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Fachinfos - Fachdossiers 03.06.2026

Wie kann künstliche Intelligenz die Verwaltung effizienter machen?

In der öffentlichen Debatte wird häufig auf die Chancen von künstlicher Intelligenz (KI) in Zusammenhang mit Effizienzsteigerung in der Verwaltung hingewiesen (siehe z. B. "ORF"-Artikel). So soll etwa mittels "Public AI" der drohende Fachkräftemangel abgefedert werden (siehe z. B. "Standard"-Artikel). Auch das Strategiepapier "Digital Austria Act 2.0" der Bundesregierung nennt die zielorientierte Digitalisierung als Möglichkeit, "Effizienz und Effektivität der Verwaltung" zu erhöhen (Bundeskanzleramt 2025). Doch in der öffentlichen Verwaltung erfüllen sich diese Erwartungen häufig nicht, wie Untersuchungen zu Deutschland, Estland und dem UK zeigen (Ulbrich 2025). Vor diesem Hintergrund stellt sich die Frage, wie es zu dieser Diskrepanz kommt. Das Fachdossier beleuchtet einerseits, warum Erwartungen in Bezug auf Effizienzsteigerung durch Digitalisierung nicht immer erfüllt werden können und welche Herausforderungen damit speziell im Bereich der öffentlichen Verwaltung verbunden sind. Es stellt andererseits aktuelle Beispiele dafür vor, wie KI-Einsatz in der österreichischen Verwaltung zu Effizienzsteigerungen führen kann.

Hohe Erwartungen an Digitalisierung und KI

Wachsender Budgetdruck und ein steigender Fachkräftemangel lassen die Rufe nach dem Einsatz von KI in der öffentlichen Verwaltung lauter werden. Ziel ist es, Leistungsfähigkeit und Rechtssicherheit auch mit weniger Ressourcen zu erhalten. Die breite Palette an neuen KI-Werkzeugen und die Darstellung von deren Leistungsfähigkeit fördern die Annahme, dass viele Verwaltungsprozesse mit einfachen Tools beschleunigt werden können.

Tatsächlich sieht der OECD-Bericht "Governing with Artificial Intelligence" (2025) großes Potenzial für den Einsatz von generativer KI in zentralen Staatsaufgaben, wenn es etwa darum geht, die öffentliche Verwaltung effizienter zu machen oder Dienstleistungen zu optimieren. Gleichzeitig stellt sich heraus, dass die Ergebnisse oftmals hinter den Erwartungen zurückbleiben. Während weltweit Milliarden in Entwicklungen von generativer KI investiert werden (siehe z. B. Artikel in der Frankfurter Allgemeine Zeitung), zeigt ein Forschungsbericht des renommierten Massachusetts Institute of Technology (MIT) (Challapally u. a. 2025), dass 95 Prozent der Organisationen in den USA, die generative KI einsetzen, keinen Nutzen daraus ziehen. Jene 5 Prozent der Organisationen, die Gewinne erwirtschaften, lukrieren hingegen Millionen. Die Autorinnen und Autoren des MIT-Berichts sprechen daher von einem "GenAI-Divide" (auf Deutsch "Generative-KI-Kluft"), der nicht zuletzt darin begründet liege, wie unterschiedlich Organisationen generative KI in ihre bestehenden Prozesse eingliedern. Der Bericht zeigt, dass sich die hohen Erwartungen oft nicht erfüllen, da die meist extern zugekauften Anwendungen zwar die Effizienz einzelner Personen steigern, diese Effekte jedoch aufgrund mangelhafter Integration in bestehende Prozesse nicht auf die gesamte Organisation ausgeweitet werden können. Einen ähnlichen Befund zeigt eine Umfrage unter österreichischen Unternehmen 2026 (Ernst & Young 2026) In ähnlicher Weise zeigen Studien, dass durchaus individuelle Produktivität gefördert werden kann, aber Wissen und Kreativität in Organisationen dadurch nicht vermehrt werden (Doshi und Hauser 2024; Simons 2026).

Der Einsatz von KI in der öffentlichen Verwaltung kann bei mangelnder Vorbereitung und Auseinandersetzung mit den konkreten Anforderungen und Erfahrungen einer Organisation anstelle von Effizienzgewinnen zu schwerwiegenden Auswirkungen auf eine große Zahl von Betroffenen führen. Beispiele dafür sind die Toeslagenaffäre in den Niederlanden, durch die tausende Familien in finanzielle Not gerieten oder der rechtlich umstrittene AMS-Algorithmus in Österreich.

Warum ist die Digitalisierung der Verwaltung besonders?

Die Digitalisierung der Verwaltung ist mit besonderen Herausforderungen verbunden. Die Verwaltung hat eine besondere Stellung im Staat und folgt daher besonderen Organisationsprinzipien, die für Stabilität und Rechtmäßigkeit sorgen sollen.

Die Tätigkeit der Verwaltung betrifft alle Menschen im Staat. Bestrebungen zur Digitalisierung der Verwaltung müssen daher folgende Besonderheiten berücksichtigen (Ulbrich und Frey 2024a, 50 ff.):

  • Für Verwaltungsangelegenheiten können Bürgerinnen und Bürger nicht unter mehreren Anbietern wählen. Niemand kann sich "von der Verwaltung" abmelden (im Gegensatz zu vielen digitalen Services, über deren Nutzung man selbst entscheiden kann). Die Verwaltung hat also eine Monopolstellung.
  • Verwaltungsakte können eine hohe Eingriffsintensität aufweisen (z. B. in Bezug auf sensible Daten oder die Bewertung von Lebenssituationen, etwa für die Zuerkennung von Sozialleistungen) und mit Zwang durchgesetzt werden.
  • Durch die enge Verbindung von Verwaltung und staatlichem Machtmonopol besteht die Gefahr von Kontrolldefiziten (Stichwort: Informationsasymmetrie zwischen der Exekutive einerseits sowie Parlamenten und Gerichten andererseits), die durch die Digitalisierung verstärkt werden können. Ein Beispiel dafür wäre der Einsatz von KI-Systemen, deren Funktionsweise (zum Beispiel in Bezug darauf, wie eine Entscheidung zustande gekommen ist) von den unmittelbaren Anwenderinnen und Anwendern nicht nachvollzogen werden kann (Black-Box-Effekt).

Diese Besonderheiten machen es erforderlich, dass die Digitalisierung der Verwaltung in einer demokratiekompatiblen Weise erfolgt (Ulbrich 2025). Dies umfasst die Sicherstellung von rechtssicherem, transparentem und verantwortungsvollem Handeln der Verwaltung (z. B. hinsichtlich Datenschutz, Legalitätsprinzip, Begründungspflicht) sowie die Sicherstellung der Einfluss- und Kontrollmöglichkeiten von Parlamenten und Gerichten. Ebenso muss die Handlungsfähigkeit der Verwaltung gesichert sein, sowohl in technologischer als auch in organisatorischer Hinsicht. Verwaltung kann daher nicht einfach Standardlösungen übernehmen oder ihre Daten an Anbieter von KI-Systemen auslagern, die die oben genannten Besonderheiten unzureichend berücksichtigen (siehe dazu das Fachdossier "Was ist digitale Souveränität?").

Was sind die Bedingungen für die Digitalisierung der Verwaltung?

Eine zweite Gruppe von Herausforderungen ergibt sich aus den Unterschieden zwischen Verwaltung und privatwirtschaftlichen Unternehmen.

Verwaltungen haben meist eine lange Geschichte und sind auf ein dauerhaftes Bestehen ausgelegt. Sie sind Institutionen, die in ihren Grundlagen nicht einfach verändert werden können. Sie müssen für den Staat und die Bevölkerung Stabilität garantieren, und dafür ist es wichtig, dass ihre Grundlagen stabil und verlässlich bleiben. Die Verwaltungsforschung betont, dass Stabilität auch aus Beharrungsvermögen folgt. Prozesse, die auf den ersten Blick ineffizient erscheinen, können z. B. einen Beitrag zu Rechtssicherheit leisten. Disruptive Veränderungen können diese Eigenschaften und das hochspezialisierte Wissen der Verwaltungsbediensteten sowie die vielfältigen Beziehungen innerhalb der Verwaltung und zwischen Verwaltung, Politik, Wirtschaft und Gesellschaft zerstören (Seibel 2016; Geuter 2026).

Verwaltung ist – und das gilt besonders für Österreich – rechtlich organisiert und kann grundsätzlich nur im Rahmen und auf Grundlage von Gesetzen handeln ("Rechtsstaatliches Prinzip" oder "Legalitätsprinzip"). Das gilt auch für die Personalplanung der Verwaltung, das Budget und die Gestaltung der Prozesse und Verfahren (Konrath 2020).

Zugleich ist sie durch viele informelle Prozesse geprägt, die etwa die Vorbereitung von Entscheidungen, den Umgang von Verwaltungseinheiten miteinander oder das Erwerben von spezifisch erforderlichem Wissen und das Übernehmen von demokratischer Verantwortung betreffen (Ostrom 2019; Jackson 2023). Während sich formelle Prozesse meist mit geringerem Aufwand digitalisieren lassen, können informelle Prozesse (die in der Regel nicht niedergeschrieben sind) sehr schwierig digitalisiert werden. Dafür braucht es zeitliche und personelle Ressourcen, die oft nicht vorhanden sind.

Verwaltungen sind lernende Organisationen, über die Gesellschaft und Wirtschaft maßgebliche Rückmeldungen an den Staat geben (Seibel 2016, 102 ff.). Wenn Verwaltung – wie in Österreich – nicht zentral gesteuert wird, entwickeln sich Wissensaufbau und Wissensmanagement aber sehr unterschiedlich. Informationen, Daten und Erfahrungen werden auf verschiedene Weise und in verschiedenen Formaten gespeichert.

Für die Digitalisierung der Verwaltung – mit oder ohne Einsatz von KI – hat das zumindest vier Konsequenzen:

  • Digitalisierungsprojekte müssen die besondere Organisation und Funktion der Verwaltung berücksichtigen. Digitalisierung erfordert Reflexion und Anpassung der Prozesse. Das kann die Änderung von Rechtsgrundlagen notwendig machen, wie das aktuell im Zuge einer Novelle des Allgemeinen Verwaltungsverfahrensgesetzes erfolgen soll (Ministerialentwurf 89/ME, 28. GP). Sie erfordert auch die Auseinandersetzung mit Bediensteten und Führungskräften, die sich Veränderungen widersetzen (Crusoe u. a. 2024).
  • Digitalisierung benötigt Daten in großem Umfang, einfacher Zugänglichkeit und hoher Qualität, die die Grundlage für Services schaffen, die Menschen von großen privaten Anbietern gewohnt sind (Ulbrich und Frey 2024b).
  • Digitalisierung muss so erfolgen, dass Entscheidungen nicht bloß auf Grundlage von Datenauswertungen, sondern immer auch auf Basis von Rechtsnormen und fairen Verfahren erfolgen (Ulbrich 2025; Thapa 2025). Damit wird sichergestellt, dass die Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen nicht verloren geht und Diskriminierungen verhindert werden. Das ist bei Entscheidungen, die nur auf Grundlage großer Datenmengen, getroffen werden nur schwer oder gar nicht möglich (Schneeberger 2024).
  • Digitalisierung muss den Aufbau und die Weiterentwicklung von Verwaltungswissen sicherstellen. Angesichts der Komplexität von Verwaltungsfragen und der großen Intensität von Verwaltungsentscheidungen kann der Forderung nach der Einbindung menschlicher Expertise (z. B. "Human in the Loop") nur begegnet werden, wenn Bedienstete über großes Fachwissen und Verantwortungsbewusstsein verfügen (Xu u. a. 2025).

Einsatzbeispiele von KI in der österreichischen Verwaltung

Aus den allgemeinen Feststellungen zum KI-Einsatz in Organisationen und den besonderen Anforderungen an die Verwaltung kann abgeleitet werden, dass Effizienzsteigerungen dann gelingen, wenn konkrete Anwendungsfelder identifiziert und dafür organisatorische und technische Lösungen geschaffen werden (vgl. Ulbrich 2025). In der österreichischen Verwaltung finden sich immer mehr Beispiele für solche Vorgehensweisen. Der Einsatz von KI in der Verwaltung wird in Österreich aber bisher nicht für alle Systeme zentral dokumentiert, wie das etwa im niederländischen Algorithm Register erfolgt. Eine vollständige Übersicht über die Nutzung von KI-Anwendungen in der Verwaltung ist daher nicht möglich. Stattdessen soll dieser Abschnitt beispielhafte Einsatzgebiete von KI in der öffentlichen Verwaltung vorstellen.

Ein Bericht des Rechnungshofes zählte 2024 im Bereich der Bundesverwaltung 35 KI-Services und KI-Projekte (Rechnungshof Österreich 2025).

  • Das Finanzministerium konnte im Jahr 2024 mithilfe von KI-Anwendungen und Machine Learning Steuerbetrug und Compliance-Verstöße in der Höhe von 354 Millionen Euro an Zoll- und Steuereinnahmen aufdecken. Die Anwendungen des Predictive Analytics Competence Centers (PACC) identifizieren potenzielle Fälle mit hoher Wahrscheinlichkeit für Mehreinnahmen (Bundesministerium für Finanzen 2025).
  • Das Projekt "ArGoSAT" analysierte mittels Deep Learning von Satellitendaten bestehende Brachflächen und visualisierte diese in einer Österreichkarte, um EU-Fördergeldansprüche zu prüfen und potenzielle Standorte für neuerliche Nutzung zu identifizieren (Umweltbundesamt 2025).
  • Seit Jänner 2026 nutzt die Parlamentsdirektion ein KI-gestütztes Speech-to-Text-System, das gesprochene Inhalte automatisch in Text umwandelt und so die Erstellung Stenographischer Protokolle des Nationalrates und des Bundesrates unterstützt. Die KI liefert dabei eine erste Arbeitsgrundlage, die anschließend von Mitarbeitenden geprüft, überarbeitet und ergänzt wird (Parlamentsdirektion 2026).

Die genannten Beispiele haben gemeinsam, dass sie auf großen Datenmengen oder sich wiederholenden Prozessen basieren, die die Erfüllung konkreter Aufgaben unterstützen und beschleunigen. Damit entsprechen sie jenen Vorrausetzungen, in denen – wie zuvor ausgeführt – Digitalisierung vergleichsweise gut integrierbar ist, weil formalisierbare Abläufe und strukturierte Daten vorliegen. Zugleich zeigt sich hier auch die im OECD-Bericht sowie im Konzept des GenAI Divide beschriebene Problematik: Die Effizienzgewinne entstehen vor allem punktuell und in klar abgegrenzten Teilbereichen, während ihre Übertragung auf komplexere organisatorische Zusammenhänge zum jetzigen Zeitpunkt begrenzt möglich ist.

Wenn es hingegen um die Entscheidungsfindung im Bereich komplexer oder irregulärer Sachverhalte geht bzw. keine leicht zugänglichen Datensätze vorliegen, können die Entscheidungsgrundlagen zu vielschichtig sein, um sie zum jetzigen Zeitpunkt durch Automatisierung der Prozesse einen Effizienzgewinn zu erreichen. Dies betrifft insbesondere jene Konstellationen, in denen informelle Prozesse, rechtliche Abwägungen, föderale Zuständigkeiten oder Fragen der demokratischen Kontrolle eine zentrale Rolle spielen. Ein Beispiel dafür sind rechtliche Rahmenbedingungen: So können etwa Rechtsvorschriften aufgrund von föderalen Strukturen komplex und uneindeutig sein, was den Einsatz standardisierter KI-Lösungen zusätzlich erschwert.

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