(1)   Der Vorsitzende des Gremiums wird von der Kommission im Anschluss an einen Aufruf zur Interessenbekundung für eine Amtszeit von fünf Jahren ernannt, die nicht verlängerbar ist. Seine Amtszeit beginnt mit dem im Beschluss zur Ernennung dafür festgelegten Tag. Dieser Beschluss wird im Amtsblatt der Europäischen Union — Reihe C — veröffentlicht.

(2)   Der Vorsitzende wird als Sonderberater der Kommission im Sinne des Artikels 5 der Beschäftigungsbedingungen für die sonstigen Bediensteten der Europäischen Union angestellt. In seinem Sonderberatervertrag wird seine Unabhängigkeit in vollem Umfang respektiert und die Dauer seiner Amtszeit nicht berührt.

(3)   Die Kommission kann den Vorsitzenden entlassen, wenn er die für die Wahrnehmung seiner Aufgaben erforderlichen Voraussetzungen nicht mehr erfüllt.

(4)   Die für die Ernennung des Vorsitzenden, sein Ausscheiden aus dem Amt und seine Entlassung geltenden Vorschriften gelten auch für seinen Stellvertreter. Die Absätze 1 bis 3 dieses Artikels und die Bestimmungen des Artikels 143 der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 gelten auch für den Stellvertreter des Vorsitzenden.

(1)   Ist der Vorsitzende verhindert, werden seine Aufgaben von seinem Stellvertreter wahrgenommen.

(2)   Ist das Amt des Vorsitzenden unbesetzt, werden die Aufgaben des Vorsitzenden bis zur Ernennung des neuen Vorsitzenden von seinem Stellvertreter wahrgenommen.

(3)   Sind der Vorsitzende und sein Stellvertreter gleichzeitig verhindert, werden die Aufgaben von dem dienstältesten ständigen Mitglied wahrgenommen, das die Kommission vertritt.

(1)   Der Vorsitzende vertritt das Gremium.

(2)   Er leitet die Sitzungen des Gremiums und organisiert dessen Arbeiten.

(3)   Er wird zu diesem Zweck vom dem in Artikel 7 genannten ständigen Sekretariat unterstützt.

(4)   Er kann seine Unterzeichnungsbefugnis an jedes der ständigen Mitglieder delegieren, die die Kommission vertreten, sodass diese in seinem Namen und für ihn gemäß seinen Anweisungen Dokumente unterzeichnen können, die mit einem bestimmten Fall oder Verwaltungsangelegenheiten in Zusammenhang stehen.

(5)   Er legt nach Konsultation der ständigen Mitglieder den Zeitplan für die Sitzungen des Gremiums fest.

(6)   Er nimmt die anderen Befugnisse wahr, die ihm mit diesem Beschluss übertragen werden.

(1)   Der Direktor des Zentralen Finanzdienstes der Generaldirektion Haushalt ist nach Artikel 143 Absatz 2 Buchstabe b der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 eines der beiden ständigen Mitglieder des Gremiums, die die Kommission vertreten. Der Generaldirektor für Haushalt ernennt einen Beamten der Besoldungsgruppe AD11 oder höher zum Stellvertreter dieses ständigen Mitglieds.

Der Generaldirektor für Haushalt ernennt als zweites ständiges Mitglied, das die Kommission vertritt, und seinen Stellvertreter ad personam einen Beamten der Kommission ab der Besoldungsgruppe AD14 bzw. AD11.

(2)   Das Mitglied, das den zuständigen Anweisungsbefugten vertritt (im Folgenden „die verweisende Stelle“), und sein Stellvertreter sind Beamte oder Bedienstete auf Zeit, die gemäß der Geschäftsordnung und den internen Verwaltungsvorschriften des betreffenden Organs, der betreffenden Einrichtung oder der betreffenden Stelle nach Artikel 73 Absatz 3 der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 ernannt werden. Sie nehmen zumindest die Funktionen eines Referatsleiters oder eines Delegationsleiters wahr.

(1)   Die Beobachter nehmen an den Beratungen des Gremiums teil, ohne sich an der Verabschiedung von Empfehlungen zu beteiligen.

(2)   Der Juristische Dienst der Kommission genießt von Rechts wegen für jeden an das Gremium verwiesenen Fall Beobachterstatus und gibt aus eigener Initiative oder auf Ersuchen des Vorsitzenden Stellungnahmen ab. Zu diesem Zweck nimmt eines seiner Mitglieder an allen Beratungen des Gremiums teil. Der Juristische Dienst wird über alle schriftlichen Verfahren informiert.

(3)   In den Fällen, in denen sich der Antrag der verweisenden Stelle insbesondere auf vom Europäischen Amt für Betrugsbekämpfung (OLAF) übermittelte Informationen stützt, nimmt der Vertreter des OLAF an den Sitzungen des Gremiums sowie an den mündlichen und schriftlichen Verfahren teil. Er kann aus eigener Initiative oder auf Ersuchen des Vorsitzenden Stellungnahmen abgeben.

(4)   In anderen Fällen kann das OLAF auf Ersuchen des Vorsitzenden um Informationen oder Stellungnahmen gebeten werden.

(5)   Außer der verweisenden Stelle haben die anderen Anweisungsbefugten der Kommission, eines von der Kommission eingerichteten europäischen Amtes, einer Exekutivagentur, eines anderen Organs oder einer anderen europäischen Einrichtung oder sonstigen Stelle, die von dem an das Gremium verwiesenen Fall betroffen sind, Beobachterstatus inne. Diese Anweisungsbefugten können an den Beratungen des Gremiums teilnehmen, sie werden über die schriftlichen Verfahren unterrichtet und geben auf Ersuchen des Vorsitzenden mündliche und schriftliche Stellungnahmen ab.

(6)   Der Vorsitzende kann nach Konsultation der ständigen Mitglieder des Gremiums weitere Beobachter zu den Beratungen des Gremiums einladen und sie zu mündlichen und schriftlichen Stellungnahmen auffordern.

(1)   Das ständige Sekretariat des Gremiums wird von Beamten oder sonstigen Bediensteten der Generaldirektion Haushalt gestellt, bei der es administrativ angesiedelt ist.

(2)   Das ständige Sekretariat, das dem Vorsitzenden untersteht,

(1)   Befinden sich der Vorsitzende oder sein Stellvertreter, jedes andere Mitglied oder dessen Stellvertreter, die Beamten und sonstigen Bediensteten, aus denen sich das Sekretariat des Gremiums zusammensetzt, oder jede andere Person, die an den Sitzungen des Gremiums teilnimmt oder Kenntnisse in Bezug auf einen Fall hat, in einer Situation, die die Gefahr eines Interessenkonflikts mit sich bringen könnte, so unterrichten sie unverzüglich die anderen Mitglieder und das Sekretariat. Das Gleiche gilt, wenn sie sich in einer Situation befinden, die objektiv als Interessenkonflikt angesehen werden könnte.

(2)   Keine der in Absatz 1 genannten Personen nimmt an Beratungen oder der Annahme der Empfehlung teil. Ein Vermerk darüber, wie die Gefahr eines Interessenkonflikts behandelt wurde, wird in die Akte aufgenommen.

(1)   Das OLAF arbeitet gemäß der Verordnung (EU, Euratom) Nr. 883/2013 des Europäischen Parlaments und des Rates (6) unter gebührender Berücksichtigung der Achtung der Verfahrens- und Grundrechte sowie des Schutzes von Hinweisgebern eng mit dem Gremium zusammen.

(2)   Stützt sich der Antrag der verweisenden Stelle auf vom OLAF übermittelte Informationen, so konsultiert das Gremium das OLAF vor der Übermittlung der Mitteilung an den Wirtschaftsteilnehmer' damit die Vertraulichkeit von vom OLAF durchgeführten oder koordinierten Gerichtsverfahren und Untersuchungen, einschließlich des Schutzes von Hinweisgebern, und von einzelstaatlichen Untersuchungen oder Gerichtsverfahren, sofern diese bekannt sind, nicht beeinträchtigt wird.

(3)   Die Übermittlung von Informationen, die aus vom OLAF durchgeführten oder koordinierten Untersuchungen stammen oder damit zusammenhängen, an Wirtschaftsteilnehmer oder deren Beauftragte erfordert die Zustimmung des OLAF.

(1)   Ein Antrag auf eine Empfehlung wird von einem bevollmächtigten Anweisungsbefugten der Kommission, einem anderen Organ, einem von der Kommission eingerichteten europäischen Amt, einer Exekutivagentur oder einer anderen europäischen Einrichtung oder sonstigen Stelle an das Gremium verwiesen.

Geht die Verweisung eines Falles auf eine Behörde zurück, die nicht bei der Kommission angesiedelt ist, so werden vom ständigen Sekretariat unverzüglich die notwendigen Kontakte geknüpft, um die Vertraulichkeit des Austauschs im Zusammenhang mit dem betreffenden Fall von beiden Seiten zu gewährleisten.

(2)   Der Antrag wird dem Sekretariat in vertraulicher Form per E-Mail an folgende Anschrift übermittelt: Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu.

(3)   Erhält die verweisende Stelle Kenntnis von Informationen nach Artikel 136 der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046, so befasst sie — außer in hinreichend begründeten Fällen — das Gremium innerhalb kürzester Frist damit, nachdem sie von diesen Informationen Kenntnis erlangt hat.

(4)   Der Antrag auf eine Empfehlung enthält alle Informationen, die nach Artikel 142 Absatz 3 der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 notwendig sind. Er enthält zudem die übrigen sachdienlichen Informationen nach Artikel 136 der genannten Verordnung, gegebenenfalls einschließlich der Berichte des OLAF. Er umfasst einen ordnungsgemäß ausgefüllten Auskunftsbogen.

(1)   Außer wenn zwingende schutzwürdige Gründe für die Wahrung der Vertraulichkeit der Untersuchung oder des einzelstaatlichen Gerichtsverfahrens vorliegen, hat der Wirtschaftsteilnehmer gemäß Artikel 143 Absatz 5 der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 das Recht, sich zu äußern.

(2)   Ein Mitteilungsschreiben über die Sachverhalte und ihre vorläufige rechtliche Bewertung, in der das Gremium nur die Unterlagen berücksichtigt, von denen der Wirtschaftsteilnehmer Kenntnis nehmen konnte, wird dem Wirtschaftsteilnehmer vorbehaltlich der Anwendung des Artikel 143 Absatz 5 der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 übermittelt. Diese Mitteilung erfolgt grundsätzlich per E-Mail.

(3)   Der Wirtschaftsteilnehmer übermittelt dem Sekretariat seine Stellungnahmen schriftlich und elektronisch per E-Mail an Panel-secretariat-BUDG@ec.europa.eu oder an die E-Mail-Adresse, die ihm im Mitteilungsschreiben genannt wird, als elektronische Standarddatei, die mithilfe einer gängigen Bürosoftware erstellt wird.

(4)   Die schriftlichen Stellungnahmen haben einen Umfang von maximal 10 Seiten ohne Anhänge, außer in den Fällen, in denen de jure oder de facto eine hinreichend begründete Komplexität vorliegt.

(5)   Dem Wirtschaftsteilnehmer wird in der Regel eine Frist von drei Wochen zur Stellungnahme eingeräumt. Diese Frist beginnt an dem Tag, der auf die Mitteilung der Sachverhalte und deren vorläufige rechtlichen Bewertung folgt. Hat der Wirtschaftsteilnehmer einer Kommunikation mit dem zuständigen Anweisungsbefugten auf elektronischem Wege vertraglich zugestimmt, erfolgt die Benachrichtigung durch Übermittlung des Mitteilungsschreibens auf diesem Wege.

(6)   In Ausnahmefällen kann auf begründeten Antrag des Wirtschaftsteilnehmers eine Fristverlängerung gewährt werden, die die Hälfte der ursprünglich gewährten Frist nicht überschreiten darf.

(7)   Nach Ablauf der festgesetzten Frist und falls kein ordnungsgemäß begründeter Antrag auf Verlängerung vorliegt oder bei Ablauf der verlängerten Frist wird das kontradiktorische Verfahren abgeschlossen.

(8)   Stellt der Vorsitzende fest, dass der Wirtschaftsteilnehmer innerhalb der ihm eingeräumten Frist nicht Stellung genommen hat, wird das Verfahren fortgesetzt, und der Vorsitzende beruft das Gremium zur Abgabe der Empfehlung ein.

(1)   Hat das Sekretariat die Befassung geprüft und den Sachverhalt nach den geltenden Bestimmungen des Artikels 7 ermittelt, leitet es den Vorgang an den Vorsitzenden und die Mitglieder des Gremiums weiter. Der Vorsitzende stellt die Vollständigkeit der Akte fest, nachdem er gegebenenfalls zusätzliche Prüfungs- oder Untersuchungsmaßnahmen gefordert hat.

(2)   Das Verfahren, das mit der Feststellung der Vollständigkeit der Akte durch den Vorsitzende beginnt und mit der Übermittlung einer Stellungnahme an die verweisende Stelle und gegebenenfalls mit einer Empfehlung endet, dauert grundsätzlich nicht länger als drei Monate. Diese Frist kann vom Vorsitzenden verlängert werden, insbesondere um die Wahrung des Anspruchs auf rechtliches Gehör zu gewährleisten.

(1)   Die Artikel 1 bis 4, 8, 12, 13, 17 und 18 in Kapitel I dieser Geschäftsordnung gelten für die Ausübung der Beratungsfunktion des Gremiums, die ihm durch Artikel 93 der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 übertragen wird.

(2)   Die anderen Artikel des Kapitels I dieser Geschäftsordnung gelten ebenfalls für die Ausübung der in Absatz 1 genannten Funktion durch das Gremium, sofern im vorliegenden Kapitel nichts anderes bestimmt ist.

(1)   Bei der Abgabe der in Artikel 93 Absatz 1 der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 genannten Stellungnahme setzt sich das Gremium aus den in Artikel 143 Absatz 2 der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 genannten Mitgliedern und den folgenden drei zusätzlichen Mitgliedern zusammen:

(2)   Jedes dieser drei Mitglieder hat einen Stellvertreter, der je nach Fall ernannt wird durch:

(1)   Der Juristische Dienst der Kommission ernennt einen Beobachter, wenn das betreffende Mitglied des Personals nicht der Kommission angehört.

(2)   Der zuständige Anweisungsbefugte oder gegebenenfalls der Leiter der Delegation der Union, der als nachgeordnet bevollmächtigter Anweisungsbefugter handelt, oder ihre Vertreter haben Beobachterstatus.

(3)   Das OLAF ernennt einen Beobachter, wenn die Angaben über den mutmaßlichen Verstoß gegen eine Bestimmung der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046, gegen eine andere Bestimmung über die finanzielle Abwicklung oder die Kontrolle von Vorgängen auf von ihm übermittelte Informationen zurückzuführen sind.

(4)   Das Disziplinaramt des betreffenden Organs oder der betreffenden Einrichtung ernennt einen Beobachter, wenn die Anstellungsbehörde einen Fall an das Gremium verweist. In anderen Fällen kann das Disziplinaramt vom Vorsitzenden aufgefordert werden, einen Beobachter zu ernennen.

(5)   Nach Anhörung der Mitglieder kann der Vorsitzende weitere Beobachter einladen.

(1)   Es gilt Artikel 7 mit Ausnahme von Absatz 2 Buchstabe k.

(2)   Insbesondere ist das Sekretariat für Folgendes zuständig:

(1)   Gemäß Artikel 93 Absatz 1 der Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 wird das Gremium auf Ersuchen einer für Disziplinarmaßnahmen zuständigen Anstellungsbehörde oder der zuständigen Anweisungsbefugten einberufen, einschließlich der Leiter der Delegationen der Union oder deren Stellvertreter, die als nachgeordnet bevollmächtigte Anweisungsbefugte tätig sind (im Folgenden „verweisende Stellen“).

(2)   Wird das Gremium von einem Mitglied des Personals direkt über eine Angelegenheit unterrichtet, so leitet das Gremium den Vorgang an die zuständige Anstellungsbehörde oder gegebenenfalls an die zum Abschluss von Dienstverträgen ermächtigte Behörde weiter und setzt dieses Mitglied des Personals hiervon in Kenntnis. Beschließt die zuständige Anstellungsbehörde, den Fall an das Gremium zu verweisen, so setzt sie das Mitglied des Personals hiervon in Kenntnis. Beschließt sie, den Fall nicht an das Gremium zu verweisen, so setzt sie das Gremium und das Mitglied des Personals hiervon in Kenntnis.

Um einen wirksamen Schutz von Hinweisgebern gemäß Artikel 22a Absatz 3 des Statuts der Beamten zu gewährleisten, kann das Gremium abweichend vom vorangegangenen Unterabsatz beschließen, die zuständige Anstellungsbehörde nicht zu unterrichten und das OLAF davon in Kenntnis zu setzen.

(1)   Das Gremium strebt einen Konsens bei der Feststellung an, ob eine finanzielle Unregelmäßigkeit vorliegt, und über die Begründung, auf die sich die Stellungnahme oder Empfehlung stützt.

(2)   Kommt kein Konsens zustande, so findet eine Abstimmung statt, bei der

Bei Stimmengleichheit ist die Stimme des Vorsitzenden ausschlaggebend.

(3)   Die Absätze 1 und 2 gelten für die Abgabe von Empfehlungen entsprechend. Bei dem Konsens oder der Abstimmung wird insbesondere berücksichtigt, ob eine finanzielle Unregelmäßigkeit systemischer Art ist.

(1)   Der Beschluss C(2011) 6109 final wird aufgehoben.

(2)   Der Beschluss (EU, Euratom) 2015/2463 wird aufgehoben.