornehmen, bevor er eine rechtliche Verpflichtung gegenüber Dritten eingeht.

Die rechtlichen Einzelverpflichtungen, welche Einzelmittelbindungen oder vorläufigen Mittelbindungen entsprechen, werden bis zum 31. Dezember des Jahres n eingegangen. Der nicht durch eine rechtliche Verpflichtung abgedeckte Teil dieser Mittelbindungen wird vom zuständigen Anweisungsbefugten aufgehoben.

Artikel 45

Der zuständige Anweisungsbefugte, der eine Mittelbindung vornimmt, überzeugt sich von der Richtigkeit der haushaltsmäßigen Zuordnung, der Verfügbarkeit der Mittel und der Übereinstimmung der Ausgabe mit den geltenden Bestimmungen, einschließlich der Einhaltung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit der Haushaltsführung.

Artikel 46

Die Feststellung einer Ausgabe ist die Handlung, durch die der zuständige Anweisungsbefugte den Anspruch des Zahlungsempfängers prüft, die Fälligkeit der Forderung prüft und das Bestehen und die Höhe der Forderung bestimmt oder prüft. Jede Feststellung einer Forderung stützt sich auf Belege, die die Ansprüche der Gemeinschaften bescheinigen.

Konkreter Ausdruck des Feststellungsbeschlusses ist die Unterzeichnung eines Zahlbarkeitsvermerks („bon à payer“) durch den zuständigen Anweisungsbefugten. In einem nicht rechnergestützten System wird der Zahlbarkeitsvermerk in Form eines Stempels mit Unterschrift des zuständigen Anweisungsbefugten angebracht. In einem rechnergestützten System handelt es sich um die elektronische Bestätigung — mit persönlichem Passwort — durch den zuständigen Anweisungsbefugten.

Artikel 47

Die Anordnung der Ausgaben ist die Handlung, mit der der zuständige Anweisungsbefugte durch Ausstellung einer Auszahlungsanordnung den Rechnungsführer anweist, eine von ihm festgestellte Ausgabe zu tätigen. Die Auszahlungsanordnung wird vom zuständigen Rechnungsführer datiert und unterzeichnet und ihr wird gegebenenfalls eine Bescheinigung beigefügt, aus der hervorgeht, dass die betreffenden Gegenstände in die in Artikel 64 bezeichneten Bestandsverzeichnisse eingetragen worden sind.

Die Zahlung wird vom Rechnungsführer im Rahmen der verfügbaren Mittel getätigt.

Artikel 48

Die Feststellung, Anweisung und Leistung der Ausgaben erfolgt innerhalb der Fristen und nach den Bestimmungen der Haushaltsordnung und ihrer Durchführungsbestimmungen.

KAPITEL 6

Der Interne Prüfer

Artikel 49

Die Funktion des internen Prüfers wird in den Exekutivagenturen vom internen Prüfer der Kommission wahrgenommen.

Der interne Prüfer der Kommission übt gegenüber den Exekutivagenturen die gleichen Befugnisse aus, die er gemäß den Artikeln 85 und 86 der Haushaltsordnung gegenüber den Dienststellen der Kommission ausübt. Er teilt dem Lenkungsausschuss und dem Direktor seine Feststellungen und Empfehlungen mit. Diese überwachen die Umsetzung der sich aus den Prüfungen ergebenden Empfehlungen und unterrichten die Kommission. Der interne Prüfer unterbreitet der Agentur alljährlich einen Bericht, der die Anzahl und Art der durchgeführten Prüfungen, die abgegebenen Empfehlungen und die aufgrund dieser Empfehlungen getroffenen Maßnahmen aufführt, die Kommission wird entsprechend informiert.

Die Verantwortlichkeit des internen Prüfers bei der Wahrnehmung seiner Aufgaben wird gemäß Artikel 87 der Haushaltsordnung festgelegt.

Die Agentur übermittelt der Entlastungsbehörde und der Kommission jedes Jahr einen Bericht des Direktors der Agentur, aus dem die Zahl und die Art der vom Internen Prüfer durchgeführten Audits, seine Empfehlungen und die Folgemaßnahmen zu diesen Empfehlungen hervorgehen.

TITEL V

ÖFFENTLICHE AUFTRAGSVERGABE

Artikel 50

(1)   Für die Vergabe öffentlicher Aufträge im Rahmen des Dienstbetriebs der Agentur gelten die Bestimmungen der Haushaltsordnung und der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002.

(2)   Die Exekutivagenturen können auf Wunsch an den Vertragsvergabeverfahren der Kommission oder an den interinstitutionellen Vertragsvergabeverfahren als Auftraggeber beteiligt werden.

(3)   Abweichend von Absatz 1 wenden sich die Exekutivagenturen für Lieferungen sowie für Dienst- und Bauleistungen, die die Kommission oder interinstitutionelle Ämter übernehmen können, vorrangig an diese, bevor sie auf die Auftragsvergabe zurückgreifen.

TITEL VI

RECHNUNGSLEGUNG UND RECHNUNGSFÜHRUNG

KAPITEL 1

Rechnungslegung

Artikel 51

Die Rechnungen der Agentur umfassen die Finanzausweise und die Übersichten über den Haushaltsvollzug. Ihnen wird ein Bericht über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement des betreffenden Haushaltsjahres beigefügt.

Artikel 52

Die Rechnungen müssen hinsichtlich folgender Elemente regelgemäß, wahrheitsgetreu und vollständig sein und ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild vermitteln:

Artikel 53

Die Jahresabschlüsse werden nach Maßgabe der folgenden, allgemein anerkannten Rechnungsführungsprinzipien erstellt, die in der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2342/2002 festgelegt sind: Kontinuität der Tätigkeiten, Vorsichtsprinzip, Stetigkeit der Rechnungsführungsmethoden, Vergleichbarkeit der Daten, relative Wesentlichkeit, Bruttoprinzip, Vorrang der Wirklichkeit gegenüber dem äußeren Anschein, Periodenrechnung.

Artikel 54

Entsprechend dem Grundsatz der Periodenrechnung erfassen die Jahresabschlüsse den Aufwand und den Ertrag des Haushaltsjahres ohne Berücksichtigung des Zeitpunkts der Aus- oder Einzahlungen.

Die Bewertung der Aktiva und Passiva erfolgt nach den Rechnungsführungsmethoden gemäß Artikel 59.

Artikel 55

Die Jahresabschlüsse werden in Euro erstellt. Sie umfassen:

Der Anhang zu den Jahresabschlüssen ergänzt und erläutert die dargelegten Informationen und enthält alle nach der international anerkannten buchhalterischen Praxis erforderlichen ergänzenden Informationen, wenn diese Informationen für die Tätigkeiten der Agentur von Belang sind.

Artikel 56

Die Übersichten über den Haushaltsvollzug werden in Euro erstellt. Sie umfassen:

Artikel 57

Die Rechnungen der Agentur werden mit den Rechnungen der Kommission gemäß dem Verfahren nach Artikel 14 der Verordnung (EG) Nr. 58/2003 und nach Maßgabe folgender Bestimmungen konsolidiert:

KAPITEL 2

Rechnungsführung

Artikel 58

(1)   Die Rechnungsführung ist das System, mit dem die Agentur Haushalts- und Finanzdaten erfasst, klassifiziert und registriert.

Die Rechnungsführung erfolgt untergliedert in eine Allgemeine oder Finanzbuchführung und eine Buchführung über die Haushaltsvorgänge; beide werden nach Kalenderjahren und in Euro erstellt.

Die Finanzbuchführung und die Haushaltsbuchführung werden zum Ende des Haushaltsjahres abgeschlossen, damit die in Kapitel 1 genannten Rechnungen erstellt werden können.

(2)   Absatz 1 steht der Führung einer analytischen Buchführung durch den Anweisungsbefugten nicht entgegen.

Artikel 59

Der Rechnungsführer der Kommission legt entsprechend Artikel 133 der Haushaltsordnung die Rechnungsführungsregeln und -methoden sowie den einheitlichen Kontenplan fest, der von der Agentur anzuwenden ist.

Artikel 60

In der Finanzbuchführung werden die Vorfälle und Vorgänge, die sich auf die Wirtschafts-, Finanz- und Vermögenslage der Agentur auswirken, nach der Methode der doppelten Buchführung chronologisch nachgezeichnet.

Artikel 61

Die einzelnen Kontenbewegungen sowie die Salden der Konten werden in die Bücher aufgenommen.

Jeder Buchungsvorgang, einschließlich der Berichtigungsbuchungen, stützt sich auf entsprechende, ausdrücklich genannte Belege. Das Buchungssystem muss es ermöglichen, sämtliche Buchungsvorgänge nachzuvollziehen.

Artikel 62

Der Rechnungsführer der Agentur nimmt nach Ende des Haushaltsjahres und bis zum Zeitpunkt der Rechnungslegung alle Berichtigungen vor, die für eine ordnungsgemäße, zuverlässige und wirklichkeitsgetreue Darstellung der Rechnungen erforderlich sind, aber keine Einzahlungen oder Auszahlungen zulasten des betreffenden Haushaltsjahres bewirken.

Artikel 63

Die Haushaltsbuchführung ermöglicht es, die verschiedenen Vorgänge der Ausführung des Haushaltsplans im Einzelnen nachzuvollziehen. Die Haushaltsbuchführung erfasst alle in Titel IV vorgesehenen Handlungen zur Ausführung des Haushaltsplans in Einnahmen und Ausgaben.

Artikel 64

Der Rechnungsführer der Agentur erstellt nach dem vom Rechnungsführer der Kommission vorgegebenen Muster mengen- und wertmäßige Bestandsverzeichnisse aller Sachanlagen, immateriellen Anlagen und Finanzanlagen, aus denen das Vermögen der Agentur besteht. Der Rechnungsführer der Agentur prüft die Übereinstimmung der Bestandsverzeichnisse mit dem tatsächlichen Bestand.

Veräußerungen von beweglichen Vermögensgegenständen werden in geeigneter Form bekannt gemacht.

TITEL VII

EXTERNE KONTROLLE UND ENTLASTUNG

Artikel 65

Der Rechnungshof prüft die Rechnungen der Agentur gemäß Artikel 248 des Vertrags.

Für die Kontrolle durch den Rechnungshof gelten die Artikel 139 bis 144 der Haushaltsordnung.

Der Lenkungsausschuss übermittelt dem Rechnungshof den endgültig festgestellten Haushaltsplan. Er unterrichtet den Rechnungshof binnen kürzester Frist über alle seine Beschlüsse und Handlungen gemäß den Artikeln 15, 18, 26 und 31.

Artikel 66

Auf Empfehlung des Rates, der mit qualifizierter Mehrheit beschließt, erteilt das Europäische Parlament spätestens am 29. April des Jahres n+2 dem Direktor Entlastung für die Ausführung des Verwaltungshaushaltsplans des Haushaltsjahres n.

Der Entlastungsbeschluss betrifft die Rechnungen über alle Einnahmen und Ausgaben der Agentur und den sich daraus ergebenden Saldo sowie das Vermögen und die Schulden der Agentur, wie sie in der Vermögensübersicht dargestellt sind. Dieser Entlastungsbeschluss ergeht zeitgleich mit dem Entlastungsbeschluss für den Gesamthaushaltsplan der Europäischen Union.

Im Vorfeld der Entlastungserteilung prüft das Europäische Parlament nach dem Rat die Rechnungen, die Jahresabschlüsse und die Übersichten über den Haushaltsvollzug der Agentur. Des Weiteren prüft es den in Artikel 14 Absatz 3 der Verordnung (EG) Nr. 58/2003 vorgesehenen Bericht des Rechnungshofs, der die Antworten des Direktors enthält.

Der Direktor übermittelt dem Europäischen Parlament auf dessen Anfrage und in der in Artikel 146 Absatz 3 der Haushaltsordnung vorgesehenen Weise alle Informationen, die für eine ordnungsgemäße Abwicklung des Entlastungsverfahrens für das betreffende Haushaltsjahr erforderlich sind.

Artikel 67

Der Direktor und die Kommission treffen alle zweckdienlichen Maßnahmen, um den Bemerkungen im Entlastungsbeschluss des Europäischen Parlaments sowie den Erläuterungen, die den Entlastungsempfehlungen des Rates beigefügt sind, nachzukommen.

Auf Ersuchen des Europäischen Parlaments oder des Rates erstattet der Direktor Bericht über die Maßnahmen, die er aufgrund dieser Bemerkungen und Erläuterungen getroffen hat. Er übermittelt diesen Bericht zunächst der Kommission; anschließend übermittelt er dem Rechnungshof eine Kopie des Berichts.

TITEL VIII

ÜBERGANGS- UND SCHLUSSBESTIMMUNGEN

Artikel 68

Die in Artikel 57 genannten Fristen gelten erstmals für das Haushaltsjahr 2005.

Für die Haushaltsjahre bis 2004 gelten folgende Fristen:

Die Bestimmungen von Titel VI werden schrittweise entsprechend den technischen Möglichkeiten angewandt, und ihre volle Wirkung für das Haushaltsjahr 2003 entfalten.

Artikel 69

Das Europäische Parlament, der Rat und die Kommission können zu den in ihre jeweilige Zuständigkeit fallenden Haushaltsfragen alle erforderlichen Auskünfte und Nachweise erhalten.

Artikel 70

Diese Verordnung tritt am zwanzigsten Tag nach ihrer Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union Kraft.

(1)  ABl. L 11 vom 16.1.2003, S. 1.

(2)  ABl. L 248 vom 16.9.2002, S. 1.

(3)  ABl. L 357 vom 31.12.2002, S. 1.